第七章　总账系统——期末处理.pptVIP

第七章　总账系统——期末处理 第一节　自动转账 1 第二节　对账和结账 2 目 录 CONTENTS 学习目标 ●?了解取消结账的操作 ●?掌握自动转账凭证的定义和生成 ●?掌握对账和结账的操作 期末处理是指会计人员在每个会计期末都应做的一些特定工作，主要包括期末转账、对账和结账等，这些业务数量不大但是处理却较麻烦，而且都集中在期末。由于许多期末业务具有较强的规律性，所以一般由计算机根据用户的设置自动进行处理。 第一节 自?动?转?账 转账分为外部转账和内部转账两种。外部转账是指将其他专项核算子系统，如工资、固定资产子系统生成的凭证转入总账系统中，一般由系统自动完成；内部转账是指在总账系统内部，将某个或某几个会计科目的余额或本期发生额转到一个或多个会计科目中。本节所讲的是内部转账。 一、定义自动转账凭证 定义自动转账凭证是指设置自动转账业务会计分录的过程，即把凭证的摘要、会计科目借贷方向以及金额的计算公式预先设置成模板，在需要时调用生成相应的凭证，这种凭证也称机制凭证。 系统提供了六种类型的转账定义，包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价划价销售成本结转、汇兑损益和期间损益结转。 1．自定义结转设置 由于各个企业的实际情况不尽相同，因此电算化系统提供了用户自定义自动转账凭证的功能，主要包括：费用的分配、税金的计算和各项辅助核算的结 转等。 自定义结转设置在操作时应注意以下几点： ◆ 转账编号是该张转账凭证的代号，一张转账凭证对应一个转账编号，不是凭证号。 ◆ 科目编码可以为非末级科目编码。 ◆ 部门可为空，表示所有部门。 ◆ 金额公式是指发生额的数据来源取数公式。 操作步骤为： （1）单击“总账”菜单中的“期末——转账定义——自定义转账”命令，打开“自动转账设置”对话框。 （2）单击“增加”按钮，出现“转账目录”对话框。 （3）单击“确定”按钮，“自动转账设置”对话框中出现转账凭证信息设置行。 （4）确定会计分录的借方信息。进入“公式向导”窗口进行选择设置。 （5）单击“增行”按钮，输入会计分录的贷方信息。 （6）单击“保存”按钮，完成该业务的自动转账设置。 2．期间损益结转设置 期间损益结转设置主要用于在一个会计期末将各损益类科目的余额结转到“本年利润”科目中，以便及时计算出企业的当期盈亏。 操作步骤为： （1）单击“总账”菜单中的“期末——转账定义——期间损益”命令，出现“期间损益结转”设置对话框。 （2）在“凭证类别”栏选择设置为“转 转账凭证”，“本年利润科目”栏选择设置为“4103”，单击“确定”按钮完成设置。 二、生成自动转账凭证 定义自动转账完成后，每个会计期末只需要执行自动转账生成功能就能够自动生成转账凭证，并追加到未记账凭证序列。通过本功能生成的转账凭证，必须经过审核、记账。 由于转账凭证是按照已记账的数据来计算的，因此生成转账凭证之前，应将所有未记账凭证全部记账，否则生成的转账凭证数据可能出错。转账凭证每月只能生成一次。 1．生成自定义转账凭证 操作步骤为： （1）单击“总账”菜单中的“期末——转账生成”命令，出现“转账生成”对话框，选择“自定义转账”单选按钮后，单击“全选”按钮。 （2）单击“确定”按钮，系统生成相关业务转账凭证。单击“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中，凭证左上角出现“已生成”标志。 （3）转账凭证生成后进行操作更换操作员操作，将生成的自定义转账凭证进行审核、记账。 2．生成期间损益结转凭证 操作步骤为： （1）选择“总账”菜单中的“期末——转账生成”命令，出现“转账生成”对话框，选中“期间损益结转”单选按钮后，单击“全选”按钮。 （2）单击“全选”按钮，再单击“确定”按钮生成转账凭证。 （3）单击“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。 （4）转账凭证生成后进行更换操作员操作，将生成的自定义转账凭证进行审核、记账。 第二节 对账和结账 一、对账 对账是进行账簿数据之间、账簿数据与其他数据相互核对，以检查记账正确性和账簿中的数据是否平衡的工作。在计算机系统下，只要凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿一般都应该是正确、平衡的。但由于各种原因，有时某些数据会被破坏，因而引起账账不符，为保证账证相符、账账相符，一般应在月末结账前进行对账。 操作步骤为： （1）选择“总账”菜单中的“期末——对账”命令。 （2）出现“对账”对话框后，将光标定位在要进行对账的月份，单击“选择”按钮。 （3）单击“对账”按钮开始自动对账。 （4）单击“试算”按钮，可以对各科目的余额进行试算平衡，然后单击“确认”按钮退出。 二、结账 结账就是在会计期末由会计人员计算并结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。结账可由计算机自动完成。 1．结账 结账前要做以下检查：检