圣美汽车贸易公司档案管理制度.docx

圣美汽车贸易公司档案管理制度 第一条 档案管理的内容 1、企业档案是指公司在各项工作中，如：投资、经营、生产、基建等活动中形成全部档案的总合，以科技档案为主体，包括文书、会计的声像档案，以及各公司、部门形成的业务档案材料。 2、档案管理坚持集中统一管理的原则，实行二级管理体制：公司综合档案室和各部门兼职档案员。 第二条 综合档案室的基本任务 1、积极宣传，贯彻执行国家《档案法》和上级有关档案管理的指示精神。 2、接受各部门移交的档案资料，分门别类组卷和密级分类、保管。 3、坚持档案为企业服务的原则，对部门档案资料管理进行业务指导，办好阅览室，为充分利用档案资料提供良好条件。 4、定期申请上报和组织档案的鉴定及销毁工作。 5、做好档案的纪录、统计及档案网络化管理工作。 6、主动出具档案提交清册，督促各部门提交相关档案，确保档案及时、完备。 第三条 部门档案管理的基本任务 1、认真收集、整理和保管本部门所形成的档案资料。 2、按照每年度公司行政中心下发之《关于收集档案资料的通知》及“档案资料收集明细表”的要求，向公司综合档案室移交档案资料。 第四条 文件材料归档的质量要求 1、所有归档资料不得用铅笔和圆珠笔书写，否则要有相应的复印件。 2、归档文件资料必须完整、准确、真实的反映历史过程。 3、档案文件资料必须层次分明，符合其形成规律。 4、归档的照片、光盘、录音（像）带必须附有说明和独立的包装物。 第五条 档案资料移交综合归档时间 1、文书、财务类档案于次年一季度开始公司各部门按归档计划移交综合档案室。 2、科技档案资料在工程竣工后三个月移交综合档案室。 3、各类前期手续、证件、图纸和参观学习考察及参加各种会议收集的文件资料要及时移交档案室。 4、移交时要标出所交档案资料符合实际内容的名称和标题，卷内要有目录，并写出移交清单一式两份，交接双方签字。 第六条 档案管理 1、档案管理员在接受归档的文件材料后，要按规范及时加工整理、分类、设定保存期限、编目归档。文件资料的保存年限可参照以下标准设定： （1）永久保存文书：包括党组例会记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的政府许可证书；有关局（公司）历史的文书；决算书和其他重要文书。 （2）保存10年文书：包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表；永久保存以外的重要文书。 （3）保存5年文书：指不需要保存lO年的次重要文书。 （4）保存一年文书：指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。 2、档案资料要分类设库，专人管理。 3、每年要进行一次库存档案的清理核对，做到帐、卡、物相符，对变质、损坏的档案资料及时进行修补和复制。 4、档案室要严禁烟火，库房内不得存放食物，下班后要关闭门窗、落锁，注意防盗，注意检查温度、湿度仪，及时采取防潮防虫措施。 5、库存档案不得随意拆散、撕和涂改。 6、综合档案室根据保管期限的规定，提出鉴定报告，登记造册，待档案管理部门主管领导批准后组织专人监督销毁，监毁人员要在销毁清单上签字存档。 7、销毁方式：所有文件的销毁均不得以垃圾或废品变卖，一般文件可以碎纸机进行销毁，重要、机密文件须焚毁。 第七条 档案借阅制度 1、凡本公司职工均可借阅档案资料，但对机要、保密、财务等档案资料借阅时，需经公司有关领导批准，方可借阅。 2、档案资料未经批准，不得复制。 3、档案资料原则上不准借出拿走，只许在档案阅览室阅览，确有特殊情况借出时，需经公司有关领导批准，但不准转借他人。 4、借阅档案时，不得撕折、涂改、做标记。 5、借阅档案资料要当面点清份数，办理手续。档案借阅人员在借阅期间应妥善保管好所借档案资料，用后及时归还，出现档案遗失者，将按公司相关规定进行处罚。 6、公司员工因调离、退休时，要及时归还图书资料，否则不得办理手续。 （1）公司员工离职时，若有未归还档案资料，需先归还档案资料；若档案资料还在使用中无法归还时，须将与工作接手人员的交接证明备案一份留档案室，否则，行政部不予办理离职手续。 （2）公司重要文件：人事档案资料、公司土地证、房产证、规划证、组建变更类等文件借阅时，须经理级以上人员亲自办理借阅手续，借阅手续需立档部门经理签字，借阅部门经理签字及立档部门总监级（副总级）以上领导签字。此类文件不对普通员工借阅。 （3）内部购房人员借房产证时，一般情况不对外借出，员工可在公司副总级以上领导签字批准后到档案室查看或借出复印件；如因特殊情况确需借出时（如售房或其他情况，房产证借出后行政部无法控制其绝对能交还），行政部凭经公司副总级以上领导签字批准的申请单借出，在申请单上应注明以下情况（可在备注栏中填写）： ① 是否需要向公司补交费用。