会计电算化教学课件作者蔡雪莹项目三.pptVIP

表3-12记账凭证 返回 表3-13日凭证项目 返回 表3-14日凭证内容 返回 表3-15科目发生额库文件 返回 表3-16企业对账单库文件 返回 表3-17银行对账单库文件 返回 表3-18自动转账分录库文件 返回 * 任务三 系统设计 记账是一种成批数据的处理过程，可以一天记一次账，或一天记多次账，也可以多天记一次账。其处理过程如下。 (1)保护记账前的数据，以便记账失败时恢复到记账前的状态。 (2)选取“日凭证库”中已审核的凭证记录，存入“月凭证库”。 (3)根据凭证记录中的科目代码，更新“科目余额发生额库文件”中相应的科目发生额，并将其汇总至上级科目。 (4)如果取出的记录属“银行存款”科目，则将该业务记入“企业对账单库文件”。 (5)从“日凭证库”中删除该记录。 (6)选取“日凭证库”中下一个已审核记录，转入第二步。 上一页 下一页 返回 任务三 系统设计 如果没有，则记账结束。 记账过程是根据“日凭证库”中的已审核凭证逐个进行记录的，需要一定的计算处理时间，如果在记账过程中出现断电或人为中断，会导致转移到“月凭证库”中的凭证不完整，造成记账失败。为防止此情况发生，可以安装不间断电源(UPS );或者在记账前自动做一次强制备份，将记账前数据备份到硬盘上，如果记账不成功，可由计算机自动恢复到记账前状态，然后再重新记账。 2.结账 结账实际上是计算和结转各科目的本期发生额和余额，并终止本期的账务处理工作。结账分为月结和年结。 上一页 下一页 返回 任务三 系统设计 月结是指终止当月业务处理并对下月账簿进行初始化，所以每月只能结账一次。年结即12月底的结账，是终止当年的业务处理并对下年账簿进行初始化，如产生下年各数据库文件结构，并结转年初余额等。结账处理的步骤如下。 (1)保护结转前的数据，以便结账中断时系统自动根据结账前数据恢复到结账的状态。 (2)结账前检查。检查内容为:①检查本月凭证是否全部入账，有未记账的凭证不能结账。②检查上月是否结账，上月未结账，则本月不能结账。③核对总账与明细账，如果不一致，则本月不能结账。④损益类账目未全部结转完毕，则本月不能结账。 (3)通过检查后进行结账处理。内容包括:①月结账，做月结标志。 上一页 下一页 返回 任务三 系统设计 ②年结账，做年结标志。产生下年度数据库文件结构，结转年度余额。 手工方式下必须结完上月的账才能记下月账。电算化条件下，也遵循此要求，但是允许在上月未结账情况下输入下个月的凭证，但不得记账，当然也不能结下个月账。另外，如在年中初次使用系统，还必须把年内以前各月份的空账进行结账处理后，才能进行本月的结账处理。 3.银行对账 企业单位都有一定的银行存款收付业务，由于企业与银行记账时间不一致，往往会造成未达账项。为了准确掌握银行存款的实际余额，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，这是货币资金管理的主要内容。 上一页 下一页 返回 任务三 系统设计 其处理的步骤如下。 (1)输入银行对账单。将银行对账单的数据输入计算机，存入“银行对账单库文件”，也可以通过软盘或计算机网络传输数据。 (2)初始化日记账。将此前存在的“银有我无”业务，从银行存款余额调节表上摘录下来，存入“银行对账单文件”;将“我有银无”业务，存入“企业对账单文件”。 (3)自动对账。由计算机按照“结算方式+方向+结算号+金额”相同的匹配标准，进行自动核对、勾销。 (4)手工核销。下列情况下，仅第一种情况计算机能自动核销，后三种情况必须由人工帮助挑选相应的业务，用强制方式核销。 上一页 下一页 返回 任务三 系统设计 a.银行对账单文件”中的一条业务记录，只与“企业对账单文件”中的一条业务记录相同。 b.银行对账单文件”中的一条业务记录，与“企业对账单文件”中的多业务记录相同。 c.银行对账单文件”中的多业务记录，与“企业对账单文件”中的一条业务记录相同。 d.银行对账单文件”中的多条业务记录，与“企业对账单文件”中的多条业务记录相同。 (5)输出余额调节表。对账完成后，计算机自动汇总未达账和已达账，生成银行存款余额调节表。 上一页 下一页 返回 任务三 系统设计 4.自动转账 会计业务中，存在着一类凭证(多为转账类凭证)，它们每月有规律的重复出现。一般情况下，它们的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变，可把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的计算方法作为“自动转账分录”存入计算机的“自动转账分录库文件”。 每月调出自动转账分录，根据预先定义的金额计算方法由计算机自动填制金额，产生“机制转账凭证”，并进行自动转账。这样，不必每月重复输入此类凭证，减少了输入工作量。 自动转账分录可分为两类。 上一页 下一页 返回 任务三 系统