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现场档案资料管理 二 O 一五年八月 潘 莉 一、工程文件资料、竣工档案的重要性 ? 1 、从我们自身的工作角度：我们都遇到过 的问题，想用资料的时候找不到，或者不 方便找。 ? 2 、从项目的角度：机组建成后，虽然不搞 达标投产，但必须经环保验收、安全评价、 水土保持评估等。。。机组运行期要保证 运行的安全、要经过大修、小修等，都需 要建设期的资料。 二、业主方在工程资料管理的重要性 ? 电厂是投资方的资产，要对资产的保值、增值负责，业主 方不强调管理、不重视管理，施工单位更不会重视，这些 在我们的项目上都是普遍存在的问题： ? 1 、施工单位可能不是电力系统的专业队伍 ? 2 、施工分包、转包 ? 3 、施工单位的管理投入，在人、机、料、法、环各环节 的控制和投入力度不足。 ? 总之，施工单位不会做或不愿意做。 ? 设计院、监理单位同样存在上述问题。 ? 因此，业主方就更要重视管理，仅是资料管理，涉及项目 建设全过程的技术、质量、安全、进度、成本管理等各方 面。工程文件资料不是资料员整理出来的，而是专业人员 管理出来的。 ? 基于此，业主方工程资料管理需要重点解 决的几个问题： ? 1 、业主方集中统一管理，明确标准和管理 要求，重视过程资料的收集、整理，规避 项目实施的风险； ? 2 、业主方工程资料管理的职责两个方面， 一是自身资料的管理（项目前期的重要批 文、项目依据性文件、招标、合同、设计 文件、设备资料等），另一方面是监督管 理各参建单位的资料管理情况，如监理、 施工单位、调试单位等。 三、档案的形成过程 业务过程 文件资料 档案 收集 整理 ? 行政文书类 ? 建设期资料 ? 运营期资料 ? 档案保管期限： ? 永久、长期（等于该工程的寿命）、短期 （ 20 年以下） ? 从保管期限，请大家重视档案的管理过程。 四、文件资料形成过程的收集、整理 ? 1 、发文： ? 通知、传真、会议纪要（项目公司内部管理）、 工程会议纪要、对外行文（特例） ? 流程：编制 — 审核 — 签发 — 下发 — 归档 ? 重点：资料员统一管理； ? 规范标准格式、模板； ? 明确审核、签发权限； ? 签发人除审批文件内容外，同时应注意明示 文件下发范围； ? 按文件类别分类建帐、存档。 ? 2 、收文： ? 流程：接收 — 登记 — 下发 — 办理（传 阅） — 归档 ? 重点：资料员统一管理； ? 收文要及时登记； ? 3 、图纸会审纪要： ? 监理整理 ? 4 份原件（存档 1 份、监理、施工单位、设 计单位各下发 1 份） ? 4 、设计变更： ? （施工单位） -- 业主 — 设计单位 — 设计变更 ? 设计院提供至少 1 份原件，存档，其它单位复印分 发。 ? 设计变更的发放范围、份数与图纸一致。 ? 重点： ? 项目人员无论谁先接到的设计变更，一律经资料 员统一登记后下发，才能作为有效文件，可以通 过工程会议经要明确给各参建单位及相关人员 （其它各类项目文件类同）。 ? 资料员按专业登记《设计变更台帐》。 ? 5 、设计文件： ? 核对合同要求提供的图纸份数 — 接收 — 登记 — 留存 3 套 (2 套存档、 1 套供内部专业人员查阅 ) — 分发 — 图纸升版管理 ? 重点： ? 1 ）到图份数：资料员应清楚设计分包合同明确的“设计 院提供图纸的份数”。 ? 2 ）分发范围及分发份数：请控制经理确定各专业图纸的 分发范围，重点是施工单位的分发范围和分发份数。 ? 3 ）资料员按要求分发，做好分发记录；具体格式供参考。 ? 4 ）图纸升版：在分发升版图纸的同时应将失效图纸从各 发放和使用场合撤出，以防止误用。撤出的失效图纸应放 置在有明显标识的专用柜中，定期处置（包括集中销毁）。 ? 5 ）各部门或个人由于种种原因直接接收了工程图纸时， 应及时交资料员，不应擅自处理。 ? 6 、设备开箱资料： ? 设备开箱验收 ( 业主、监理、施工单位、设 备厂（必要时） ) — 收集设备开箱验收单、 设备资料 — 交资料员（存档 2 份） -- 分发施 工单位 ? 重点： ? 设备出厂合格证、商检证明一般不分发； ? 设备安装说明书、图纸原件留存 2 份，其它 分发，份数不足，复制复印件分发。 ? 《台帐模板》 ? 7 、工程联系单： ? 可能构成合同索赔的重要内容，从项目