文书、档案管理方案实用制度.docVIP

第二章 其他行政制度汇编 一、文书、档案管理制度 建立完善的文档资料管理系统，是办公室正常运作的基本，是提高办公室运作效率 的保证。管理系统包括对文件档号、行文格式的统一。文件收发、文件立卷归档的 规范化。 （一） 凡向外部门发出之正式文件，均需编写文件档号。 档号样本：高盛 总办 ［2002］ 第 012 号 分公司简称 部门简称 发文之日历年 序号 （二） 注释： （1） 总部/分公司简称 高盛集团：高盛 高盛大厦物业管理有限公司：大厦 明和美居物业管理有限公司：美居 程泰物业管理有限公司：长 高盛创世文化传播有限公司：创世 （2） 各部门简称 集团总经办：总办 财务部：财务 审计部：审计 人事部：人事 行政部：行政 发展部：发展 招商部：招商 物业部：物业 客户部：客户 保安部：保安 消防中心：消防 清洁部：清洁 （三） 行文格式 1、 除综合性报告外，其他内容的文件应当一文事，避免一份文件内请示、 报告、要求解决多个事项。 2、 行文内容必须准确，呈总经理核签的文件应附相应的有关补充资料或 说明文字。 3、 凡各类文件均须依照集团公司规定格式撰写。 （格式样本附后） 4、 公司文件一律采用 A4 纸打印，字体统一用宋体。 （四） 文件审核 1、 各主管人员审核评文书的要点是：内容是否符合公司政策和规章制度， 文字是否简练达意，格式是否符合等。 2、 有关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交 有关部门或负责人跟进。 3、 有关集团人事工作的文书交由集团人力资源部处理。 4、 有关集团总部、各分公司的重要文书，如超出有关部门负责人审批权 限的，必须经集团总经理审批方可执行。 （五） 文件收发规定 1、 向公司外部单位发出之文件，应尽量用电脑编写并使用纺一的格式。 2、 总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理，传真首页使用统一 格式（见附件）。 3、 文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记 于发文登记表。如人事任免、员工考评、财政收支、项目拓展、商情 等机密文件，必须密封好签封后派专人发送签收。 4、 外来文件由专人负责签收、登记。签收人应于接件当天按文件的要求 报送有关部门。如需传阅，由有关主管人员签署“传阅”字样后，交 有关同事传阅。 （六） 公司报刊、信函、传真收发制度 1、 报刊订购与收发 （1） 报刊订购，各部门将需订阅的报刊申请单呈交行政部统筹， 由行政部统一订购。原则为每半年订购一次。 （2） 报刊收发，前台接待员每天点算清楚当日收到的报刊，再分 门别类派送到相关部门。 2、 信函、传真收发 各部门所有对内 /外之信函、传真均由行政部先行登记再寄发。 （七） 文件立卷归档制度 1、 文件存档 （1） 发出文件与收到文件需分开存放。 （2） 根据文件档号、日期、顺序、文件类别对发出 /收到之文件进 行分类存档，编制目录。 2、文件保存期 普通文件基本保存期为两年，重要文件根据具体情况而定。 （八） 声像档案管理方法 1、 定义：多媒体音像产品，操作软件、学习培训光盘、企业宣传录影带、 活动录音带、照片等。 2、 整理：对有关的音像品进行分类、编号、编排目录，系统管理，便于 查找。 3、 保管条件：根据音像产品的保管要求进行保管，以免数据丢失或损坏。 4、 定期检查：对有关存放的声像档案进行检查。 行文格式 高盛集团文件 高盛集团文件 高盛总办 [2002] 第 012 号 签发人： 高盛总办 [2002]第 012 号 签发人： 关于× × × × 的通知 × × 公司× × × × 会议纪要 总部各部门、各分公司： 会议时间： 会议地点： （正文） 主持人： 记录人： 与会人员： 议定事项： 特此通知！ 1． 2． 高盛集团行政部 高盛大厦行政部 × × 年× × 月× × 日 × × 年× × 月× × 日 抄送： 抄送： 传阅文件登记表 文件编号 文件标题 密级 份数 收文日期 部门主管签名 行政经理签名 备注 发 文 登 记 表 文件编号 文件标题 签发人 拟稿部门 密级 印数 余存 登记日期 发出日期 备注 制表人： 文件销毁登记表 文件类别 文号 份数 销毁时间 销毁原因 主管审批 行政部审批 备注 制表人： 收 文 登 记 表 收文号 文件标题 来文单位 来文号 密级 份数 收文日期 收文单位签名 备注 制表人： 文件借阅审批表 填表日期： 年 月 日 借阅人姓名 部门 文件文号 文件类型 借阅目的 借阅时间 备注 审批意见 部门主管签名： 行政意见 行政部签名： 制表人： 高盛集团 Goldsun Group 传真 Tel:86-20Fax:86-20Address:广州市体育西路 109 号高盛大厦 26