档案与档案实务 走近档案工作者 文书的种类、体式与稿本.pptVIP

第二章 文书的种类、体式与稿本 第一节　文书种类与选用 2. 文种划分的依据 《国家行政机关公文处理办法》（2000年） 规定了13个行政公文文种； 《中国共产党机关公文条例》（1996年） 规定了14个党的机关公文文种。 3. 文种选用的方法 在发文机关权限内选用恰当的文种 在发文机关和收文机关行文的关系准确定 位中选用文种 在明确发文具体目的、要求后选用文种。 （二）收文办理的实质 经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。 用印与签署 发文传递与公布 审 核 登 记 分办（分发） 拟 办 批 办 承 办 催 办 注 办 登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、 管理和保护文件的基本手段，也是了解文件处理 状况的依据。 需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的“帐外文件”文件也应登记；内容反映上级交办事项的文件。 不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等 登记时对封套上标明领导“亲收”、“亲启”的文件，应先交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。 电脑登记：是收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作效率。 登记形式包括： 簿册式 卡片式 联单式 电脑登记 收文经登记后即进入办理阶段。 对“领导亲启”件的分办， 直接送达领导者本人。 分送给领导人和单位内各承办 部门或人员的文件必须履行签 收手续，以免文件丢失。 拟办工作是一项 参谋性工作，它 发挥综合部门和 业务部门熟悉文 件处理情况和业 务的长处，为领 导决策提供参考 性意见。 拟办应对办理的 原则、方法等方 面提出建议或相 关的办理方案。 拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及 有关人员对需办理的文件提出建议的工作。 批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领导人批办。 批办的内容大体与拟办相同，由于批办人员与拟办人职权、地位的不同，因此同一份文件的批办与拟办的结果即使是完全相同，两者性质也完全不同。 批办是单位领导人行使职权、直接办理公务的体现。 批文时应使用 符合保管要求 的书写材料，字 迹工整、易于 辨认。 一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性的、方针政策性文件、特别重要等文件的批办。 其它文件可授权副职与办公部门的负责人，在其职权范围内审批有关业务文件与行政事务性文件。 批办的分工 在文件办理工作中承办专指对文件在办理程序上的处置。 * 学习目标 主要内容 知识框架图 本章点睛 第二节 文书的稿本 第一节 文书种类与选用 西夏文书长卷 公文的种类是指文书各种不同的 名称，通常也称为文种。 不同的名称的通用文书能体现出文书制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。 正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文书的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文书工作的质量与机关工作效率有直接的影响。 一、文种选用方法与要求 适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。 适应机关不同的行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。 适应行文的具体要求，保证文书准确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科学、高效 适应不同文书种类要求，以准确把握不同文种的写作规律，实现文书写作的规范化。 1. 文种划分的意义 相同的文种（9个） 不同的文种 《条例》 决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要 决议、指示 、公报、条例、规定 《办法》 决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要 命令、公告 、通告、议案 二、公文稿本辨析 文稿 文本 草稿 定稿 正本 存本 副本 规范性文书的正本还有暂行本、试行本、修订本等形式。 公文的稿本可分为三大概念： 1、草本（草稿、讨论稿、修正稿、送审稿、草案、修正草案） 2、标准本（定稿、正本、存本、副本） 3、复本（初复本、再复本）。 定稿、正本、存本、副本是文书的重要稿本。 稿本 外形特征 作用 效用 归档与否 草稿 没有生效标识；常标有“讨论稿”、“草稿”等字样 供讨论、征求意见 、修改审核 不具备正式文件效用 一般不需要归档保存 定稿 有生效标识：签发或会议讨论或批准 制作正本的标准依据 具备正式文件的效