公司收发邮件管理规程.doc

邮件管理规程 目 录 TOC \o 1-3 \u 1 目的 1 2 角色与职责 1 3 入口准则 1 4 输入 1 5 主要步骤 1 [Step1] 收件人抄送人 1 [Step2] 主题 2 [Step3] 称呼 2 [Step4] 正文 2 [Step5] 落款 3 [Step6] 附件 3 [Step7] 邮件回复 3 [Step8] 邮件关联性 4 6 输出 4 7 出口准则 4 8 引用文档 4 9 使用模板 4 ? 立项评审前 4 ? 立项评审后 5 ? 需求评审前 5 ? 需求评审后 6 ? 进度计划 6 ? 概设评审前 7 ? 概设评审后 7 ? 测试申请 8 ? 测试报告 9 ? 发布说明 10 ? 会议纪要 10 10 错误实例 11 1 目的 工作往来中的电子邮件代表着公司及自身形象，显示着公司及自身的水平和实力，直接影响到客户对公司、同事对自己的评估。所以，我们必须重视日常工作中的电子邮件的写作。一封好的邮件直接影响我们的工作效率，故特发此规程进行规范。 2 角色与职责 角色 职责 3 入口准则 对于通知类的文件需下发给人员进行宣贯； 对于会议后的会议纪要进行发送； 评审前的资料提前发送准备； 与领导的工作汇报； 与客户的信息沟通； 与供应商的交流，方案确定等； 4 输入 规范邮件的内容、附件等 5 主要步骤 [Step1] 收件人抄送人 收件人：需要回复或者是需要执行邮件内容的人。 抄送人：知晓了解邮件中事项相关的人。 一般出部门邮件，必须抄送给部门经理、总监，出公司邮件，必须抄送给分管副总和总裁； 公司内部文件不得抄送给公司外部人员； 邮件只发给该发的人，不要发给不必要人的，节省大家的成本时间。 [Step2] 主题 主题：邮件的概括标题，必须具体且有意义。 主题必须具体有意义，拒绝不便理解的主题，如：请知晓、好消息、恭请查看！等。 原则不超过15个字，简洁明了； 回复邮件修改主题，反应出新内容； [Step3] 称呼 称呼：与收件人相对应的称呼，表示礼貌。 正文需在称呼后另起一行开始； 给个人发邮件时称呼XX先生、XX小姐、XX工程师、XX总等； 当收件人较多时，可称呼各位好、各位同事好、各位领导好； 称呼后最好带上问候语，例如好、你好，对外客户可带一些尊敬一点的开头，例如“好久不见，身体可好”、“祝您顺利”等； [Step4] 正文 正文：邮件的主要内容。 忌长篇大论，尽量简洁明了表达。如果事情复杂，尽量用1、2、3分点分段进行概括说明； 字句段落分明、字体统一； 申请单、报告的、会议纪要等，不能因为有附件不填写正文内容。也不能只填写“请查看附件”； 可借用图片、表格等形式辅助说明； 正文内容逻辑顺序：首段开门见山、内容概括分点总结、结尾附件详细说明； 正文中设计跟踪事宜，需表明责任人和截止时间； [Step5] 落款 落款：表面发邮件的人信息、身份、联系方式等 例如 ?????????????????????????余丽霞上海中电电子系统科技股份有限公司手机地址：浙江省杭州市拱墅区湖州街567号北城天地9幢20层 邮编：310000 [Step6] 附件 附件：详细说明的文件或者正文中提到的文件，需下载进行查看。 附件名称规范，不对使用没有意义的编号等； 多个文件名称不要重复； 附件尽量不要大于5M 发邮件前确认附件已上传，且能打开，避免遗漏； [Step7] 邮件回复 邮件回复：对于发送的邮件邮件回复是一种礼节； 如果是邮件的主要接收者，收到邮件回复“谢谢，收到邮件”、“我明白”等确认你收到了邮件； 对于邮件中有内容需要落实跟进的则回复邮件内容，正文按前面的要求填写； 对于礼节性的回复，或者针对性的回复，只需回复发送者即可，无需回复所有人； [Step8] 邮件关联性 邮件关联性：一个主题的邮件在回复的过程中应该串成一条线，方便追溯。 项目线邮件 以版本号为一个主干线，包括立项-立项评审结果-需求-需求评审-修改后需求-进度计划-概要设计-概要设计评审结果-修改后概设-测试申请-测试报告-发布说明（包括安装手册、操作手册等）-结束 客户沟通邮件 以问题解决为主干线，包括沟通问题-回复继续沟通-得出结论-结束 通知类邮件 发布通知、会议纪要等-回复收到或处理结果回复-结束 6 输出 邮件 7 出口准则 项目线的邮件以版本发布为结束出口； 客户沟通邮件以问题解决为主干，直至问题解决或沟通达成一致； 通知类邮件回复收到即结束； 8 引用文档 9 使用模板 以下为几个重要过程域的邮件模板参考。 立项评审前 发送人：部门经理、其他专家 抄送人：研发总监、技术总监、分管副总、总裁 主题：XX项目V1.0.0版