沈阳体育学院档案管理办法-党政办公室.docVIP

PAGE PAGE 4 沈阳体育学院档案管理办法 目 录 第一章 总 则 第二章 档案机构设置 第三章 档案立卷与接收 第四章 档案保管 第五章 档案利用 第六章 档案奖惩 第七章 附 则 总 则 第一条 为了规范学院的档案管理，充分发挥档案在教学、科研、训练、党政管理等各项工作中的作用，更好地为体育教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》,结合我院档案工作实际，特制定本办法。 第二条 学院档案是指学院各部门在日常工作中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种原始记录。 第三条 档案是学院总结办学经验，进行科学管理和建设的依据和基础。因此，要加强对档案工作的组织领导，并将档案工作列入学院、二级学院、系（部）处工作议事日程和整体发展计划，同时纳入各级领导的岗位职责和年度考核内容。 第四条 学院各部门形成的档案材料由学院档案室实行集中统一管理，不得由承办部门、个人分散保存或据为己有。 第二章 档案机构设置 第五条 学院设有一名院级领导分管档案工作，把档案工作列入学院议事日程，经常督促检查、指导，为档案工作提供人、财、物等必要的支持，帮助解决工作中的实际问题，保证档案工作顺利进行。 第六条 学院档案室是学院档案资料的综合保管和利用中心，是学院档案管理职能机构，同时对学院各部门、二级学院、系（部）、处档案工作负有统筹规划、组织协调、监督检查和指导的职能。 第七条 学校各二级学院、系（部）、处须配备一名兼职档案员负责日常档案资料的收集、整理和移交等工作。 第八条 学院档案室工作职责： 一、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，制定本单位档案管理规章制度。 二、负责对学院档案材料形成部门的归档工作进行指导，接收、鉴定、整理、统计、保管全院各类档案及有关资料。编制检索工具，开发档案信息资源，提供统计数据，开展档案利用、服务工作，并进行档案编研，为领导决策提供参考。 三、负责学院兼职档案员的业务培训，制定科学的管理办法，努力提高档案管理队伍的整体素质和业务水平。 四、利用各种载体和渠道开展档案宣传工作，提高全院教职工档案意识。 五、组织完成上级档案部门交办的各项档案业务工作。 六、负责校史馆的日常管理和开放利用。 第三章 档案立卷与接收 第九条 院内各部门要按照归档要求，确保教学、科研、竞训、党政管理工作和其他活动中形成的档案材料完整、系统、准确并及时立卷归档。由立卷人按文件材料自然形成规律，系统、合理地整理、编号，并填写卷内目录，提交本部门兼职档案工作人员验收，装订后向档案部门移交。 第十条 文件材料的归档范围（详见附件） 第十一条 归档的文件材料应当书写工整，字迹清晰，完好无损，符合有关规范和标准要求。 第十二条 归档时间 一、党政管理类或能按年度（外事类）归档的档案材料，由承办部门负责，在次年六月底前归档。 二、教学类档案，按学年度划定归档时间，一般在下学年寒假前归档。 三、科研、基建类档案，在项目完成后两个月内归档。 四、会计类档案，在会计年度终了后，由学院财务部门保管一年，期满后移交档案室。 五、声像档案，由于载体不同，对照其所载内容，按内容属类归档时间办理。 归档时，交接双方办理档案移交手续。 第十三条 个人在从事教学、科研、竞训、党政管理等职务活动中形成的与工作相关的各种载体的文件材料，必须按照规定向学院档案部门移交实行集中管理，任何人不得私存散放或据为己有。 对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理；对个人主动向学院档案部门捐赠档案的，学院酌情予以奖励。 第十四条 档案室应注意向国内外征集与本院有关的各种档案资料。 第四章 档案保管 第十五条 档案室对接收的档案材料要进行整理和保管，并利用计算机编制学院档案总目录和分类目录。 第十六条 档案库房要配置必要的消防安全设备，做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防鼠、防有害生物等。档案工作人员要认真做好库房检查和温湿度控制工作，确保档案的完整和安全。 第十七条 档案室要建立健全档案定期检查制度。对破损和字迹模糊或变质的档案，应及时予以修补和复制；对库存档案发生意外事故，应立即进行检查并采取补救措施，检查结果要及时向上级报告。 第十八条 档案室应按档案的保管期限表，对已到保管期限的档案重新进行鉴定，剔除失去保存价值的档案，经有关领导同意，造册报经学院领导批准后，方可销毁；未经鉴定和批准，不得自行销毁任何档案，档案销毁时实行两人监销。 第十九条 档案管理人员调离工作时，应当在离职前办理档案的交接手续。 第五章 档案利用 第二十条 档案室应设立档案阅览室，建立健全档案借阅和借阅制度。档案借出