行政作业指导书模版-档案管理.docVIP

档案管理作业指导书 类 别 档案管理 适用职位 所在部门 人力行政中心 分析日期 总体目标 档案安全、便于查阅、利用，满足各部门对工作资料的需求 涉及制度 《档案管理》、《KTW-DCC-006 重要文件管理补充规定》、《KTW-DCC-001文件管理规定 》 类 目 档案借阅、档案移交、档案整理、档案销毁 协调关系 本岗位的 本岗位的相关工作请示或汇报 汇报 汇报 档案的借阅以及档案销毁协调 档案的借阅以及档案销毁 协调 协调 档案管理 档案的交接 督导/对外 督导/对外 无 无 类别 方式 部门/岗位 具体内容 形式 衡量完成的准 发生频率 内部协调关系 汇报 人力行政中心 本部门相关工作请示或汇报 口头 完成质量和时效并符合要求 经常 督导 无 协调 各部门 交接相关文书档案 OA 在规定时间内完整的入库 较少 借阅相关文书档案 OA 在规定时间内借出档案 经常 销毁相关文书档案 OA 在规定时间内完成销毁 2次/年 外部协调关系 无 无 无 相关联系单位通讯录： 业务类别 单位名称/部门名称 业务明细 联系人姓名 手机号码/座机号码 档案移交执行流程 流程 责任人 流程说明 时间节点 YY审核档案移交发起档案室核对NNNY审核档案移交前整理 Y Y 审核 档案移交发起 档案室核对 N N N Y 审核 档案移交前整理 档案移交部门 标准： 1、交接档案必须有详细《文件交接记录清单》，清单内容需有文件名称、文件编码、且可销毁年限必须精确到年月日 2、装箱移交的档案必须按照指定箱子进行装订，纸箱尺寸不能超过（长宽高36*30*40），箱内必须放置《文件交接记录清单》 3、装箱档案在箱子侧面右上角贴上《装箱档案明细单》，并用封口胶封闭，装箱档案一律在箱子封口处贴上档案封条 参考制度：《KTW-DCC-001文件管理规定 》 表单：《文件交接记录清单》《装箱档案明细单》 无 档案移交申请人 标准：移交部门申请人在OA填写《文件移交申请》，并在附件附上《文件交接记录清单》 表格：《文件交接记录清单》 无 资料制定部门负责人 审批：资料所属部门经理/总监 无 档案管理员 标准：接收档案必须无破损等现象且做到账面统一，清单与实物相对应 三个工作日内 资料管理部门 审批：资料管理部门经理/总监 无 档案整理执行流程 流程 责任人 流程说明 时间节点 档案编码 档案编码 档案录入档案入库 档案录入 档案入库 档案管理员 档案分类标准： 纸质档案档案接收后先按一级类目分类，再按二级类目分类、排列 电子档案按内容按年度分一级类目，按部门代号分二级类目 档案盒及档案箱名称及其编号规范： X-XXXX-XXXX-XXX·XXX 文件号（三位数表示） 案卷号（三位数表示） 年份 （四位数表示） 二级类目（明细见附件） 一级类目（明细见附件） 电子档案编号规范： XXXX-XX-XXX-XXX·XXX 文件号 （三位数表示） 案卷号 （三位数表示） 三级类目（明细见附件） 二级类目（明细见附件） 年 份（四位数表示） 相关表格：《档案类目明细表》、《档案标签范例》 两个工作日内 档案管理员 标准：档案整理完毕后需将档案信息录入《档案明细台账》，方便日后检索 相关表格：《档案明细台账》 五个工作日内 档案管理员 入库标准：档案入库按照《档案明细台账》中的存放位置进行存放。 档案存储位置编号标准： XXX-XXX 序列号 （两位数表示） 文件柜（G）及货架（H）编号+（两位数表示） 档案借阅执行流程 流程 责任人 流程说明 时间节点 借出确认YN档案入库NNNYYY审核核对信息归还确认档案移交前整理 借出确认 Y N 档案入库 N N N Y Y Y 审核 核对信息 归还确认 档案移交前整理 借阅申请人 标准：档案借阅由申请人在OA填写《档案调阅申请单》，并在OA附件中附上