聚成华企会议管理制度.docVIP

第 PAGE 2页　共 NUMPAGES 6页 会议管理制度 目的： 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 适用范围： *********有限责任公司（下简称“公司”）。 3、职责： 3.1总办负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。 3.2会务工作主要由总办承办；其他部门主办或召集的会议，总办应予协助。 3.3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由总办整理、分发、立卷、存档。 4、会议分类： 4.1公司级会议：主要包括董事长办公会议、公司周工作例会、公司年终总结表彰大会等，应分别报请公司董事长批准后，由总办负责组织召开并做好会议纪要。 4.2专题会议：即全公司性的政策、业务综合会。比如：工程项目重大问题专题会议；财务预算、融资计划等，由相关部门提出计划报董事长批准后送总办备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。 4.3部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。 5、会议安排： 5.1例会安排： 为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下： 5.1.1董事长办公会议 此会议的举行时间为每月第一周周六，由昌德装饰高层管理人员参加，主要研究公司的重大事件的解决以及重大决策的确定，以宏观掌控昌德装饰的发展目标及管理动向。由总办主任列席此会议并负责会议纪要的整理和分发。 5.1.2公司周工作例会 此会议的举行时间为每周六10：00，遇法定假日时间顺延至下一星期的周六进行，如有其它变动总办将提前通知各部门。周六9：00之前，总办将对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总，报董事长审阅。 各项目经理除在外地施工、抢工期等客观原因，必须参与周例会；不能参与周例会的项目经理，必须提前提供书面汇报。 各部门负责人总结各部门一周工作，汇报下周工作计划（周计划、周结果）及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜。 由董事长布署下周昌德装饰的整体工作。 遇重大、紧急事件，责任人应向董事长及时汇报,并填写记录以便后续跟踪。 5.1.3公司各部门工作会议 总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。 5.1.4公司年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由总办具体组织实施。 5.1.5各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对项目投标、材料采购、施工筹备、项目协调、财务预算、项目结算及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。 5.2其它会议安排 凡涉及到多个部门经理参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将董事长批准后的会议通知报总办，由总办进行统一安排，方可召开。 5.3凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报董事长审批并报请总办调整会议计划，未经总办调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 5.4会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向董事长请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 6、会议的准备： 6.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由总办提前做好投影设备连接调试工作； 6.2会议之前，总办应有专人负责会议布置，根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 6.3重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应准备果品和鲜花； 6.4根据会议规模需使用音响设备的，由总办提前做好音响调试安排； 6.5特别重大会议，应由总办专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： 6. 6. 6.5 6. 6.5 6. 6.6会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 7、其他规定： 7.1应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。 7.2会前，由总办负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。 7.3与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。 7.4重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。 7.5与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，总办将不定期抽查与会人员的会议记录。 7.6公司会议的会议纪要由总办专人负责整理并由公司领导审阅签发，