基础会计课件 项目六 会计资料装订与归档.pptVIP

《基础会计》 CAI教学课件 黄河水利职业技术学院财经系 2014年2月  教学目的 通过本学习情境的学习，了解会计档案在会计活动中的作用，理解会计档案的含义，熟悉会计档案的基本内容，熟练掌握会计档案的归档、保管、调阅、保管期限、销毁的管理规定。 教学重点与难点 应知：会计档案的概念和内容 会计档案的归档、保管、调 阅、保管期限、销毁的管理规定 应会：会计档案的整理、归档程序 会计档案销毁程序 任务一：会计档案概述 任务二：会计档案的保管 任务三：会计档案的查阅、复制和销毁 任务一 会计档案概述 一、工作情景 小王大学毕业刚应聘为北京汇丰实业有限公司的一名会计，上班第一天，公司的张总安排小王负责该公司财务部的会计档案管理工作，小王心想，自己对日常的出纳、记账等业务工作还比较熟悉，但是从事会计档案管理工作还真没什么经验。虽然上学时学过会计档案方面的会计知识，可真到实际用的时候才发现很多会计档案管理方面的知识都记不清了，小王为此事很苦恼，你能帮助他解除困惑吗？ 二、任务分析——会计档案的归档 1、各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档要求负责整理立卷或装订。 2、当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。 保管期满之后，原则上应由财务会计部门编制清册，移交本单位的档案管理部门保管；未设立档案管理部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。 3、出纳人员不得兼管会计档案。 4、档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要折封重新整理的，应当会同财务会计部门和原经办人共同折封整理，以分清责任。 5、对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 三、学生讨论 四、做教学 企业在经营活动中形成的合同、协议，以及企业内部的规章制度等是否属于会计档案的内容？ 任务二 会计档案的保管 一、工作情景 第二天小王上班，正赶上年末，一大早公司老会计张某就把大堆的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计专业资料交给他来保管。面对这一大堆零散的会计资料，小王一下子懵了，尽管他对会计档案管理工作有了一定的认识，但不知如何下手才能将工作做好，于是小王请教老会计张某。张某耐心的给小王讲解了如何按照归档要求对会计档案进行整理装订，以及会计档案保管工作的一些相关规定。 （一）会计凭证的整理与装订 1．会计凭证的整理 （1）月末将所有需要归档的会计凭证进行分类整理，如采用专用记账凭证，可分为收、付、转三类，各类按顺序排列； （2）清除凭证内的金属物（如订书针、大头针、曲别针），对超过记账凭证宽度和长度的原始凭证要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； 1．会计凭证的整理 （3）将各类记账凭证按适当厚度分成若干册，每册厚度尽可能保持一致，一般为2—3厘米； （4）采用汇总记账凭证账务处理程序的单位按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数，并将汇总记账凭证附于各册记账凭证之前。 2．会计凭证的装订 （1）可以采用“两孔引线法”或“三针引线法”装订。在次仅介绍“三针引线法”装订方法：用“三针引线法”装订时应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，穿入装订线并打上结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便事后查阅； 2．会计凭证的装订 （2）每册凭证外面要加具封面，封面规格略大于所附记账凭证，会计凭证封面应写明单位名称，凭证种类、日期、册数编号（如本月共几册、本册是第几册）、起止号码、凭证张数等，并由会计主管人员和装订人员签章； （3）对于数量过多的原始凭证，如领料单和收料单等，可以单独装订保管，但应在封面上注明记账凭证的日期、种类、编号，并在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号及张数，以备事后查阅。 （二）会计账簿的整理与装订  1．装订前要按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续； 2．对活页式账簿要取出其空白页，然后在剩余账页的左或右上角编上页码，撤账夹，用质好的牛皮纸做账簿封面封底，用脱脂线绳装订成册。但订本账中的空白页不能拆去，以保持账簿本身的完整性；　 3．三栏式活页账、多栏式活页账和数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起； 4．将账簿启用和经管人员一览表、账户目录中内容填写完整； （二）会计账簿的整理与装订 5．装订。按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页码或记录日