第二章　系统初始设置.pptVIP

三、设置凭证类别 企业为了便于管理和登账方便，一般对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的实际需要对凭证进行分类，系统提供了“记账凭证”“收款凭证　付款凭证　转账凭证”“现金凭证　银行凭证　转账凭证”“现金收款凭证　现金付款凭证　银行收款凭证　银行付款凭证　转账凭证”和“自定义”五种常用分类方式供选择。 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，需要用户选择“限制类型”和“限制科目”。 “凭证类别预置”对话框 “凭证类别”对话框 四、录入期初余额 录入期初余额是将期初手工业务数据移植到电算化系统的初始化工作。为了保证电算化系统的数据同手工系统的数据相互衔接，第一次使用账务处理系统必须将经过整理的手工科目期初余额录入到计算机中。 电算化系统需要的期初数据包括各科目的年初数、建账当前月的借方累计发生额、建账当前月的贷方累计发生额和期末余额四项数据，其中年初数可由计算机根据另外三项自动计算得出。 1．录入总账期初余额 录入总账期初余额是指录入没有做辅助核算标志的一般科目余额。在期初余额录入界面，期初余额栏目有三种颜色，分别是白色、黄色和蓝色。其中白色区域表示该科目为最末级科目；黄色区域表示该科目为非末级科目；蓝色区域表示该科目是有辅助核算标志的科目。 以账套主管身份登录用友管理软件，在主界面选择“总账”菜单中的“设置期初余额”命令，出现“期初余额录入”对话框即可录入。 2．试算平衡 期初余额录入完毕，为验证数据的正确性，依据“所有账户的借方余额合计 =所有账户的贷方余额合计”和“资产 = 负债 + 所有者权益 + 收入 - 费用”的原理，进行全部科目余额的试算平衡，以保证初始数据准确可靠。期初余额录入后，如已经记过账，则不能再输入、修改，也不能执行“结转上年余额”功能。 “期初试算平衡表”对话框 五、备份和恢复账套数据 1．备份账套数据 备份账套数据即账套备份，就是将账套数据备份在硬盘或其他磁性介质上。在实际工作中，为防止系统数据丢失，需定期对账套数据进行备份，一旦系统内数据损坏，可以通过恢复最近一次备份的数据及时恢复到上一次备份的状态上，从而保证企业财务工作的正常进行，但只有系统管理员（admin）才能进行账套备份。 （1）以系统管理员（admin）身份登录系统管理模块。 （2）选择“账套”菜单中的“备份”命令，出现“账套输出”对话框。 “账套备份”对话框 （3）系统压缩完成所选账套数据后，出现“选择备份目标：”对话框。 （4）单击“确认”按钮，系统出现“硬盘备份完毕”提示对话框，单击“确定”按钮返回。 “选择备份目标：”对话框 2．恢复账套数据 恢复账套数据即账套引入，就是将系统之外的某个账套数据引入到本系统中。通过账套备份输出的账套数据，必须通过账套恢复功能引入系统后才能使用。恢复账套数据将覆盖系统中同账号内的所有数据，且一旦覆盖便不能恢复，所以应谨慎操作，只有系统管理员才能进行账套恢复。 （1）以系统管理员（admin）身份登录系统管理模块。 （2）选择“账套”菜单中的“恢复”命令。 （3）单击“是”按钮，系统解压缩后出现“账套［111］恢复成功”提示对话框，单击“确定”按钮返回。 六、修改账套数据 账套建立后，可以对部分账套参数进行修改，如不能修改错误的账套参数，则只能删除此账套重新建立。因此，建立账套、设置账套参数时要慎重操作。 只有账套主管才能修改账套参数。 （1）在系统管理界面，直接以账套主管的身份登录，进入“系统管理”模块。 （2）选择“账套”菜单中的“修改”命令，出现“修改账套”对话框。按建立账套的步骤一步步地进行修改（灰色项为不能修改的项目），直到账套修改成功。 第三节 基础档案设置 一、设置基础档案信息 企业在进行日常操作之前，可以根据自身的实际情况和业务要求，建立公用基础信息资料，由各模块共享。一般需要设置基础档案信息。 “注册控制台”对话框 二、设置部门档案 这里的部门可以指构成整个企业的各职能部门，也可以指各个需要实行核算与管理的单元，不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的目的是为了方便按部门进行数据汇总和分析。部门设置后一经使用，就不能被修改或删除。 “基础设置”菜单 “部门档案”对话框（一） “部门档案”对话框（二） 三、设置职员档案 职员档案主要录入企业需要对其进行核算和业务管理的职员信息，以便于按照职员进行相关处理。 （1） “职员档案”对话框 （2） “部门参照”窗口 （3） “职员档案”窗口 四、设置客户、供应商、地区分类信息 1．设置客户分类信息 当企业的往来客户较多时，为便于分类汇总统计，可以根据企业的实际需要按照某种分类标准对客户进行分类管理。 如果在建立账套时选择了客户分类，就需要先在此设置好客户分类，再进一步增加客户档案；如果在建立账套时没有选择客户分类，则可以直接建立