《商务会议的筹备工作》.docxVIP

商务会议的筹备工作 为确保会议的圆满完成，达到预期目的，做好会议的筹备工作是十分必要的。 对丁秘书的工作而言，会议的筹备工作主要包括：拟定会议计划，拟定会议的议 程、日程、程序，制发会议通知，布置会场及拟定会议的应急方案几个方面。 ,拟定会议计划 秘书在拟定会议计划时要确定会议名称，议题，时间，地点等基本要素，成 立会务工作小组并制定会议预算。 会议的名称一般根据议题或主题来确定并能概括显示会议的时间，届次，范 围，规模及主办单位。如“天地公司 2005年全体员工总结大会”会议的议题根 据会议的目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 会议的最佳时间要考虑主要领导是否出席而定，主要包括会议实际进行时间 和会议过程中的休息时间。会议地点选择的重点是会场大小适中， 地点适中，环 境适合，交通方便，会场的附届设施齐全。 制定会议预算。秘书在制定会议预算时要科学合理，并上报上司审批。下面 是天地公司将要召开为期两天的股东大会，秘书处所做的会议经费预算： 项目 单价 总价 场地租用费 华隆大厦一楼会议室5000元每 天 10000元 摄像设备租用费 摄像机2台，2000元/台/天 4000 元 交通费用 租旅行车2辆，500元/辆/天 2000 元 会议用品费 资料印制费，每份5元乘200份 1000 元 餐饮住宿费 每人每天500元，6人乘2天乘 500 6000 元 总计 22000