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公司防止行贿审慎调查实施管理规定 1 审慎调查实施的背景及目的 平芝公司为预防行受贿行为给公司事业带来风险，特制定《防止行受贿审慎调查实施管 理规定》并在公司内贯彻实施，该规定不仅禁止公司自己行贿，而且也禁止利用相关方进行 行贿.本规定之目的在于降低因相关方行贿而给平芝公司带来的风险，因此有必要在与相关方进行交易前按本规定审慎调查的内容对相关方进行调查，并根据调查结果判断是否进行交 易。 2 审慎调查对象范围 审慎调查的对象范围是和平芝公司有业务往来的相关方。 2.1 相关方的定义 本规定中的相关方是指为平芝公司提供服务的公司或人员。具体对象： l ●销售店 ●代理店 ●咨询公司 ●其它可能具有高行贿风险的单位、个人 但以下不属于相关方。 ●东芝集团的公司 ●直接签约对象以外的 ●不附带服务的，存粹的买卖关系的相对方 （例如：产品供应商） ●提供IT服务、食堂服务等日常服务的 ●可以判断行贿风险明显低的 3 签订合同审慎调查的实施 平芝公司的产品属于电力基础设备，签约合同金额较大，相关方行贿风险高。因此，平芝公司与相关方开始交易（签订合同）前，应根据以下要求对相关方实施审慎调查。 电力基础设备 电力基础设备 （高压开关） 代理费用在合同总额的3%及以下 代理费用在合同总额的3%以上 标准确认表 （对确认列表中1~8项进行确认） 追加确认表 （对确认列表中1~9项进行确认） 4 禁止行贿条款 根据附件1的列表对相关方审核的结果，判断该相关方行贿风险低，决定开始签订合同 时，合同中应加入附表2中的禁止条款。 如果经过交涉后，相关方仍不愿将禁止行贿条款加入合同中时，作为例外情况，要向相关方发出附表3的“关于禁止行贿的东芝方针”的通知后可以开始交易，发出的快件证据或E—mail、Fax等要与交易合同保管在一起。 5违反的处理 如果违反上述规定和代理公司和代理人签订合同时，将按照《公司处罚规定》（C/03-03）进行处罚。 6 附表 附表1《审慎调查申请表》 附表2《禁止行贿条款》 附表3 《关于禁止行贿的平芝公司的方针》 7 本规定由管理部负责制定和解释。 8 本规定自颁布之日起执行。 附表1 审慎调查申请表 申请者：__________________ 所属部门：________________ 申请时间：________________ 1.案件名及交易对方 （1） 案件名：________________________________________________________ (2) 交易对方：_______________________________________________________ 2.调查确认表 编号 确认项目 确认结果 备注 1 是否对该相关方进行过信用调查？ 2 该相关方是否有进行行贿行为的传闻，或是否实际已经提出行贿提议？ 3 比起通常是否提出异常高的对价（委托费）？ 4 是否要求不自然的付款方式（要求支付现金、提供多个账户或秘密账户）？ 5 为了进行信用管理，要求该相关方披露其投资方或合作伙伴的信息时，相关方是否决绝。 6 是否提出当事方以外的人作为合同当事方的要求？ 7 要求加入禁止行贿条款时，没有提出要删除该条款的要求 8 公务员等是否介绍了与本次交易无关的人员 9 该相关方（及其有关人员[比如投资方等]）是否列入黑名单。（ .uk/financialsanctions） (是否通过网络等调查过相关方的犯罪记录) 批准人：签订合同部部长（确认列表若有任何一项无法确认需报总经理批准） 批准人批准（尽管有未能进行事实确认的项目，但仍然批准该交易的原因）： 批准日： 附表2 禁止行贿条款 在与相关方签订的合同中加入禁止贿义务 1．该相关方(以下称“A公司’’)与本合同相关联，不对任何第三方提供或从任何第三方接收违法的赠与、支付、对价报酬或金钱以外的其他利益。同时也禁止其员工或代理人进行上述行为。利益的收受包括为自己做出的行为以及为他人做出的行为，并且在世界上的任何一个国家或地区不做出违法的行为。（“禁止行贿义务”） 2、如果A公司违反了禁止行贿义务时，应立即对河南平芝高压开关有限公司进行书面的详细报告。 3、A公司应尽下列义务。 (1)严格遵守禁止行贿义务。 （2）为河南平芝高压开关有限公司行动的员工、代理人及承包人确实遵守禁止行贿义务。 （3）代表河南平芝高压开关有限公司进行的所有交易中，A公司被河南平芝高压开关有限公司要求遵守禁止行贿义务，并