建筑工程项目管理教学课件作者尹素花项目八.pptVIP

单元二　建筑工程项目沟通协调 除平时的口头沟通外,项目经理负责根据项目管理规范中的沟通计划(如双方定期的工作进展报告、交流),反映项目实施中出现的问题,并与用户协商解决方案,正式提出需要用户提供的支持或配合事项及需要用户确定的业务流程等. 外部沟通可采用电话、传真、交底会、协商会、协调会、例会、联合调查、项目进展报告等方式进行. (１)施工准备阶段:项目经理部应要求建设单位按规定时间履行合同约定的责任,并配合做好征地拆迁等工作,为工程的顺利开工创造条件;要求设计单位提供设计图纸、进行设计交底,并搞好图纸会审;引进竞争机制,采取招标的方式,选择施工分包单位和材料设备供应商,签订合同. 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 (２)施工阶段:项目经理部应按时向建设、设计、监理等单位报送施工计划、统计报表和工程事故报告等资料,接受其检查、监督和管理;对拨付工程款、设计变更、隐蔽工程、签证等关键问题,应取得相关方的认同,并完善相应手续和资料.对施工单位应按月下达施工计划,定期进行检查、评比.对材料供应单位严格按合同办事,根据施工进度协商调整材料供应数量. (３)竣工验收阶段:按照建筑工程竣工验收的相关规范和要求,积极配合相关单位做好工程验收工作,及时提供有关资料,确保工程顺利移交. 四、建筑工程项目沟通的形式和做法 (１)随时的交流与沟通. 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 对于重大的工程,会不定期地或在每天下班后进行一次针对当天工作情况的小沟通,时间较短,通常在十几分钟内,目的是及时发现项目中出现的问题,并讨论解决措施.一个项目涉及各种未知和风险因素,需要协调很多事情.项目经理的任务之一就是做好沟通和交流.这样的沟通以非口头沟通居多,有时候也需要书面沟通和正式口头沟通. (２)定期的状态评审会议.每周项目组内部有一个定期交流,主题是互相交流一周内的工作进展情况、分析已经出现和潜在的风险与问题、总结项目实施中所取得的好的经验,以保证每一位项目成员在项目中都发挥出良好的作用. 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 特别是在项目的开始和收尾阶段,开会频率要高一些,可以一周多次,根据具体的项目而定.在项目执行过程中,一般一周一次就可以了. 每周的例会邀请用户相关部门的领导参加,有决定权的领导出席,交流会才有效果.项目经理应积极进行协调,主动邀请用户主持此类会议.通过增进与用户的沟通,分散和降低项目实施的风险,保证项目最终的顺利交接和验收.所有与用户之间的交流和沟通、项目组内部每周的例行沟通都要列入会议纪要,并统一作为项目管理的文档输出的一部分. (３)与上级主管的沟通.除定期的周报和月报外,项目经理应与上级主管随时进行交流与沟通.如果发生突发事件或重要情况,项目经理应立即与上级主管联系,使问题得到及时的反映和解决. 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 (４)沟通前,项目经理要能清楚沟通的真正目的是什么及要对方解释什么,漫无目的的沟通就是无效的沟通.确定了沟通目标,沟通的内容就围绕沟通要达到的目的组织规划,也可以根据不同的目的选择不同的沟通方式. (５)项目沟通的方式多种多样,可采取面对面沟通、电话沟通、电子邮件沟通、传真沟通或书面报告等多种形式.电子邮件等现代化工具可以提高沟通效率,拉近沟通双方的距离,减少不必要的面谈和会议.沟通是信息的传递,也是相互之间加深了解的桥梁,作为经理,必须掌握一定的沟通方式和技巧. 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 (６)在项目中,提倡主动沟通,尤其当已经明确了必须要去沟通的时候.当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密联系,更表明一方对项目的重视和参与,这会使沟通的另一方的满意度大大提高,对整个项目非常有利. 要想实现有效的沟通,除当事人要具备良好的沟通技巧外,沟通方式的正确选择也是非常重要的. 五、团体沟通和个体沟通的方式及适用情境 １. 团体沟通 团体沟通,顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动. 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 团体沟通主要有以下两种常用方式,即会议沟通和EＧmail(或书面)沟通. (１)会议沟通.会议沟通是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,因此,它常用于解决较重大、较复杂的问题.在以下几种情况下宜采用会议沟通方式: １)需要统一思想和行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等),需要当事人清楚、认可和接收时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前讨论等). ２)传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等). 上一页 下一页 返回 单元二　建筑工程项目沟通协调 ３)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影