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艾琪美业有限公司人事档案管理制度 第一章总则 第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、 规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为艾琪美业各项工作服务， 特制定本管理制度。 第二条：人事档案工作是公司组织人事工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部 分。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了 解和正确选拔使用员工的重要依据。 第三条：本制度适用于艾琪美业总部及具各子公司。 第二章管理职责 第四条：公司人力资源中心人事档案的管理职责就是—— 3、负责制订、修改和完善公司人事档案管理的和关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责木制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； C、负责艾琪美业战略决策董事会成员的人事档案管理工作； d、 负责艾琪美业各屮心、部门的员工人事档案管理工作； e、 负责艾琪美业各子公司部门经理及其以上的所有管理人员的人事档案管理工作； f、 负责对各子、分公司的员工人事档案管理工作进行检查?督导。 第五条：公司人力资源中心人事档案管理的义务是指导各了公司按木制度要求建立规范的档案 管理程序、规范档案管理行为。 第六条：公司人力资源部门人事档案管理的职责就是负责执行木制度，按其要求建立规范的人 事档案管理；负责管理部门经理级以下的所有员工人事档案管理工作。 第三章人事档案内容 第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的冇关材料构成，主要冇如下儿类: 4、履历材料（包括个人的简历资料）、上一份工作离职证明、体检报告； b、 自传材料（包括艾琪美业《职位申请表》）； c、 鉴定、考核、《入职追踪面谈表》； d、 学历和评聘专业技术职务材料； c、奖励及处分材料； f、 培训记录及外训协议等材料； g、 劳动合同、录用、任免、越用、离职材料； h、 目标责任书、保密协议； i、 其他可供企业用人参考的资料。 第八条：人事档案副木，是人事档案正本中主要材料的复制件。由正木中的以下主要材料构成: a、 近期履历材料、上一份工作离职证明、体检报告； b、 主要鉴定、考核材料； c、 学历、学位、评聘专业技术职务的材料； d、 奖励及处分材料、普升/降级表、调薪调岗说明书； e、 任免呈报（审批）表； f、 身份证、户口木等身份证明文件的复印件。 其他类别如有重复的重要材料，也可归入副本。 第四章档案编号管理 第九条：各级人力资源管理部门必须按照艾琪美业员工编码系统中的员工编号（即：工号）进 行编号，并每10个档案做一个小标记、50个档案做-个标记、每100个档案做一个大标记，方便 查找。 第五章人事档案的收集与整理 第十条：日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等 材料。 各子公司人事档案管理人员必须在每次大型招聘会结朿后的三口之内，必须将新进员工的人事 档案收集、整理并进行归档。 日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并 进行归档。 每年3月与9月份收集员工轴任晋升审批材料：每年1月收集年度日标责任书等；每月月初5 号前收集《新员工入职追踪面谈表》；其他人事档案资料要按吋进行收集、整理并及吋归档。 第十一条：公司人力资源部门负责管理员工关系的专员在以下儿个时段特别需要做好人事档案 资料的归档工作。 1、 新员工报到时 新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在 档案袋封面左上方书写上档案袋编号(同员工的工号相同)、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续 后的三个工作UZ内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： 、《职位屮请书》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、 贴上一张一寸的彩色照片)； ⑵、身份证(双面都印在同一页上，A4纸)、学历证、学位证及其他和关资质证件的复印件； (3)、《试岗通知单》在员工入职时人力资源部门开具，由员工带到部门，在3天试岗合格后，部 门签字返回人力资源部，后而办理正式入职。 2、 员工办理正式入职手续时 办理完入职手续后的三个工作日之内，将以卜-档案、证件和资料进行再次归档： 、签署好的《保密协议》； 、《试岗通知单》(必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价)。 3、 员工办理转正手续时 员工转正手续完成示，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐示，归入该员工的档 案袋： ⑴该员工的《转正申请表》、《转正通知单》； 、《劳动合同》《新员工入职追踪面谈表》分别为4-5份； ⑷、《保密协议》。 4、 员工办理调动手续时 各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作FI内，将员工调动手续资料装入该员工的 档案案内