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工作中的电话礼仪 可能有这样的经历：夜深人静，人们都已进入了梦 乡。突然电话铃声响起， 其实根本不是什么急单，什么急单？赶紧问。来电者 说他有急事。拿起话筒一听， 就是问你明天能不能和他一起吃饭，真让人哭笑不 得。这样的电话不仅让人烦， 而且也损害了打电话者的形象。 还在很大程度上体现通话者个人的修养和素电话不仅 仅是一个传递信息的工具， 的制造者那样打电话。那么，作为一个秘 ”午夜凶铃 质。我们当然不应该像上述 书工作者应该怎样打电话呢？ 一、拨打电话时须注意的问题 第_,择时通话。 通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只 以自己的情况为判断标准， 选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对 象重视、尊重不够的表现。 设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基 本原则。 比就是人家不会厌烦的时间。换句话来讲，拨打电话 要选择通话效率高的时间， 之后，点10晚上严格地讲，除非万不得已。如休息 时间尽量不要给他人打电话， 要先说一万一有急事打电话，没有什么特别的急事不 要打电话。点之前，7早上 句别否则的话对方很可能会厌烦。再者，就餐时 ”抱 歉，事关紧急，打搅了 ！ 打电话。现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的 吃饭时间，如遇电话，岂不 影响食欲？另外，倘若不是重大事情，节假日不要打 电话。在现代社会里，尽量 打扰他人的节假日休息应该成为常识。如果是拨打国 际长途电话，尤其是美不 国、欧洲这样距离较远的国家，还要考虑到时差的问 题。当然，秘书在工作中遇 况，可随时与有关部门和人员电话联络，但是也要 注点把握分寸。到紧急情 私人电话是一般来讲，还要注点空间的选择。拨打电 话除了要注点时间的选择， 量在家里打的，公务电话是在办公室打的，在工作场 企，拨打私人电话应该尽 除非工作之在公众场所拨打电话实际上是制造噪音污 染，此外，用自己的手机。 有教养的人一般是不在公众场所拨打电话的，需， 秘 书人员更应该注点这一问题， 切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝， 令他人厌烦。 第二，简短通话。 说清楚为止。有多少事就说多长时间，电话打多长好 呢？在日常生活中拨打电话， 分钟原“3旦是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜 长，要遵守电话礼仪中的 ”分钟“扮钟之内。当然，这里的3,即每次通话的 时间应该有效地控制在”则 拨分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。 3并非是绝对的只能通话 喂，你猜我是谁啊？你听不 打电话不是为了排遣寂 寞，不可拿着话筒捉迷藏： 好不容”出来啊！你慢慢再猜吧！不对！你再猜！不 对！我是谁你都不知道啊？ 任何一个有教养的人都是讲求办事效率的”你猜我在干 什么？又问：易猜对了， 命，人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时 间就是效益，时间就是生 浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一 定要有时间观念。 第三，通话内容精练有序。 秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成 重要电话列提纲的习惯。 接通后要先第一个打不通就拨第二个。要知道通话对 方有几个电话号码，首先， 做自我介绍。其次，要列出通话的事项，先讲重要的 事情，后讲次要的事情。 第四，礼貌挂机。 结束通话后要礼貌地挂机。其标准化的做要了解怎样暗 示对方终止通话。首先， 参加陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一 法就是重复要点，比如： 点到8我应该让司机于下周一早晨如果没有记错的 话，我们单位的专家论证会。 或者忘记以免对方记错了，这就是重复要点的方法， 接您过来。您家楼下，了， 同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。 这不少秘书人员以为通话完毕应该由对方挂断电话， 要熟知挂机的顺序。其次， 打虽然是出于礼貌，但实际上却行不通。倘若中国人 民大学与北京大学都规定 那双方通话时将出现何种状态？那只能是双方都永远 不挂机电话由对方先挂机， 了。实际上，从礼仪角度来说，通话完毕应该由地位高 者先挂断电话。对秘书人 来说，应该由上级先挂，客人先挂。如遇特殊情况， 即通话双方地位一样，员 都是秘书，性别相同，年龄相仿，此时一般就是谁先 拨打谁先挂断。 二、接听电话时须注意的问题 声。3第一，铃响不过 分钟3通话 拨打电话要注点原则，”声3铃响不过 原 则，而接听电话则要遵循” 彳亍为。及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好 通话而不接是严重的失礼 如果铃声刚一响就训练有素的秘书人员应该在电话铃 声响两三声后再接，当然， 声以上才接，6倘若电话铃声响到很可能电话会掉 线。接，先接电话的人应该首 ”抱歉！让您久等了。 向对方致歉： 第二，要安排合理而有序的表达。 不要随便让别人尤其是有约在先的电话，要尽量亲自 接听电话，作为秘书人员， 代接电话。而且，对于秘书人员，更多的是要代领导 接听电话。如果领导不在 来电为何然后才能