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浅谈本溪县森林防火档案的建立与管理 第32卷第5期 2009年10月 内蒙古林业调查设计 InnerMongoliaForestryInvestigationandDesign vo1.32.N0.5 Octo~r.2oo9 文章编号:1006—6993(2009)05一O110—02 浅谈本溪县森林防火档案的建立与管理 崔丽娟,柏华春 (1.辽宁省本溪县森林公安分局,本溪117100;2.辽宁省本溪县木材检查总站,本溪117100) 摘要:森林防火档案是在森林防火工作中形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字,图表等文件材料. 收集,整理和保管好森林防火档案,对于研究林火规律,森林防火经验,方便查寻资料等都有重要意义. 关键词:森林火灾;档案收集;管理 中图分类号:s776.29文献标识码:B 森林防火档案分为文书档案和火灾档案两部 分,属科技档案范畴.是林火发生,蔓延扑救,熄灭 和火灾调查,分析以及火案处理的原始记录,是科技 工作者获得火灾情况的重要来源和开展森林防火科 研的重要条件. 1防火档案的重要性 森林火灾的危害众所周知,森林火灾位居破坏 森林的三大自然灾害之首,不仅会给人类的经济建 设造成巨大损失,破坏生态环境,而且还会威胁到人 民生命财产安全.本溪县林地面积26.67万hm (400万亩),全县森林蓄积量1000万m,根据国家 森林火险区划规定为I级火险区,突显出森林防火 工作的重要性,而森林火档案工作更是重中之重. 2全面收集材料.做好平时归卷 及时,完整地收集防火档案材料,是做好防火档 案工作的前提.防火办业务人员了解防火材料在形 成中的来龙去脉,熟悉其内在联系,对全面收集和合 理归卷十分有利,但关键要注意以下几点: ①要力求完整.如对一次森林火灾,其发生的 天气状况,火源及扑救过程的原始记录,迹地勘察报 告,直至最终的火案处理材料等,都要全面收集.② 一 项工作中的数份文件应集中存放.如一项防火工 程,其设计,报告,批复,施工,验收等过程中形成的 文件材料都应集中存放,这样才能反映该项工作的 主要过程.③做好平时归卷.可以根据森林防火工 作内容,分成几大类,每类一个文件夹,办理完毕的 防火文件材料随时”对号入座”,归人有关卷夹.这 样可以有效地防止文件散失,方便查找,也为立卷工 作打下基础. 3科学组卷.做好年度归档 一 般在第二年初,对上年度已办理完毕的防火 文件材料进行立卷归档.主要步骤有: 3.1确定归档范围,剔除那些无保管利用价值的文 件材料 如与森林防火无关的文件材料,其它单位发来 供工作参考的抄件,重份的材料,未生效的文件,一 般性文件除定稿以外的历次修改稿,摘录供参考的 资料等. 3.2合理划分保管期限 价值高低是确定保管期限的主要依据.一般地 说,凡是反映本级森林防火机构主要职能活动,并对 今后的防火及科研工作有长远利用价值的文件材 料,列为永久保管.如本级森林防火指挥部制发的 规范性文件,本级防火组织及其领导变动的文件,森 林火灾档案,年限及以上的计划和总结,重要会议和 专题活动的材料等.凡是反映本级防火组织一般性 工作活动,在较长时间内有考查利用价值的文件材 料,列为长期保管.其它在短期内有参考价值的文 件列为短期保管.当然,对形成的文件材料数量较 少的,也可以仅划分永久和短期两个等次. 3.3科学组卷 其要点有:①把保管期限相同的文件材料组合 在一起,期限不同的应分别立卷和保管;②充分利用 平时归卷的成果,把具有共同特点和密切联系的文 件组合在一起,每卷以50—100页为宜,其中正件与 附件,请示与批复,乃至一个事件,一次会议中的数 收稿日期:2009—04—07 作者简介:崔丽娟(1975一),女(满族),辽宁省本溪县人,助理工程师 第5期崔丽娟等:浅谈本溪县森林防火档案的建立与管理 份文件材料应放在一起,不能分开;③卷与卷之间的 界线要分明,以便于查找;④合理排列卷内文件,使 之系统化,并注意正件在前,附件在后,批复在前,请 示在后等次序;⑤案卷组合完毕,每卷应加一档案封 皮(封面,封底),并根据卷内文件内容,拟写案卷标 题,标明保管期限和文件起止日期等;⑥感光材料和 磁性材料形成的档案如果数量较多,应单独分类和 立卷. 3.4装订编目 装订之前必须拆除曲别针,大头针等金属物,用 页码机逐页打号,并根据目录表认真填写卷内目录, 最后将排列有序的文件连同目录和封皮的左边和底 边足敦齐,在装订一侧打孑L,用线绳装订成册.案卷 目录是重要的检索工具,一般要求在本级林业机关 综合档案室的具体指导下填写,以便统一分类和编 号. 4制定科学有效的管理制度 根据《森林防火条例》和《安徽省森林防火办 法》,为了保证森林防火历史资料的完整性,建立森 林防火档案管理制度. 4.1管理范围 ①森林防