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书面沟通第十章 书 面 沟 通学习目标了解书面沟通的特点及原则了解书面沟通的基本形式掌握几种常见公文的撰写掌握有效书面沟通的策略书面沟通基本认知1几种公文的撰写2有效书面沟通的策略3第十章 书 面 沟 通目录第一节 书面沟通基本认知书面沟通是以文字为媒介的信息传递，其形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等。书面沟通，一般不受场地的限制，通常在解决较简单的问题或发布信息时采用。第一节 书面沟通基本认知面沟通的优点书面沟通的缺点书面沟通的适用情形一、 书面沟通的特点第一节 书面沟通基本认知书面沟通从本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：可以是正式的或非正式的，可长可短。1. 书面沟通的优点第一节 书面沟通基本认知可以使写作人能够从容地表达自己的意思，词语可以经过仔细推敲、不断修改，直到满意表达出个人风格。1. 书面沟通的优点第一节 书面沟通基本认知书面沟通的间接性给其造成了一些缺点和不足：发文者的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的经常被信息接收者忽略而使理解有误；信息及其含义会随着信息内容所描述的情况，以及发文和收文时的部门而有所变更。2. 书面沟通的缺点第一节 书面沟通基本认知（1） 简单问题于小范围内沟通时，如3～5人沟通产出物最终的评审结论等。3. 书面沟通的适用情形第一节 书面沟通基本认知（2） 需要大家先思考、斟酌，短时间内不需要或很难有结果时，如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等。3. 书面沟通的适用情形第一节 书面沟通基本认知（3） 传达非重要信息时，如分发周项目状态报告等。（4） 澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。3. 书面沟通的适用情形第一节 书面沟通基本认知准确 完整清晰 简洁 具体 礼貌 体谅二、 书面沟通的原则第一节 书面沟通基本认知书面沟通应完整地表达想要表达的内容和意思，包括何人、何时、何地、何种原因、何种方式等。1. 完整第一节 书面沟通基本认知文稿中的信息表达应准确无误，从标点、语法、词序到句子结构均无错误。2. 准确第一节 书面沟通基本认知所有的语句都应能够非常清晰地表现真实的意图，读者可以不用猜测就领会作者的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。3. 清晰第一节 书面沟通基本认知用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的内容呈现给读者，节省读者的时间。4. 简洁第一节 书面沟通基本认知文件内容要具体且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。5. 具体第一节 书面沟通基本认知文字表达在语气上应该表现出一个人的职业修养，客气且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。6. 礼貌第一节 书面沟通基本认知为对方着想，这是书面沟通一直强调的原则，即站在对方的立场来换位思考。7. 体谅第一节 书面沟通基本认知根据不同的形式，书面沟通可以分为备忘录、电子邮件、商务信函、建议书、报告和摘要等。根据不同的用途，书面沟通又可分为内部的和外部的。三、 书面沟通的基本形式第一节 书面沟通基本认知备忘录电子邮件商务信函三、 书面沟通的基本形式第一节 书面沟通基本认知备忘录是组织内部信息传递的方式，它可以写在空白纸上，而不一定要写在印有组织抬头的信笺上。备忘录均比较简明扼要，较长的信息应采用附件的形式。1. 备忘录第一节 书面沟通基本认知电子邮件一般遵循备忘录的格式，它是通过采用软件或服务器程序来实现沟通的。电子邮件既可作为组织内部的书面沟通媒介，也可作为组织外部的书面沟通渠道。2. 电子邮件第一节 书面沟通基本认知商务信函主要作为组织外部信息传递的方式。信函应该写在印有组织抬头的信笺上，通常使用质量较好的纸张。3. 商务信函通知的撰写报告的撰写第二节 几种公文的撰写撰写纪要的撰写商务信函的撰写第二节 几种公文的撰写商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。一、 商务信函的撰写第二节 几种公文的撰写语气口语性格式规范性内容直接性主旨单一性地位平等性态度真诚性要求时限性1. 商务信函的特点信尾信头正文第二节 几种公文的撰写2. 商务信函的结构第二节 几种公文的撰写信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。（1） 信头第二节 几种公文的撰写正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。（2） 正文第二节 几种公文的撰写信尾部分包括祝颂语、签署、日期和附件四部分内容。（3） 信尾第二节 几种公文的撰写3. 商务信函的写作范例第二节 几种公文的撰写这里的“报告”是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。《国家行政机关公文处理办法》对报告功能的表述是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。二、 报告的撰写第二节 几