集团会议及培训费报销管理规定.docx

集团会议及培训费报销管理规定 第一章 总则 第一条 为进一步规范会议及培训费报销，提高会议及培训效果，降低公司成本，结合公司的实际情况，特制定本规定。 第二条 会议、培训若需列支费用，应本着节约原则，合理控制开支。 第三条 本规定适用于集团、集团控制的企业、以及分支机构发生的会议培训费用。集团控制的企业、以及分支机构应根据实际情况在本规定范围内拟定自身的会议培训管理细则，并报备集团。 第二章 内部会议培训费报销规定 第四条 内部会议培训费指公司为举办内部会议或培训所发生的费用，包括会务费、场地费、餐费、车辆租赁费、住宿费、差旅费、公杂费、外聘讲师费等。 第五条 原则上内部培训及会议选择在公司职场内进行，并且不占用工作时间，如为跨地域会议培训尽量选择视频方式进行。 第六条 下列情形之一可召开现场会议或培训： 类别 类型 发起单位 签批授权 会议 半年会议 分公司 总公司主体负责人及财务负责人 年度会议 分公司 总公司主体负责人及财务负责人 部门会议 总公司各部门 分管执委 临时会议 总公司相关部门 办公厅发文 培训 新人培训 集团培训部 办公厅发文 管培生培训 集团培训部 办公厅发文 部门专项培训或其他培训 相关部门 办公厅发文 第七条 现场会议或培训必须成立会/班务组，统一安排参会人员住宿及餐饮，除讲师和符合差旅管理办法住单间的人员外，其他参会/参训人员必须安排双人住宿，如未按此要求执行，超出费用自理。 另，无特殊原因，讲师需跟培训安排在同一地点住宿；有特殊情况的，讲师可按差旅标准自行安排住宿。 第八条 申请召开现场会议或培训的签报应至少包含以下内容： （一）召开会议或培训的目的、对象、人数、地点、会议议程（培训课程安排）等。 （二）召开会议或培训的各项费用预算明细，如会务费预算、餐费预算、车辆租赁预算、住宿费、外聘讲师费等，格式按附件1《会议及培训预算单》填写。 （三）明确各项费用报销方式。费用报销方式主要分为集中报销与自行报销，集中报销指由会务组统一报销；自行报销指由参会（训）人使用自己的预算自行报销。 第九条 现场会议或培训涉及的费用标准按如下要求执行： （一）住宿选择公司协议酒店，需使用会议或培训的协议价格，非散住价格。如会议或培训地点无协议酒店，需提前进行招标采购，并建立长期合作关系。 （二）餐费上限标准为100元/天/人，会议或培训安排就餐的，报销差旅费时不再报销出差餐补； （三）茶歇上限标准为10元/天/人； （四）超过3天（含）以上的封闭式会议或培训可采购备用药品，上限标准为300元/次，未使用的药品需专人XXX管，以备下次会议或培训使用。 （五）会议/培训使用的办公用品、需印刷的会议或培训资料、课件、桌牌、胸牌等原则上优先使用分公司合作供应商，会议/培训结束后剩余物品交接给会议/培训所在地总分公司办公室；培训部组织的集中培训，由培训部安排专人管理，并办理物品交接手续。 （六）按照培训班的奖励机制，每个培训班可以购买书籍、文具或印发奖状证书等作为奖品，以实际需要为准，按办公用品类进行采购和管理。 （七）会议或培训期间采购的物品，能够重复使用的，应XXX存好以备下次使用。 （八）能够使用电子版的培训课件或会议资料，应采用电子形式，尽量避免打印资料的浪费。 第十条 会议或培训地点常驻员工不得产生住宿费用（全封闭式除外）；原则上市内交通费为公共交通费用。 第十一条 不得利用会议或培训的机会占用工作时间或公司资金私自组织旅游等与会议或培训无关的活动。 第十二条 内部会议和培训费报销注意事项按如下内容执行： （一）会议/培训通知应尽量详细，明确住宿费、餐费是集中报销还是员工自行报销。 （二）会议/培训完成后应拍照合影，并将电子照片打印作为报销附件。 （三）异地员工参加会议/培训产生的差旅费交通费按公司差旅标准报销，其他需由会务组集中报销的费用要求一次性报销完毕，不得分次报销。 （四） 会务费、场地费、餐费、车辆租赁费、外聘讲师费等原则上直接支付到外部合作单位账户；特殊情况下外聘讲师费可支付给讲师本人；其他费用如由员工垫付可支付给员工本人，但需提供刷卡POS单或垫付证明。 第十三条 内部会议和培训费报销附件按如下内容执行： （一）签批齐全的报销单。 （二）合规发票、POS单、住宿费提供清单，餐费提供菜单，采购物品需提供采购清单。(会议和培训费须取得增值税专票) （三）同意召开会议/培训的签报或发文（含预算单）。 （四）会议/培训议程及通知。 （五）会议/培训签到表（格式见附件二）。 （六）会议/培训合影。 （七）单次培训费用超2万元需提供培训效果分析报告。 第三章 外部会议培训费报销规定 第十四条 外部会议培训主要指政府监管部门或其他机构书面通知要求我司参加的会议/培训。 政府监管单位主要包