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信息化供应商内控管理的选择 电力工业是与装备水平有密切关系的行业，因此，对电力 企业而言，物资采购业务的内控管理自然成为了电力企业内 控管理中的重中之重，对企业物资保障供应、降低成本、强 化物资使用监督、提高物资管理水平具有重要意义。 一、 电力物资采购循环的流程和内部控制点 电力物资采购业务的内部控制，需要依据采购业务频 繁、工作量大、运行环节多、货物流带动资金流、容易产生 管理漏洞等工作特点，进行设计和贯彻执行。电力物资采购 业务流程一般包括：需求申请；编制采购计划；联系供应商; 与供应商洽谈、签订订货合同；到货验收、入库；支付货款; 善后处理等工序。与之相对应的电力物资采购业务内部关键 控制点应包括：(1)申请与审批控制；(2)供应商管理控制; (3)采购控制；(4)验收及入库控制；(5)付款管理控制 等。关键内控点的风险控制可确保物资采购是否符合质量安 全可靠、价格合情合理、数量贴切要求，及时准确到货，售 后服务到位等。 二、 外三公司ERP环境下采购业务内控现状 笔者所在企业(以下简称“外三公司”)在探寻物资采 购内部控制的难题中积极利用信息化手段，实现科学管理， 即通过把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳 入网络管理之中，有效地利用共享信息资源，改善企业管理 环节，实施有效的控制与全过程管理。公司于2009年引进 T SAP信息管理系统，它支持供应链的一般集成过程，覆盖 了物资管理绝大部分环节，对物资申请、计划、审批、合同 管理、出入库管理、账目管理、统计报表等物资管理的各个 方面进行优化和控制，提高了企业物资采购管理水平，完善 了采购业务流程，规范了采购业务内部管理。在采购业务的 内控流程中，由于ERP先进信息系统的引入，将采购业务5 个关键内控点中的申请与审批控制、釆购控制、验收及入库 控制以及付款管理控制4个内控点固化于整个SAP系统中， 通过一个集成化环境来支撑物资采购业务的内部控制。 但是，ERP系统也有局限性，作为集团内部独立的信息 系统无法提供跨企业和跨系统的完整的综合性信息，也无法 实现实时的集团外信息的存取和对业务流程的透视，即无法 完成对客户、供应商、产品、市场等业务的全面管理。因此, 作为采购业务流程中的供应商询报价以及供应商管理独立 于公司整个信息化集成管理业务流之外，采购业务内控中关 键控制点之一的供应商管理控制与其他供应链控制完全物 理隔离，存在极大的供应商选择风险。如何完成特定供应商 信息的收集、加工和传输，如何在企业之间实现信息系统的 无缝集成，如何完善整个供应链管理的全面发展，构成了外 三公司出台物资询报价系统的深层次背景因素。 三、询报价系统开发的必要性 1?原有物资采购供应商选择的局限。根据外三公司《招 投标管理规定》和《物资管理标准》以及相关法律法规的规 定，对于50万以上的大宗物资的采购，公司采取招投标方 式确定供应商，公司组织人员评议并产生评审意见，经招标 领导小组批准后进行采购。对于小于50万的一般物资釆购, 由需求部门提出采购申请，物资供应部综合各方面信息，初 步确定生产厂家及供应商作为候选人，原则上选择3个以上 供应商进行比较，从质量、价格、信誉等各方面择优选取， 通过询比价，经各级领导审批后执行采购。原有的采购业务 询报价模式为：采购员根据需求申请发出询价要求；供应商 根据询价要求进行报价；采购员根据报价情况汇总比价结 果；比价结果在各级流转进行审批；采购员根据审批后的比 价结果编制订单。 由此可见，我公司在进行小宗物资采购过程中，采购人 员与供应商之间基本上是通过传真、电话、邮件等方式进行 询价和报价。这种方式渠道单一，效率有限，无法达到信息 获取的及时性、透明性、一致性和稳定性，甚至有可能会导 致报价在截止日期前被人窃取等现象。信息交换的不准确以 及凌乱，也会让供应商管理和考核缺乏系统性。传统的询报 价过程更无法实现与公司整个ERP系统的整合和链接，无法 让采购业务的内部控制形成一个稳定的闭环。 2.询报价系统开发的内控需求。电力物资采购风险管理 中供应商风险是处于高风险区的一级风险，其可能产生的风 险主要有：采购信息不公开、采购定价机制不科学、采购定 价方式不当、采购过程不公平等。应对供应商风险应加强对 供应商的选择和考核，制订出一套可操作的供应商管理办法 和流程。外三公司开发的物资网上询报价系统，与传统的询 报价方式不同，是通过互联网络方式进行询价比价，即采购 方通过互联网同时向一家或多家供应商发出询价单，一家或 多家供应商通过报价系统报价，采购方与供应商进行谈判磋 商后进行比质、比价，从而确定最终合同供应商的采购方式。 同时，为了与公司的ERP系统实现安全链接，询报价系统和 SAP系统通过内网建立镜像和外网的安全证书等手段做到了 无缝连接，询