公司规定、文件、报告管理规定.docx

公司规定、文件、报告的管理规定 1 目的与范围 为了使公司各项工作都有明确的书面规定，以提高各部门的工作效率和标准化程度，本规定对公司的规定、文件、报告的编制、批准、修改、废除及保管等程序做出统一的、合理的规定，适用于各部门。 2 定义 规定：为了公司经营活动能正常进行，对特定范围内的业务或事务制定的具有约束力的行为规范。 红头文件：应公司上级主管部门要求，公司对某个活动或过程的陈述、总结或意见；发布公司内部重大的决定。 报告(或请示)：公司向上级主管部门对某个活动、过程的告知或反映意见。请示则要求上级作答复。 3 规定的分类 公司的规定分三类，顺序按6．4．3的规定。具体内容如下： 公司规定、文件、报告的规定 组织规定 业务规定 4管理职责 4.1 总经理或副总经理对经其批准的规定、文件、报告的正确性和适应性负责，并负有监督检查部门对规定执行情况的责任； 4.2 管理部长对经其审核的规定、文件、报告的相容性负责； 4.3 总务办对经其审核的规定、文件、报告编号和格式的正确性负责； 4.4 部长对本部门编制的规定、文件、报告的正确性和完整性负责，并负有全面贯彻各项规定使本部门员工熟知其内容并正确理解、持续执行的责任。对其他部门发行的关联文件同样有责任推进在本部门内的宣传、贯彻及执行。 4.5 规定、文件、报告的编写人对其内容的准确性和格式的正确性负责； 4.6 文件保管员对保持规定的有效状态负责。 5 管理内容 5.1 规定、文件、报告的编号办法 5.1.1 公司递送给上级部门的红头文件、报告的编号工作由总务办统一编写，文件头统一用平高公司全称。部门简称为：本部门名称的第一个汉字+字(如销售部用“销字”)。 [ ]号内注明实施的年份，[ ]号后注明编号。 5.1.2 公司内部发布的规定编号由总务办统一编制，分类办法见附件1。 5.2 规定、文件、报告的编制和会签 5.2.1 规定的编制者应明确地表述该规定的目的与适用范围。 5.2.2 规定的编制者应保证其编制的规定有可操作性，对不作规定就可能影响产品质量、降低工作质量和效率的环节必须做出明确规定。在规定的实施过程中，为了控制各个步骤可以制定事务指导书、作业指导书、作业手顺书等。 5.2.3 规定编写的初稿应先由本部门会签，再送交各相关部门(规定中内容涉及到的部门)的负责人及相关领导(主管领导)会签，直接涉及员工切身利益的规定还需征求工会的意见（由管理部长判断），会签单见附件2。会签后，编制或修订部门将最终稿及其电子版(.doc格式)一同交管理部总务办。总务办在两个工作日内向编写部门反馈意见。编写部门对相关部门提出的意见应采纳或给予解释，如达不成一致，由编制部门汇总各部门意见反馈给总经理，由总经理裁决。特殊情况下，总经理无法短时裁决的，可由管理部按总经理指示组织相关单位研讨。对于定期修改规定，在规定三年到期日前无法达成一致时，该规定自动升版。研讨工作由管理部跟踪相关单位继续推进。 5.2.4 规定会签的时限及要求 a 新编规定会签时，各部门会签时间≤七个工作日(手册类规定≤十五个工作日) 公司领导会签时间≤四个工作日(手册类规定≤七个工作日) b 修改(定期／更新)规定会签时，各部门≤四个工作日(手册类规定≤七个工作日) 公司领导≤二个工作日(手册类规定≤四个工作日) c 会签人员出差时，可发电子版进行会签，无异议或编制／修订人将意见修改完毕后，可交由他人进行代签。 5.2.5各部门代表公司向上级主管部门报送的红头文件和报告，经总经理／副总经理批准后，由管理部总务办统一编号并审核格式。 5.3规定、文件和报告的批准 5.3.1 各部门编写的规定应经本部门负责人在会签单上签字。 5.3.2规定、红头文件和报告在发布前必须经总经理／副总经理确认并签字或盖章。 5.4 生效 5.4.1 总经理签发的批准日即为生效日(实施日)，除非另有规定实施日期。 5.4.2 新规定实施后，同位规定中，原规定若有与新规定相悖的内容，以新规定为准作修改。 5.4.3 公司内部管理规定的位次为：公司规定、文件、报告的管理规定一一组织规定一一业务规定一一实施细则、步骤等规定(事务指导书、作业指导书等)。凡是下位规定与上位规定的内容相悖的，下位规定作废服从上位规定。 5.4.4在日常工作中，发现同位规定有矛盾的，由管理部长负责调整。 5.4.5 因法令、上位规定的修改或废除造成规定修改时，由编写部门修改，并填写规定修改履历表，见附件5；经相关部门在会签单上会签后，交到总务办处，经总经理批准后，新规定从实施日起生效。 5.4.6规定不宣布废除，一直有效。 5.5修改 5.5.1 修改时将初版文件表头中的“编制部门”与“编