文字录入和编辑任务四----英文信封的录入.pptVIP

第4章 英文文档训练营 任务四 英文信封的录入 任务情境 在湖北大学英语系的候教授Alfred Hou，与住在纽约Anenue大街250号的Thomas Matthew Benton夫人为多年好友，常有书信联系。现请你写一信封并打印出来。 任务分析 ⒈工作思路 写一信封，写信人与收信人的姓名、地址写清，最好采用斜列式。 写好草稿后，用Word软件录入计算机，并按规范排好版，打印到信封上。 任务分析 ⒉注意事项 ⑴信封上的写信人与收信人的位置，写信人在左上，收信人在中央。 ⑵信封上的称谓要用尊称，但写信人不自称Mr.、Mrs.或Miss。 ⑶信封上的地址书写要从小到大，写法与中文相反。 ⑷特殊情况可在信封的左下角注明。 知识储备 ⒈信封的规格 正式信函中信封要用高质量的、洁白的轻磅道林纸。大型的信封，高约10.5厘米，宽约24厘米；小型的信封，高约10厘米，宽约17厘米。私人信函中信封质地、颜色、规格均可自由选择。 知识储备 ⒉信封的写法 ⑴信封的写法一般采用并列是式或斜列式，最好与信内姓名和地址的格式吻合。一般人都喜欢斜列式。 ⑵收信人的姓名和地址在信封的中央，其顺序和信内姓名地址相同。 ⑶写信人姓名和地址写在信封的左上角。邮票贴在右上角。 ⑷普通私人信件的写信人的姓名和地址，原则上以写为宜，可以写在信封的左上角或信封的反面封盖上，也可以省略不写。 知识储备 ⒉信封的写法 ⑸如果是私人信件或是密信，可以在信封的左下角注明Private（亲启）、Personal（私函）、Confidential（机密）、Urgent（急件）等字样。 ⑹如果该信不是一般邮件，可以在信封的左下角注明信件的类别。By Air Mail或Par Avion（航空）,Air Mail Registered（航空挂号） ,Express（快件）,Registered（挂号邮件）,Parcel Post（包裹邮件）,Printed Matter（印刷品）,Photo Inclosed（内有照片）。 知识储备 ⒉信封的写法 ⑺写给女子的信件在姓名前加上尊称，如：Mrs. , Miss或Ms.；如果她是博士、教授或主席，可以加上Dr. , Prof. 或Chairman。在正式信函的信封上Dr.等缩略形式最好换作Doctor等相应全称。 ⑻给女子写信，不能用其丈夫的头衔来称呼她。如果收信人是一个已婚女子，可在她丈夫姓名前加上Mrs.，如：Mrs.Brian Ridge，即使她丈夫不在人世了，仍然可以这样称她。对于离过婚的女子，可以先写Mrs.，再写她婚前的姓名，最后加上前夫的姓。如：Mrs.Edna Boyce Blair。 知识储备 ⒉信封的写法 ⑼信封上面一般不用标点符号，除非不用标点可能产生歧义。有时，一行之内的门牌号码与街道号码最好以破折号相隔，如：311－42nd Street 。一行之内的区号、城市名、州名等也有必要以逗号相隔，如：New Youk ,23. N. Y. 。只用有用的标点。 知识储备 ⒉信封的写法 ⑽写给男子的信件也要注意，如果是长名，最好不要缩略。不过，其中间的名字倒可以采用首字母缩略形式，如：写给Roger Delvin Keyes de Bruf 的信，信封上可以写上Mr. Boger D.K. de Bruf 。不可把他人的姓名拼错，若把Mr. Wolfe拼成Mr. Wolf,把Mrs. Rumpel拼成Mrs. Rumple，那还怎能进行友好的书面交际呢？另外，一些英美人父子同名，于是，Jr.（＝Junior 儿子）加在姓名之后的现象屡见不鲜。给他们写信，可以在附上Jr.的姓名之前加上Mr.。 知识储备 ⒉信封的写法 ⑾写信人不自称Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。 ⑿住址的写法与中文相反；英文住址原则上是由小至大，如必须先写门牌号码、街路名称，再写城市、省（州）和邮政区号，最后一行则写上国家的名称。