公司技术资料管理制度.doc

公司资料管理制度 图纸管理规定 一、产品图纸（包括通用件图纸和二次设计图纸）属公司机密，在发放和使用当中应注意保守机密。若有违反，将按公司规定进行处罚。 二、产品图纸是技术部门根据工程项目的要求进行设计或提供的技术资料文件，技术部门对其应做到精心设计、合理布局、认真审核，确保提供高质量的“技术资料”。 三、产品图纸完成后，经技术部门审核签发，由资料室按规定分发到各相关职能部门，各职能部门据此组织和完成相关工作。 四、产品图纸的发放及相关的数量： 1. 通用件图纸（纸版）发放到：计划部门（一套），工艺部门（一套机械图）,技术部门（存档一套）。生产用通用件图由工艺配发。电子版通用件图纸只有技术部门存档。 2.二次设计图纸发放到：计划部门（电子版、纸版各一套），工艺部门（机械图电子版一套、纸版二套），技术部门（存档电子版、纸版各一套），生产部门（机械图电子版一套）。计划部门用完后纸版二次设计图纸转工程部门；工艺部门用完后其中一套纸版转生产部门，另一套留底；核算部门向技术部门借用。 五、产品图纸资料的复印：在实际工作中，确因需要增加部分图纸资料数量时，必须由使用部门申请，报技术领导批准，只能到资料室领取，任何人不得对图纸资料进行复印。 六、产品图纸的回收：制造加工（包括外协加工）完成后，生产部门所有图纸资料均由工艺人员及时进行回收，工程项目完成后交资料室；工程项目完成后，工程部门图纸资料，根据发放时登记的数量，由资料室如数回收。图纸资料不得遗失，重者将追究法律责任。 第二节 技术资料档案管理规定 公司资料档案室主要负责全公司所有图纸、文件、资料、书籍、公司网站的保管、借用、查阅等工作。为了规范管理，确保技术资料齐全、完整、安全的运行，防止机密泄漏，特制订本管理规定。 一、技术图文资料的建档、分类、保管： 1.参考资料。参考资料是指外购的工具书、各类标准图册及技术合作单位提供的有关产品参考书。 2. 通用件图纸、资料。通用件图纸、资料是指公司自行设计已具备定型产品条件的图纸、资料或与外单位合作设计的有关产品图纸和资料。 3.二次设计图纸、资料。二次设计图纸、资料是指根据工程项目的实际需要而进行二次设计的非标准产品图纸、资料。例如：吊具、托盘、桥架、连接件等。 4.按资料形式分为：工具书，配套件、外购件产品样本资料，通用件图纸，二次设计图纸，论文，影像，其他七类。 5.档案资料的保管 （1）公司定型的通用件图纸和二次设计图纸一律要装订成册（含蓝图、白图、底图），分门别类存放在图纸柜中，并进行分类登记、建档，不得发生失误。 （2）公司所收集的参考资料（含产品样本图册等），应分品种、类型、用途，按序编号存放，以便于有关人员进行查阅。 （3）其它资料应按时间、按类别，进行详细登记。 （4）保管工作应做好防潮、防蛀、防火、防盗等工作。 6、项目资料存档保管 技术人员从事的技术工作和相关的技术资料、必须整理存档，存入资料室项目档案内。工程项目资料在投标阶段按经营人员归档，项目一旦中标该资料应按项目归入项目档案。 （1）投标方案图纸； （2）经营交底，尤其是改变投标方案的部分，应交代清楚，原则上不能接受口头交代 （3）与甲方技术交流纪要、图纸会签纪要、会议纪要、甲方变更通知单等。 （4）图纸审查记录，机电会签记录等。 （5）技术变更通知单，现场传真，电话记录等。 （6）工程完工后的全套机电图纸（竣工图）。 （7）每个项目档案袋内应附有《资料存档登记表》和《资料借用登记表》（附后）。 （8）资料的存入和借用都必须一一登记清楚，并按规定办理相应的手续。 7、考核： A.借用的图纸、资料，借用人应按时归还，若逾期未还，按每天5元的标准进行考核；若遗失图纸按每张（A4）按5元的标准进行考核、资料按原值进行赔偿。 B.资料员应经常检查督促借用人及时归还，若失职,按每次3元的标准进行考核。 二、技术图文资料的建档标识 1、参考资料（含手册和外购件产品样本）： J -机电类 S-手册 书架号 总数 序号数 出版年月 D-电气类 Y-样本 2、图纸类： ZN-二次设计图 年 月 序号 名称拼音-通用件图 三、资料保密等级和管理 1.按保密工作等级划分为“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级，并加盖保密标识。 2.资料管理员应严格按公司的规定执行和管理。 四、资料借阅办法 1．列入了保密内容的资料，根据保密等级，分别按公司的规定执行，填写《申请单》。 2.未列入保密内容的资料，借阅人登记或出具借条后方可借阅。 涉密资料需填写《申请单》 借阅人申请 借阅人申请 交管理员 按审批权限审批审批 借