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康林生物 档案管理规程 PAGE 3 / 3 深圳康林生物科技有限公司 档案管理规程 颁发部门：质量部 编号：SMP-WJ-0004-00 页数： PAGE 1 / 3 制定人 审核人 批准人 分发部门：行政部、财务部、质量部、生产部、工程部、销售部、研发部 年 月 日 年 月 日 年 月 日 生效日期 年 月 日 目的：加强对公司各类档案的综合管理，实现档案工作规范化、科学化。 范围：适用于公司所有档案的管理。 职责：所有部门。 内容： 1 公司档案是指建厂以来，在生产、销售、科研、行政管理和其他各项活动中形成的，经过收集、整理的具有保存价值的文字、图表、声像、电脑光盘等不同载体的文件材料。 2 公司档案管理基本原则是集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，以维护公司档案的完整与安全。即公司档案实行由总务部统一管理，各部门负责本部门形成的档案材料的收集积累、整理立卷和保存的制度。全厂性、综合性的由总务部负责，其余按职能部门分工负责，涉及多个部门的文件，由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。 3 按便于管理、方便利用的原则对公司档案进行分类、编号和排列。档案分为行政档案，财务档案，科研档案，设备档案，质量档案。 3.1 档案编号表示方法。 XX—XXXX—XX—XXXX 建档年份 档案分卷号 档案流水号 分类代号 3.2分类代号表示方法。 分类 行政档案 财务档案 科研档案 设备档案 质量档案 代号 XZ CW KY SB ZL 4 归档资料范围 4.1 行政档案包括人事档案、健康档案、培训档案和文书档案。 4.2 财务档案包括会计资料、报表、帐册、凭证等。 4.3 科研档案包括新产品开发研究资料、科研成果资料、实验记录、鉴定材料等。 4.4设备档案包括厂房设施档案和设备档案。设备图纸和文件资料，即各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。厂房设施工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书；工程合同资料；工程设计原始资料；工程设计资料；工程施工资料；工程完工资料等。 4.5质量档案包括产品批档案、产品质量档案、技术标准、计量器具档案、客户档案、各种记录、台帐等。 5 档案密级分类。档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。档案视案件内容、部门、项目等因素分为绝密、机密、一般三级。 5.1技术标准、科研档案、部分文书档案如公司董事会各项文件、公司与外单位的协议书或合同等属于绝密级。 5.2供销商档案、产品批档案产品、产品质量档案、人事档案、文书档案、财务档案等属于机密级。 5.3健康档案、培训档案、设备档案、计量器具档案、记录、台帐等属于一般级。 6 归档要求 6.1检查文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门或单位。与本案无关的文本或不应随案归档的文件，应退回经办部门或单位。 6.2归档的文件材料按自然形成、保持历史联系的原则归档，文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。检查正本和附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。归档材料要原件，没有原件的用字迹清楚的复印件。 6.3 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正文与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。 6.4文件按年份立卷。卷内文件材料按时间顺序排列，依次编写页号。立卷归案的材料，在有文字的当页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号， 图表、声像和实物档案应在装具上或在声像和实物背面逐件编号。 6.5 按规定的格式逐件填写卷内文件目录。 6.6 照片应用文字标出活动的时间、地点、人物、中心内容。 6.7 文件质量要求：文件材料统一用A4纸；卷内文件材料要去掉金属物（回形针、大头针、钉书针）；对破损的文件材料要托裱；字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷；对较大的表格，要折叠成A4纸大小；有小字条的要加边成A4纸大小。 7 案卷格式 7.1案卷封面的填写方法。 7.1.1案卷题名：准确概括本卷文件的主要内容，要求文字简练、明确。 7.1.2编制单位：第一栏填写：深圳市康林生物科技有限公司；第二栏部门填写部门。 7.1.3编制日期：卷内文件所属