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PAGE 興沅工業股份有限公司 文件及資料管理程序 受文者： 總經理室、、生產課、品管課 編　　號 B0001 版　　次 第 二 版 制定部門 品管部 施行日期 2006/4/27 機密別 普通 管制別 　 修訂記錄： 版　　次 訂定/修訂日期 版　　次 訂定/修訂日期 初　　版 2006/3/27 　 　 二　　版 2006/4/26 　 　 　 　 　 　 B0001-02-01 PAGE 1 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　B0001-03-01 名 稱 文件及資料管理程序 編 號 B0001 1目的：為使本公司各項管理制度記錄及資料管理有所依據，特訂定本程序。 2適用範圍：本公司之各項管理制度、記錄及資料之管理均適用本程序。 3名詞定義： 3.1 文件：本公司所謂文件系指本公司所制定之管理制度，其分類如下： 3.1.1 手冊：為特定工作之最高法源。 3.1.2 程序：各廠部課室作為工作執行之依據，以文字及(或)流程圖列出者稱之。 3.1.3 流程QC工程圖：跨各廠部課室工作執行之依據，以文字及(或)流程圖列出者稱之。 3.1.4 作業標准：各廠部課室內對特定工作或設備標准作業方式之規範。 3.1.5 規格：原料、物料、模具、包材、在制品、成品等品質特性以文字、數字、圖形等規範其品質要求者，並包含抽檢方式之文件。 3.1.6 檢驗方法：針對某一品質特性、使用儀器、藥品、官能檢查等方式，檢測相關數據或符合性之作業謂之。 3.1.7 校正方法：針對檢驗設備之精准度實施科學方法求證之作業謂之。 3.2 外來資料：指國家標准及相關法令等外來資料。 3.3 表單：用來記載各式作業活動及過程之情況、實績而設計之圖、表、單據、管制卡…等。 3.4 記錄：各表單經記載、繪圖等方式表現作業過程、成果者謂之。 4權責：由品管課訂定，全公司各單位執行。 5文件架構圖： 6文件管理 6.1 文件之位階及效力。 6.1.1 手冊為第一階文件 6.1.2 程序為第二階文件 6.1.3 流程、標准、規格、檢驗方法、校正方法為第三階文件，記錄為第四階文件。 6.1.4 文件之效力依一、二、三、四階排列，低階抵觸高階者無效。 6.2 文件之制定、修正、廢止作業之流程。 6.2.1 作業流程：(附圖一) 6.2.2 因工作需要訂定或修訂文件時，主辦單位應研擬文件內容草案，並填[文件審查表] (附件一)，經主辦單位主管簽核，送交審查小組審核通過後依作業流程辦理。 6.2.3 文件之封面及內頁之格式及條文編碼等依附件二、三之書寫方式。 6.2.4 文件草案之右上角應以紅色筆或戳章加注草案字樣，內容如有修改，修改人應簽名或簽章以示負責。 6.2.5 第一、二階文件由總經理核定，第三階文件由協理核定。 6.2.6 文件之廢止經核准後由品管部影印文件審查表通知受文單位，並據以回收廢止文件後予以銷毀；廢止文件品管部存檔一份，並保存兩年以上。 6.3 文件之編號 6.3.1文件之編號方式如下： 文 件 類 別 代 號 流 水 號 手冊 A □□□□ 程序 B □□□□ 流程QC工程圖 C □□□□ 標准 D □□□□ 規格 E □□□□ 檢驗方法 F □□□□ 校正方法 G □□□□ 6.3.2文件之編號統一由品管部編定。 6.4文件之繕打、分發 6.4.1文件由品管部負責繕打、校對、登錄、編號、及分發。 6.4.2文件應依[文件審核表]所核定之受文單位進行分發，並於文件每頁加蓋管制本紅色戳章。各單位不得自行影印分發，以避免過期文件被誤用。管制本文件變更時，應由品管部負責更新。 6.4.3文件分發應由受文者於文件簽收記錄表(附件四)簽章確認，新版文件發行時，應將舊版之文件加蓋廢止戳章並收回，但受文單位得依工作需要保留舊文件。 6.4.4外部機構為研究等非執行業務之目的，而索取之普通文件，得由協理同意後，影印發給，無須管制其持有文件為最新版次，並應於分發時加蓋非管制本紅色戳章以利區別。機密文件則須經總經理核准後，才可以影印發給。 6.4.5文件管理之相關戳章如下： 草案： 草案 (紅色) 管制本： 管制本 (紅色) ：○○○ ：○○○ 校對： 校對 (紅色) 非管制本： 非管制本 (紅色) 廢止 廢 止 廢止： □□□□□□ (紅色) 6.4.6文件受文單位以外之單位