行政部管理制度和程序(SOP).docx

行政管理制度 Executive Office Working Handbook 目录 ?行政部组织机构图 .行政部经理岗位职责 *行政部秘书岗位职责 *行政后勤专员岗位职责 ?车队驾驶员岗位职责 * PA工作岗位职责 *宿舍管理员岗位职责 *餐厅管理员岗位职责 *医生岗位职责 ?行政部经理每日工作规程 ?行政部秘书每日工作规程 *车队驾驶员每日工作规程 *文印工作程序 *发文管理程序 *收文程序 *出车检查工作程序 *营运工作程序 *接待工作规定 *收、发文规定 *文件传阅规定 *档案管理制度 *办公会议制度 *办公室保密管理规定 *印信管理规定 *文印管理制度 *车队服务要求 *车容标准 *驾驶员组织纪律制度 *车辆保养检查制度 *行政用车管理制度 *驾驶员管理规定 *目标管理制度 *行政部组织机构图 岗位名称 行政部经理 级 别 编 辑 人 直接上司 行政总监 —管理对象—总经理秘书、车队、员工宿舍员工食堂、医务室 岗位概述： 负责总经办和车队的日常管理，协助总经理完成酒店日常的内部沟通及部门间的工作协 调，做好行政总监的参谋和助手； 岗位职责： 1、 负责酒店总经办和车队的日常管理工作，并制定本部门各项管理制度，组织完成本部 门各项工作任务； 2、 认真贯彻执行酒店的各项决议，负责酒店日常行政性事务的处理工作； 3 、负责总经理室对外公务联络，监督各种来往信件、电函的落实情况，负责 接 待有关领导、来宾； 5、负责有关业酒店中层管理人员社保办理； 6传达上司的决策、指令，并监督有关部门的贯彻、落实情况； 7、 负责确定酒店每周的中、高级管理人员行政总值排班表、中层管理排休表； 8、 协助总经理进行酒店各部门运转手册的收集、整理、修改等工作； 9 、负责本部门员工的聘用、使用、调动工作，定期对本部门的员工进行工作 考核，并做出评估报告； 10、 负责制定本部门员工的培训计划，审批有关经费开支； 11、 负责公关礼品的选样及管理工作； 12、 负责酒店年度业务报告、工作总结、计划等重要文件的起草工作； 13 、负责总经理室对内、对外行文的最后核定及外单位来文的处理意见； 14、 负责对酒店内外各种信息、资料的收集和汇总，为总经理的经营决策提供依据； 15、 负责行政用车的审批工作，搞好客务用车的经营管理工作，参加有关 VIP接待会议， 制订有关接待方案，并及时向车队布置接待任务，监督任务的完成情况； 16、 对客务用车的投诉做好调解工作，加强对车队 员工进行教育，保证客务用车服务的 质量。 17、 统筹负责后勤工作：员工宿舍、员工餐厅、医务室 岗位职责： 1、 根据总经理批示的要求，起草日常公文、函件，发文要做到文字通顺，符合公文要求; 2、 负责对上报、抄报总经理的文件、资料的登记、传递，并在总经理阅后对文件、资料 进行分类整理和保管； 3、 严格执行保密，及时做好行政和业务资料及文件材料的归纳、整理、立卷、登记、保 管工作； 4、 根据总经理的要求，安排好各类会议、活动日程、访客预报、来访约见及接待等有关 工作； 5、 整理有关信函、电报、电话，并做好记录，及时上传或下达； 6负责对各项工作指令完成情况的跟办； 7、完成上司交办的其它日常行政事务性工作。 岗位职责： 1制定后勤各项工作计划并负责组织实施 2、 负责员工宿舍、员工餐厅及员工浴室的管理工作 3、 负责组织酒店后勤区域的保健工作 4、 负责酒店员工的医疗保健工作 5、 组织落实酒店各项行规章制度与工作计划的执行 6、 组织酒店行政接待、电话接听、转接工作 7、 根据领导安排，组织编制酒店文书行进上传下达 8 负责部门办公物品的保管、发放和登记工作 9、 负责酒店车辆证照的年检、保险的购买和办理工作 10、 管理酒店各种证照，并负责证照年检工作 11 督促行政PA做好总办区域内卫生 12、 完成领导交派的其他后勤工作 岗位名称驾驶员 岗位名称驾驶员级 直接上司 行政部经理 别 编辑人 管理对象 工作内容所涉 岗位职责： 1、 严格执行酒店车务管理的各项规章制度，完成行政用车或客务用车任务； 2、 接到车单后，应比预订时间提前十分钟到达指定地点，并及时通知用车人员（酒店各 部门具体用车人或租车客人），绝不能鸣笛催人； 3、 与宾客见面时，面带笑容，热情问好，以礼相待，并视具体情况使用各种礼貌用语（详 见酒店礼貌服务用语）； 4、 客人下车时，要先主动下车，为客人打开车门，同时用手挡住车门上框， （具 体动作严格按照酒店服务规程进行）避免碰伤客人的头（泰国人除外） ； 5、 客人若携带行李，应主动帮助提拿，搬装； 6驾驶车辆时要平稳，如遇凹凸不平的路面，应提醒乘客坐好、扶稳； 7、 载客时，如遇塞车，应事先征得客人同意方可绕道行驶； 8、 载客时，如遇客人要