中建八局ERP物资的流程操作步骤.docxVIP

3-1 ERP 系统物资业务流程操作 1 采购需求计划（采购申请） △登陆→项目需求计划→申请→“采购申请”录入界面 ▲ 需求计划录入操作 1、头信息。说明→ 审批组 ：一人兼两个以上项目岗位的，要选 对项目 2、行信息。类型：货物→物料→数量→价格→日期 3、分配→项目 →保存—编号→关闭 4、单击“行”，自行信息“类型”开始重复 2 至 3 的步骤，以编制第二行计划 5、审批→附注→确定 注意： 1、说明：如输入“钢材需求计划” ，以备遗忘编号时便于查找申 请单。 2、价格：务必填 0！ 3、日期：做计划当天的实际日期之后的某一天。 4、物料查找—— % ①输入法要用英文方式 ②模糊查找，统配符； ③输入 %后打开的第二个对话框中， 可输入两个 %，中间夹汉字（具 体品种中的部分字眼），以快速查找物料。如“ %红砖 %”。 5、一份计划中，同一品种规格的物料，其它信息相同时，不要 做成两行，除非时间不同，否则会出错！ ▲ 首选项操作步骤 1、进入“采购申请”录入界面 2、工具→首选项 3、需要日期→项目信息→项目—确定→关闭注意： 1、进入申请编制界面，未做任何操作前使用首选项！ 2、只选择日期、项目，不选别的！项目信息中，只选项目，不 要动其它的。 首选项 UPK，见“单据快捷输入”→材料计划要配 ▲查找申请单步骤 申请汇总→输入“ %+单据号后 3 位” →查找△带“汇总”的功能项，均为可实施查询的。 ▲ 查询单据状态步骤 查找→选择行→工具→历史活动记录 2 采购合同管理 （一揽子采购协议 =采购合同，采购订单之一） △登陆→项目采购合同管理→采购订单→“一揽子采购协议 / 采购合同 / 采购订单”录入界面。 ▲ 采购合同 / 一揽子采购协议操作步骤 1、头信息。供应商→说明→ “全局 ”前打钩 →审批组 2、行信息。类型：货物→物料→价格 3、协议 / 条款 4、保存—编号 5、单击按钮“行”，自行信息 “类型”开始重复 2 至 4 的步骤，以编制第二行物料 6、附件 7、审批→附注→确定 注意： 1、供应商：注意右边的 地点，确保为“材料供应” ！否则会导致财务费用类型错误。 2、说明：如输入“钢材合同” ，以便与供货计划区分；或输入项目名称 +系统外实际合同的合同编号。 3、不选全局，会导致后面的流程中无法引用。 4、物料编码要与需求计划的一致。 5、协议 / 条款 / 附件：非必须项。 ①协议，限定数量、合同金额，慎用；条款，限定有效期。非必 要时，此两项建议不用。 ②附件，用来附加系统外的合同文本、有关情况说明等资料。 ▲ 采购合同加附件的步骤 针对整份合同加附件： 1、光标点在合同录入页面的头信息处→点附件图标→是→类别： 至审批人→来源：文件 → 2、GFM加载页→浏览→选择要添加的文件→提交→关闭 GFM 加载页 3、是否加载成功：是针对某一行加附件： 1、光标点在合同录入页面某一行处→ 2、（以下步骤同上）。 ▲查询采购合同状态 查询→历史活动记录 §3 供货计划 （标准采购订单 / 供货计划，采购订单之一） △登陆→项目供货计划→自动创建→ “标准采购订单” 录入界面 ▲ 有计划有合同的供货计划操作步骤 1、申请单号 →查找 2、选择行→“自动” 3、全局协议： 合同号 →创建 4、说明→审批组→确定→编号 5、审批→附注→确定△说明：如“钢材供货计划” ，以便与采购合同区分。△一份采购申请的一行，只能引用一次！ 由于一份采购申请的一行， 做供货计划时只能引用一次。 当一个 合同对应多次进货即需要做多次供货计划时， 采购申请里同一规格的材料也要有不同日期的多行， 与多个供货计划中的相应规格对应。 故采购申请要细，要能满足不同验收批次需要。 ▲ 有计划无合同的供货计划操作步骤 1、申请单号 →查找 2、选择行→“自动” 3、创建→编号 4、价格 5、说明（同上）→审批组 6、供应商：注意地点！ 7、审批→附注→确定注意： 1、在输入价格前，若供货计划的数量需要改动，则提交审批前， “发运”中的数量也要改动。数量无需改动的，按上述流程执行。 2、供应商：业主供料的，选供应商时选用业主全称。 ▲ 供货计划状态查询 / 供货计划检查步骤 △查找供货计划单据→打开 1、发运→状态 “已开单”，指财务已进行三单匹配的数量； “已取消”，指已退货的数量。 2、参考文档：合同号（即采购订单号）。 3、发运→分配→其它：计划号（即申请号） 4、行信息里，价格为灰，说明引用了合同。 §4 接收 △登陆→项目材料接收管理→接收→材料“接收”录入界面 或在供货计划录入界面下，用功能切换按钮直接切换到“接收”录入界面。 ▲ 接收操作步骤 1、采购订单（指供货计划）：输入编号→查找→关闭题头 （小 bug） 2、选择