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档案管理规定 NTSJzc-02-2016 编制： 审核： 　　批准： 档案管理规定 1. 总则 1.1为了强化企业的基础管理，加强对公司档案的收集、整理和管理工作，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《建设工程档案整理规范》、《归档文件整理规则》，特制定本规定。 1.2本规定所称的档案，是指公司在生产、经营、管理过程中所形成的、与本公司的发展进程有关，对公司有保留价值的各种文字、图纸、声像等不同形式与载体的记录。 1.3 公司各级机构和全体员工，都有保护公司档案的义务。 2.工作机构及其职责 2.1公司的档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于公司各级部门对档案的利用。公司经理办公室下设档案室，负责公司档案的归口管理。 2.2档案工作由一名副总经理分管领导，公司档案室配备专兼职档案管理员负责档案管理的具体工作。 2.3公司档案室的职能 2.3.1依法治档，推行并实施档案工作标准、规范，集中统一管理公司档案，保证档案资料的齐全、完整、安全。 2.3.2对公司的档案工作进行业务指导、监督和考核。 2.3.3制定公司档案管理工作计划，制定和完善公司档案管理的制度、细则、考核办法。 2.3.4充分利用档案，为公司各部室、分公司及基层单位提供档案信息服务。 2.3.5 组织公司专、兼职档案管理人员的培训。 2.4公司各部室、分公司须配备适应档案管理工作需要的专、兼职档案管理工作人员，负责本部门的立卷归档工作。 2.5项目部技术负责人为工程档案工作第一责任人，资料员负责收集、整理、上报所施工项目的工程技术资料档案。 2.6各级专、兼职档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，应接受专业知识的继续教育和培训，具备必要的档案专业和相关专业知识。 2.7公司专职档案管理人员应保持相对的稳定。 3. 档案的管理 3.1归档范围:凡是反映公司工作、生产、经营活动的，具有查考利用价的文件资料均属归档范围文书档案。 3.1.1公司的外来、外送文件，公司发展规划，董事会、经理办公会、股东大会材料，各种会议材料(领导讲话、交流材料、会议纪要等)，大事记，宣传资料，诉讼文书，各部室、分公司送交的文件，有关人员外开会带回的文件及资料等。 3.1.2人事档案:干部档案按照《干部人事档案材料收集归档规定》执行。员工档案包括个人简历、工资情况、职称情况、考核记录、奖惩情况等。 3.1.3工程技术资料档案：新技术推广应用资料、QC小组活动资料及成果报告、施工工法，层次在15层以上或跨度在18米以上的建筑物、10000平方米以上总包工程、一类分包工程资料在公司档案室归档，其它工程资料在分公司归档，归档内容参照《建设工程文件归档整理规范》。 3.1.4安全设备档案:塔机拆装资料、伤亡事故处理资料等。 3.1.5经营及合同类档案:企业设立与注册登记资料、市场调研资料、统计报表、工程获奖证书、企业荣誉证书、工程中标通知书、工程合同、施工许可证、工程决算书等。 3.1.6财务档案:公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 3.1.7 声像档案:公司在生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。 3.2各类档案由各业务相关部门兼管。 3.2.1各部门将与本部门业务相关的档案资料收集、整理、立卷，交档案室保存。 3.2.2文书档案和声像档案由经理办公室兼管；人事档案由人力资源部兼管；工程技术资料档案由技术质量部兼管；安全设备档案由安全设各部兼管；经营及合同类档案由经营开部兼管；需当年使用的经营证照、荣誉证书由经营开发部兼管不需使用的交公司档案室存档；财务档案由公司财务部兼管。 3.2.3未在公司保存的档案由分公司列出清单报各业务相关部室，各部门汇总后报公司档案室备查。 3.3档案库房管理 3.3.1公司档案室及分公司档案管理设置应达到国家规定的技术要求，努力实现档案管理的科学化、现代化。实现办公、阅档、库房三分开； 3.3.2库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动; 3.3.3除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的(如维修库房或设备等)，则须有档案员陪同并相伴始终; 3.3.4库房设有空调、除湿机、温湿度测量仪和专用消防等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效； 3.3.5随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在14℃～24℃，相对湿度40%～60%； 3.3.6档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动; 3.3.7每月中旬