会议中的商务礼仪管理运筹学.pdf

《管理沟通》 会议中的商务礼仪 一、 如何穿着得体 西方社会讲究穿着的礼节，尽管平时不修边幅，一旦工作需要或赴正式场合， 莫不力求穿着得体。 办公服 （business suit ），这是在业务上接见宾客或是在开会等等的场合所穿 着的，为西方社会正式之办公服饰。您在穿着正式的办公服时，需要注意的穿着 重点有： 外套：普通西装外套 （jacket ）以保守为原则。 长裤：一般的西裤，剪裁较保守。 衬衫：普通衬衫，颜色、款式较保守。 领结 （领带）：一般领带，款式较倾向保守。 二、 接待礼节 人际关系是公司的一大资产，与客户会晤时所留下的第一印象，往往影响到 日后两者之间的关系，在接待客户时，需要注意以下接待礼仪： 1. 介绍二者认识的顺序，会有两种情况： （1） 介绍两位同性认识：介绍较年轻、地位较低者给较年长、位尊者。 （2 ） 介绍两位异性认识：西洋社会中通常先将男士介绍给女士认识。 2. 待客之道 （1） 确定办公室有足够的座位能够容纳访客。若等到访客到了办公室，再 手忙脚乱的找椅子，则有损公司专业的形象。 （2 ） 勿让访客等候。若您暂时无法分身，可请秘书代为接待。 （3 ） 如果访客进办公室时，您正在接电话，应立即起身致意，并且以手势 示意，请来客坐下。 （4 ） 尽量亲自到接待室迎接客户，再一起走到办公室。 1 3. 以下何者属正确的待客之道？ （1） 将访客的外套摆在椅背上面。 （2 ） 把禁烟的标志，放在明显看得到的地方。 （3 ） 用纸杯提供茶水给客户。 （4 ） 结束会谈后，应该起身握手道别，再让客户自行离开。 （5 ） 访客的外套应该挂好，不要摆在椅背上面。 （6 ） 如果访客有抽烟的习惯，应该准备烟灰缸。如果不愿有人在您办公室 吸烟，则应把禁烟的标志，放在比较明显看得到的地方。 （7 ） 您自己在吸烟前应先征得访客的同意。 （8 ） 提供给访客的茶水应使用瓷杯，不宜使用纸杯 或是塑料杯。 （9 ） 在会谈进行时，尽量避免谈话中断。 （10） 结束会谈后，应该起身握手道别，亲自或请秘书送访客到大门。 三、 会议技术 开会对上班族而言，已成为一项例行公事，因为它是上下沟通意见的最佳方 式。但如何使会议有效的进行，而不再是梦魇一场？以提供您一些开会的原则。 1. 会议通知事项 开会之前，最好要有会议通知，以通知要来开会的人，而在会议通知里面， 应该注意到下列的重要事项： （1） 写明开会主题，让与会者能预先针对内容做好 准备工作。 （2 ） 载明开会的时间、地点。 （3 ） 使用备忘录、电话、或信件通知与会者。 2. 开会前的准备事项 开会的时候，需要准备一些基本的硬设备： （1） 麦克风、投影机、屏幕之准备。 （2 ） 重要数据影本、Memo 纸、笔。 2 3. 会议座位安排及茶水供应 （1） 主席两旁的座位安排给公司高级主管。座位越往后者，阶级越低。 （2 ） 通常由秘书负责咖啡、茶等饮料的安排。 （3 ） 超过午餐时间，会议仍未结束时，必须准备餐盒或点心。 4. 会议中使用录音机记录 （1） 通常可以利用录音机，一来可详记所有会中发言，二来亦可让与会者 谨慎说话对答。 （2 ） 同时请秘书记录重点。 5. 为保证会议效率需注意 （1） 主席应控制讨论时间，准时开会、散会。 （2 ） 不邀请对讨论事项无建设性意见者开会。 （3 ） 齐全而扼要的资料。 （4 ） 结束前检讨出确切结论，并让与会者在48 小时 内收到会议记录。 6. 急事通知与会者 除非万不得已，一般来说，是不希望中断任何的会议进行，如果有急事通知 某位与会者，请注意下列事项： （1） 确定有必要通知