医院公文处理暂行办法.doc

医院公文处理暂行办法 为了加强公文管理，提高公文质量和效率，使公文处理工作逐步规范化、制度化，特作如下规定： 一、文件签收、登记、分办、送批 1、行政公文由办公室专人收取，凡从传达室或县卫生局等机关收取的公文，均应有移交手续。 2、凡取回的公文，一律交院办公室文书统一拆启、分类、登记编号后，再分办、传递。发文单位未用文号的一般信函、通知等，可不另行编号，但移交有关部门时，应有签收登记。 3、公文登记、编号后，文书交院办公室分管文书的负责同志签署拟办意见。紧急公文拟办意见中应有具体的办理时限。 4、公文签批拟办意见后，文书应及时送院领导指示和传阅，或交有关部门办理。院领导阅文后应有批示，应按领导批示意见处理。 5、传递公文，应严格签收。收件人收到公文后应在送文簿上签署姓名。公文退回时，文书当面注销。 二、收文的传阅、承办、催办 1、有关领导或部门传阅文件，阅文时间一般不应超过一天，文件阅毕，签上姓名，及时退回院办公室，以免重送和影响传递效率。 2、凡需要办理的公文，承办部门必须抓紧办理。有涉及其他部门的问题，主办部门应主动与有关部门协商，有关部门应积极配合办理。公文办完毕，承办部门应将办理结果填写在公文处理笺上，退回院办公室，并将办理结果呈报有关领导。 3、阅办公文，尤其是重要和机密的文件，必须严格遵守保密和办文规定，任何人不得将文件随意搁放或带经公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。 4、已送领导指示或传阅，或交有关部门办理的公文，院办公室文书应随时检查催办，防止漏办或延误。 三、发文的拟稿、会签、审核、签发与字号 1、拟稿的格式要规范，情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分清，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短，不乱用简称，不写不规范的字。 2、起草文稿，统一使用公文纸和发文稿纸，并按发文稿纸上的要求填写清楚有关项目。 3、凡草拟的文稿中有涉及其他部门的问题，拟稿部门应主动将文稿送有关部门会签，原则上应取得一致意见后方可行文，避免事后扯皮。 4、拟稿人在将文稿送院领导签发之前，应将文稿交本部门领导审核，然后送院办公室复核是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本规定。不合要求的，院办公室应退回拟稿部门。审复核文稿，均应签署姓名、日期。 5、各部门起草的公文，由分管副院长审批、签发。重要的或涉及面广的，由院长审批、签发（院长不在时，由第一副院长审批、签发），领导审批、签发公文，应在发文稿纸上签署意见、姓名和时间。 6、草拟和签批发公文一律使用钢笔，不得使用铅笔和圆珠笔。 7、领导已签发的公文，应先交院办公室文书统一登记，编号后，方能打印，编用文号的原则是上行文和平行文，统一使用“院发”或“院函”。 四、发文的缮印、校对、用印、送发 1、缮印公文，由办公室统一签批，缮印的公文必须以领导签发的定稿为依据，要忠实于原稿，不得随意改动。缮印公文，无论份数多少，一律不得使用复写纸。 2、文稿打印后，打字员应立即通知拟稿部门校对。校对文稿时要精神集中，认真细致，一丝不苟，逐行逐字核对，要注意开头、结尾、标题、标点符号等。校对既要忠实于原稿，又要善于发现问题。 3、打印校对文稿，打字员和校对人应在发文稿纸上签上姓名。 4、公文印发后，由拟稿部门负责装订，装订完毕，拟稿部门可存留一份正本，其余的应连同定稿交办公室归档。 5、公文送发之前，拟稿部门应先写好信封，然后交办公室统一盖章、封发。发送公文，要及时、准确。紧急公文，要立即发送，避免延误。 五、公文的立卷、归档、销毁与查阅 1、公文办完后，由院办公室按文书立卷、归档的有关规定，将公文定稿、正本及有关材料分类进行整理，并按其内容特征，相互联系，保存价值分别装订立卷。 2、立好的卷宗，应立即归入档案室。任何个人都不得保存应存档的公文，以保证公文的齐全、完善、全面正确反映医院的工作情况。 3、没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可登记后销毁，销毁秘密公文必须有人监督。 4、查阅利用已归档的公文，应经主管领导同意。未经许可，不得摘抄，不得将档案带出档案室。