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海产公司办公室工作管理制度 一、总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办公效率，特制定本制度。 第二条 本制度所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊邮发管理等。 二、档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术资料、财务审计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可通过管理人员办理借阅手续，直接提档； 2、公司其他人员需要借阅档案时，要经主管经理批准，并办理借阅手续； 3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要必须摘录和复制的，凡属密级档案，必须由总经理批准，一般内部档案须经办公室主任批准。 第六条 档案的销毁： 1、任何组织和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料； 2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经办公室主任批准。 3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员要填写、编制销毁清单，由专人监督销毁，并做好记录。 三、印鉴管理 第七条 公司印鉴由办公室秘书负责保管。 第八条 公司印鉴的使用须经主管经理批准，公司办公室印鉴的使用须经公司办公室主任批准后，印鉴管理人员方可盖章，并做好记录，如违反此规定造成的一切后果由直接责任人负责。 第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，须经主管经理签字批准，持空白介绍信外出工作回来必须向公司说明使用用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况，由批准人负责。 四、公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由办公室负责。 第十三条 各部门和分公司打印的公文或其他资料须经部门负责人签字，交由办公室统一安排。 第十四条 打印的公文、文件必须一式三份，办公室留底、存档。 五、办公及劳保用品管理 第十五条 办公用品的购发： 1、每月月底前，各部门和分公司负责人将本部门所需的办公用品制作使用计划提交给办公室； 2、办公室指定专人做出计划和预算，经主管经理审批后将所需物品购回，根据实际工作需要有计划地分发，由部门和分公司负责人签字领回； 3、除正常配给的用品外，若还需要其它用品的，须经办公室主任批准方可领用； 4、新增工作人员的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其购齐； 5、负责购发办公用品的人员要做到用品齐全，品种对路，量足质优，库存合理，开支适当，保管有序； 6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。 第十六条 劳保用品的购发 劳保用品的配给由办公室根据部门实际需要统一购买，统一保管，统一发放。 六、库房管理 第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清查，如发现实物与入库单的数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人处理。 第十九条 物资入库后，应于当日填写账卡。 第二十条 严格履行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经办公室主任批准后方可出库。 第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须经主管经理批准后，办理外借手续。 第二十二条 严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚，计算准确，不得随意涂改。 第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。 七、报刊及邮发管理 第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司要求做出订阅报刊计划和预算，办理有关订阅手续。 第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回，分类登记后送发有关部门。有关部门阅用后，一周内交回办公室，由报刊管理人员统一保管、处理。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，须经办公室主任批准。 第二十七条 办公室负责为各部门邮发信件、邮件。 1、私人信件一律实行自费，贴足邮票交办公室或自行送往邮局； 2、公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发； 3、控制各类挂号信，因公需挂号的，须经部门负责人批准，办公室办理登记后方可邮发。 八、附 则 第二十八条 本制度如有未尽事宜或随着公司的发展某些条款不适应工作需要的，各部门可提出