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基建档案管理培训 提 纲 ◆当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施 ◆基建项目文件整理归档中的疑问 ◆基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则 ◆各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项 一、当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施 问题： 归档体系不完善 项目参与单位收集归档意识淡薄 归档材料不及时、不齐全 . 措施： 前端控制，明确各阶段收集归档责任 跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导 经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作 二、基建项目文件整理归档中的疑问 疑问： 项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档； 如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版； 鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理； 怎样确保归档的材料齐全完整; 电子文件和照片档案的收集管理； 三、基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则  （一）项目文件的不归档与归档范围确定 1、区别文书档案与项目档案 2、区别归档与不归档 3、确定项目文件的归档范围 1、区别文书档案与项目档案 ▲文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。 ▲基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。 ▲两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。 2、区别归档与不归档 ▲有价值的文件经整理归入档案室保存，即为归档。 ▲无价值的文件予以剔除、销毁，即不归档。 ▲确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。 3、确定项目文件的归档范围 ▲前期文件的归档范围 ▲施工文件的归档范围 ▲监理文件的归档范围 （二）基建项目文件跟踪归档范围 1、按项目文件产生的来源单位跟踪 ▲项目建设单位（集团和各分公司）文件 ▲项目施工单位文件 ▲监理单位文件 2、按项目文件产生的阶段跟踪 ▲工程准备阶段文件 ▲施工文件 ▲竣工图和竣工验收文件 ※两者互为交叉，以项目建设全过程跟踪、阶段督催收集归档为主 （三）基建项目建设各阶段归档文件的跟踪收集和编制责任 1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件 ▲项目准备阶段—建设单位 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位、建设单位 ▲项目竣工阶段—建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等 ▲项目准备阶段—建设单位 △立项文件； △建设用地、征地、拆迁文件； △勘察、测绘、设计文件； △招投标文件； △开工审批文件； △财务文件； △建设、施工、监理机构及负责人 ▲项目施工阶段—施工单位、监理单位 施工单位文件 △施工技术准备文件 △施工现场准备文件 △地基处理记录 △工程图纸变更记录 △施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 △施工试验记录 △质保材料 △隐蔽工程检查记录 △施工记录 △质量评定 △施工质量照片、录音录象及各类图表 项目竣工验收和试运行阶段—建设单位、施工单位、监理单位 △竣工图 综合竣工图、专业竣工图； △交工竣工验收文件 工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料 . 监理单位文件 △监理管理文件 △监理基础文件 . 2、 明确各阶段各单位收集和编制、检查审核责任 项目准备阶段—建设单位负责收集整理 项目施工阶段—施工单位负责收集整理施工文件、监 理单位负责收集整理监理文件并监督审核施工文件、建设单位检查督导 项目竣工及试运行阶段—施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核，建设单位验收 1、系统收集 ▲对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 ▲将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 ▲区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等 2、科学分类 ▲分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。 ▲分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 ▲分类要清楚，不能相互交叉、包容。 ▲分类包括分大类和分小类 3、合理组卷 ▲卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。 ▲卷分为卷盒、