行政部工作执行专项方案统一标准化.docVIP

行政部工作标准化实施方案 总体目标 （一）目标：依据现在行政工作缺点和不足，结合企业现在情况，制订出属于自己部门标准化。 （二）最终目标：以后任何工作人员，见到标准化工作步骤就能够依据自己岗位，一目了然明白自己工作内容。 （三）展开工作前提： 加强每位人员整体职业化形象 明确每位人员岗位职责 工作内容标准化 （四）人员配置： 行政主管：任晓林 行政专员：吕慧芳，孙晓晓 前台接待：李冰，石晓晶 （五）人性化要求（前提）： 把握标准性和灵活性平衡。任何事务工作不许可任何人以任何借口拖延贻误。 具体实施计划（标准化） （注：此部分步骤将行政部工作分为三部分，分别为：前台工作；行政部日常管理；人力资源部工作） 前台工作步骤 时间 序号 事件 标准 相关文档 承接人员 天天早上 1 卫生 1、收拾前台卫生，保持前台洁净、整齐 天天中午 2 值班 1、天天中午一人留守值班 天天 3 用户接待 详见用户接待步骤内容 督察相关责任人员统计用户来访信息 若是新用户监督设计师填写《用户来访信息表》，老用户注意填写天天用户流量登记《用户记录表》 《用户来访信息表》 《用户记录表》 天天 4 职员外出登记 职员外出必需填写 行政-前台人员注意查看外出记录表 将相关用户量房信息提供给总经办人员，打设计师量房信息回访 《职员外出记录表》 《设计师量房记录表》 天天 5 广播 天天上班进行广播，工作期间不定时广播 天天下班温馨提醒 职员生日当日给问候祝福 用户签单 广播形式找设计师/设计部经理 《职员生日统计表》 步骤说明—“前台接待” 1. 天天前台2个人，负责前台接待。 a．具体接待工作步骤，详见用户接待步骤明细。（前台接待步骤-用户接待步骤）。 b．注意填写《用户来访信息表》，方便以后工作。 2. 任何职员不管职位大小均需要填写《职员外出记录表》。行政-前台人员监督职员外出信息登记。 任何外出情况均需要填写外出记录表。 若是设计师外出量房，行政-前台人员将用户量房信息（小区名称、用户电话）汇总提供给客服部，督促客服部回访信息，同时行政主管注意检验回访满意程度，将定时上报总经理。 若是看主材信息，归来填写学习结果。 若是去施工工地，在备注中可说明：施工进程，用户满意度，工地问题。。。 3. 广播。 A．调动企业工作气氛。 a．可依据实际情况，天天上下班广播。 b．早晨大约11点左右，下午大约4点左右，可依据实际情况调整企业工作气氛（能够放1-2首流行音乐）。应能表现出企业年轻活力，文化，服务。。。 c．统计职员生日，给全企业问候。 d．可定时以专题广播形式，调整企业工作气氛。 B．合理人员分配（试运行） a．以广播形式为用户服务，可依据实际情况，假如签单感谢用户对企业信任。 b．前台接待用户完成以广播形式，广播设计师/设计部经理，到洽谈室。 （比如：设计部××请到第×洽谈室，有用户等候； 设计部经理请到第×洽谈室，用户等候咨询） 行政日常管理工作步骤 时间 序号 事件 标准 相关文档 承接人员 每七天二 1 会议纪要 每七天二早晨10点中层会 行政主管负责统计会议纪要。 总经理审核会议纪要内容后，将会议纪要以电子版形式下发给各个部门经理。 天天 2 协议 1、行政专员到财务室领取协议资料； 2、每位设计师从行政人员手中领取协议档案一份时需做具体登记统计。 3、每签一份协议需统计一次用户协议信息，定时问询此用户施工进展。 《附件四：协议领用记录表》《附件五：已签协议用户统计表》 天天 3 值班 行政值班人员每早8:30-8：40左右开门 下班前检验办公环境中水电设施 天天下班先将后门锁上 下班后需向加班人员交接：前门及办公室状态 《附件六：值班信息表》 4 投标资质 提前准备出投标资质文件 领取资质签需填写领取表 资质设计内容：企业荣誉证书（2页）、税务登记证（正/副）、承包工程资质、企业法人营业执照、组织机构代码证、设计资质。（累计8页） 《附件七：资质领取记录表》 4 物品采购 办公物品采购 财务报销 《附件八：物品采购申请单》报销凭证 5 固定资产统计 统计企业固定资产 统计物品入库情况 《附件九：固定资产统计表》 《物品入库单》 6 物品领用 领用物品必签物品领用登记 以旧换新 《附件十：物品领用记录表》 天天 7 考勤 天天登记考勤信息 注意查看请假公休等统计表 工作期间不定时检验职员出勤情况 对违反考勤要求者给予处罚 《附件十一：考勤表》《附件十二：请假单》《处罚单》《处罚通