技术档案管理办法（精选）.docxVIP

中 国 信 达 资 产 管 理 公 司 CHINA CINDA ASSET MANAGEMENT CORPORATION  编号： 0000-05018-30 技术档案管理办法 生效日期 二○○六年六月六日 编号： 0000-05018-30版号： 编号： 0000-05018-30 版号： A 页码：第 PAGE 1 页 共 4 页 技术档案管理办法 目的 建立技术档案库，完善文档管理机制，规范文档的使用，保证技术文档的完整、安全、真实。 适用范围 适用于公司各部室，办事处信息化建设过程中产生的技术档案的管理。 术语和定义 技术档案：指项目开发（实施）活动中形成的，作为参考依据和原始记录保存的文字材料、程序代码、计算数据、图像图表、计算机软件等技术文件材料。包括项目管理文档、项目软件工程文档、项目环境文档、项目产品文档和其他文档。 项目管理文档：指有关项目管理的重要文件，包括可行性研究、立项、 招标、开发、试点、验收、推广、维护等项目过程中产生的申请、批复、论证会材料、协议、合同、预算文件等相关记录。 项目软件工程文档：指项目开发（实施）过程的各阶段按照软件工程要求生成的开发（实施）文档和质量管理文档。包括各种报告、计划、说明书、里程碑阶段性文档、对阶段性工作结果的评审、评价等。 项目环境文档：指应用系统运行及项目进行过程中使用的软件工具、硬 件设备的有关技术资料。包括操作系统、数据库、中间件及相关说明书、技术手册等。 项目产品文档：指项目完成后产生的软件产品源代码及相关技术资料、产品使用指南等。包括操作手册、技术手册等。 其他文档：指其他需要保存的文档。 重要档案：指与项目招标、软硬件采购等相关的项目管理文档，包括招、 投标书、预算文件、协议、合同等商务性文件。 普通档案：指重要档案之外的所有档案。 职责 信息科技部信息化项目组：负责严格遵照有关管理规定和规范的要求编制、修改项目文档；按要求及时整理、提交项目文档，并协助技术档案管理岗对文档进行审查、分类。 信息科技部技术档案管理岗：负责技术档案的审查、整理、分类、归档， 并负责技术档案的日常管理。 办事处系统管理岗：负责办事处系统运行维护记录及自行采购设备的技术资料的收集、整理和保管。 工作程序 技术档案的收集，信息化项目组在项目上线后一月内收集、整理、移交技术档案，填制《技术档案入库文件清单》 ，提交技术档案管理岗。 技术档案整理的原则，应遵循技术档案自然形成规律，保持文档间的内在联系，客观反映项目活动的真实情况。 技术档案的分类立卷，技术档案管理岗负责对技术档案登记入册，标明 内容、日期、保存期限等信息，按项目文档的不同性质分别组卷。卷内 档号的编制参见《档号编制规则》 。电子文档单独组卷。重要档案单独组卷。 电子文档的组卷，按其内容、保管期限等集中整理，制成归档数据集， 拷贝至光盘、磁带等耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管， 一套供查阅使用。存储电子文档的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写档号、名称、保管期限、硬件及软件环境等。电子文档放入档案盒 或档案袋归档保存。电子文档同时存在相应的纸质文件或其它载体形式的文件时，在内容、相关说明和描述上应保持一致。 技术档案的版本管理，技术档案入库后如果发生版本变更，信息化项目组需要在一月内整理、移交技术档案的最新版本，并填制《技术档案入库文件清单》，提交技术档案管理岗。 技术档案管理岗要每半年检查一次技术档案的保管情况，对受损文档要 在一周内修补和复制， 并将检查和修复情况录入 《技术档案定期检查表》。 技术档案的借用，应遵循安全和有效利用的原则，严格限定范围并履行手续，重要档案资料的借用要经信息技术部部门总经理批准，普通档案资料的借阅，按照《技术档案借阅申请表》办理相关手续。文档资料使用后要在《技术档案借阅登记表》约定的借阅期限内及时归还。逾期不还的，由技术档案管理岗继续催还，并不予受理借阅人的下一次借阅申请。外部人员（指合作公司人员）借用技术档案，除办理以上手续外， 还须经信息技术部部门总经理同意，属于重要档案的，还需签订保密协议。 技术档案的保管应根据技术档案的不同性质，分别保管。项目管理文档应于归档后一月内移交总公司档案管理部门统一管理，其余档案在信息技术部设专柜保管。有关档案的移交，参见《档案管理规程》 。 技术档案的保存期限，应根据重要性和使用情况确定。重要档案永久保存，普通档案中属于公司购买的拥有使用权的应用软件及产品、支撑软件等在后续服务到期、厂商不再提供技术支持，或者公司重新购买了替代产品，原有产品不再具有使用价值的情况下，继续保存三年后，经部门总经理同意，交公司有关部门统一销毁。 技术档案的存放，应考虑技术档案及介质的特殊情况，存放处所除根据 《档案管理规程》的有关规定执行，还应做到