生物技术工程设备有限公司行政管理规定.docx

行政管理规定 目地：为适应公发展的需要，加强日常行政工作的规范管理，特制定本规定 范围：本规定适用于公司下属各部门及全体员工 职责：公司办公室是各部门行政管理的主管部门。 公司行政部是日常行政管理的实施部门。 第一节：文件管理规定 对确保对公司文件有效的管理及控制，包括文件编制、审批、收发、更改、归档、检索、作废等做出相关规定。本规定适用于公司内部文件和外来文件的控制。 一、文件分类和形式 1、文件分类 内部文件包括： 管理手册、工作流程图、通知、通报、规章制度等。 记录表格。 外来文件包括： a) 国家、行业标准、地方有关法律法规； b) 厂家通知、合同、技术文件、书籍、培训资料和记录： c) 上级政府及相关部门发文。 2、文件的形式 纸张：传真 电子版：光盘、硬盘、U盘 二、文件的编制、审批和发布 1、文件的编制： （1）编号 a)管理手册的编号：公司名称+管理简称+发文件年度+版本号 b)通知编号：公司拼音简写+部门简称+公文种类简写+（发文年度）+发文序列号组成，位于文头下方。 c)记录编制：公司名称+部门+序号 d) 外部文件以文件原编号为主，部门可根据情况进行排序编号，主要控制其版本、年号、时段的有效性。 （2）编写要求 a) 文字体采用宋体。首行称谓采用四号字，正文内容采用小四号字 b) 抄送栏目由总经理根据传真收件内容填写抄送部门 c) 文件应字迹清晰、内部完整。 （3）、文件的版本 版本号以英文字母A、B、C……表示，A为第一版，依次类推，修改状态以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版，1为第一次修改，依次类推。 2、文件审批及发布 1、公司文件由总经理审核批准发布实施。 2、公司内部文件由部门经理审核总经理批准发布实施。 3、公司内部记录表格由行政部批准实施。 三、文件的发放、回收 1、内部文件发放： 由行政部负责接收公司文件，并将文件登记在《文件接收记录》内，可用电子版进行登记。 行政部根据文件发放对象复印后进行转发，并要求领用人在《文件发放登记、回收表》内签字。 文件回收时，行政人员应在《文件发放登记、回收表》做好记录。 文件以传真形式时，公司要根据传真纸的特点进行复印保存。 在“保密限制范围内”的文件，公司将提前电话通知总经理，并由总经理直接接收并不转发。 2、外部文件发放： 各部门接收厂家相关通知、培训资料、升级光盘时应报于行政部备案，行政部根据文件发放要求发放，并做好相关登记。 厂家要求发至各公司的记录由行政部统一接收并印刷发放。 文件归档、检索 1、所有文件应由行政部备档一份，进行分类储存。 2、当文件以纸张形式贮存时应保存A4纸文档，当以电子形式贮存时，应注意防潮、防压、防磁，以免其损坏、变质，重要文件备份保存。 3、保存在选择干燥、通风、防水的环境中，以防止丢失和损坏。 4、文件应按类别、时间进行排序并做好目录，以便检索。 五、文件记录的保存期 1）长期：设备台帐、资产管理卡、人员档案、各类合同等 2）三年：会议记录、用车登记表、文件收发登记等。 六、 档案管理规定 1、严格执行保密、安全制度，确保档案机密安全。 2、各部门应明确规定档案责任人，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负责。 3、各类规章制度、办法、人事、会议记录、会议纪要、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政部负责归档。 4、各类合同、协议的正本原件由行政部归档，复印件可由部门保存。 5、公司各项目申报资料、土地证、房证、营业执照、组织机构代证、道路运输许可证、消防证书、环保报告、办公车辆登记证，公司公章、合同章的预留印鉴等由行政部存档。 6、归档资料必须符合下列要求： ①文件材料齐全完整； ②根据档案内容合并整理、立卷； ③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 7、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示总经理。 8、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、定期检查档案保管工作。 第二节 印信管理规定 印件管理：本规定就公司印章的制发、改正、废止、管理及使用方法做出规定 1、印章是在公司内外沟通证明其权威作用而使用的印章，包括：公章、合同章、财务专用章、发票专用章、法人章等。 2、公司总经理和印信保管人对所管理印信使用的严肃性、正确性负责，并对印信严加保管，如有失职、差错、丢失或违章乱用，一经发现，需追查相关人员法责任。 3、印章刻制由行政部负责，如有需要更换或废止的印章应由规定的各管理人将旧印章交还行政部。 4、废止印章由行政部保存三年。 5、公司公章、合同章、由行政部指派专人保管，财务专用章、发票专用章出纳保管，法人章由财务经理保管。 7、公司印章原则上不准带