实用的行政人事基础管理制度管理性文件控制程序.docxVIP

集团公司程序文件 QG/ZT0102 —1997 管理性文件控制程序 1997-05-25 发布 1997-06-01 集团公司 发布 实施 集团公司管理性文件控制程序 1目的和适用范围 为了便于对质量体系中管理性文件进行控制 ，确保体系良好的运行；使各单 位使用的管理性文件都是有效版本，特制定本程序。 本程序适用于集团公司质量体系运行中受控的各种管理性文件。 2相公文件 QG/ZT0103-1997《管理性文件编写规定》 QG/ZT0102-1997《管理性文件编号规定》 3目标与原则 通过实施本程序，使体系更加完善，保证文件处于受控，使公司管理规范化、 制度化。 文件控制的原则：有效，运用。 4职责 4.1企管办负责对管理性文件统一归口管理；包括对文件对文件的登记、编号、 发放、回收、存档。 4.2办公室负责协助企管办对文件的发放。 4.3各公司，各部门负责设立专门的资料员对文件的管理。 5管理内容 5.1文件的编写与审批 5.1.1质量手册与程序文件由管理者代表组织编写；质量手册经管理者代表审 核，由总裁批准。程序文件由各职能部门负责人会审，由总裁批准。 5.1.2管理性其它文件由企管办组织编写，文件编写参照《管理标准编写规定》 部门级工作文件由各部门负责人批准； 公司级管理性文件由企管办审核，由总裁 批准。 5.2文件的发放 5.2.2文件的发放前，由资料员根据集团公司特点制订“文件发放 ＜领用〉规定 表”，具体规定发放部门、人员和数量，经部门负责人审批后，资料员严格按“发 放规定”发放文件。 5.2.3文件发放时应在文件的在每页上加盖发放编号、是否受控印章；资料员将 发放的文件登记在“发放登记表”上，使用部门经手人签字。每件文件都应有不 同的规定号，以便于追溯。 5.2.4在下列三种情况之一时，文件使用单位（使用人）需填写“文件领用申请 表”（表号：ZT质管11）,经文件管理部门负责人审批后，资料员可按 5.2.3条 规定发放。使用单位（人）不得随意借用他人文件复印。 在“发放规定”中没有要求发放的； 发放的数量多于“发放规定”要标的； 领取后遗失的。 5.2.5当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到文件管理部门办理更换手 续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发仍沿用原文件的分发号，资料员 并此破损文件销毁。 5.3文件的回收 5.3.1在上列情况之一时原文件应收回： 原文件现已修订更加； 生产性文件再次发行； 使用单位合并撤消或使用人调离。 5.3.2资料员对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作 废”印章，按5.5条规定及时销毁。 5.3.3回收的文件由资料员验收，并在“发放登记表”（表号：ZT质管12）上签 字，写明回收日期。 5.4文件的更改和挽版 5.4.1程序文件的更改时要由提出人或提出部门负责人填写“体系文件更改通 知”注明更改原因和更改情况；并在需更改的条文右边写上更改标记。更改标记 用加圆的小写英文字母表示，（例如：@）经相关部门负责人审核，由总裁批准。 5.4.2当程序文件的同一条文更改多次或多次更改后阅读理解困难， 可采用换贞 更改，换贞后该贞修订码序号要递增，例如：“00”填至“01”。 5.4.3质量手册一般采用换贞更改方法。 5.4.4管理性文件更改按5.4.1条执行。 5.4.5当质量体系文件更改后，使文件结构发生变化或集团经营环境、产品结构、 管理体制发生较大变化时，相应的文件应予以挽版，挽版后版本号要按英文字母 顺序递增，例如：“A”版改办“ B版。 5.5文件的销毁 5.5.1文件销毁的对象与条件 凡符合5.4.1条a、b两条规定的文件； 经活理和鉴定，确届无法使用及无保管价值的文件； 已超过保管期限的文件。 5.5.2文件的销毁程序 （表号：ZT质管13）, （表号：ZT质管13）, 5.5.2.2资料员凭签字手续齐全的销毁活单负责执行销毁，销毁时应由部门负责 人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的资料员和监销员应在“销 毁活单”上签字，并注明销毁日期。 5.5.2.3被销毁的文件应及时在接收登记册上注销。 5.6管理性文件的编号按 QG/ZT0102-1997《管理标准编号规定》执行。 5.7文件的管理 5.7.1文件经拟制审核批准后，原版文件交由资料员填写“归档登记表”进行归 档。 5.7.2需临时借阅文件的人员须经文件管理部门负责人批准方可借阅， 对原版文 件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 5.7.3资料员应经常对文件的有效性进行检查，对有问题的文件及时处理。 5.8外部文件的控制 5.8.1对外来文件需直接采用的须经文件管理部门负责人审批后，房客应用。 5.8.2对发放到成员企业的文件须经负责人审批后，才能发放，并予以按 5.2.3