电子文件管理教程第5章分类.pptx

电子文件分类的含义 电子文件分类的方法 业务活动分析 电子文件分类方案的建立;一、电子文件分类相关概念 电子文件分类 在文件管理中，依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和／或文件进行的系统标识和整理 电子文件分类方案 电子文件分类方案，也称电子文件分类体系 它面向整个机构的所有电子文件，是指导机构进行电子文件分类的工具;二、电子文件分类的目的 电子文件分类并不是为了描述文件的内容或者促进检索，其目的在于维护文件和形成文件的业务活动之间的关联，将文件置于其形成的业务活动背景之中，从而使得一组相关联的文件能够重现形成文件的相关事件的“ 完整故事” 电子文件分类成为维护文件的真实、可靠、完整的重要手段，成为整套文件管理活动的支撑工具，为一系列文件管理活动提供实施框架，包括识别需要被捕获的文件，确定和实施保管期限以及确定文件安全和存取权限等;三、电子文件分类的时机 电子文件分类的时机指的是何时对电子文件进行分类。与纸质文件分类相比，电子文件分类的时机大大提前，甚至可提前至文件形成之时;四、电子文件分类与其他文件管理活动的关系 电子文件分类与鉴定、处置 电子文件分类与安全和利用权限设置 将安全和利用权限设置与电子文件分类方案相连的价值： 能够全面控制文件的安全利用 有利于对在具体业务中形成的文件进行精细化管理 保障电子文件自形成之时起就受到安全保护;一、职能分类