小企业行政管理制度.docx

PAGE 小企业行政管理制度 公文管理：一、公文是公司实施有效管理的公务文书，是上传下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况的重要工具。二、办公室主管并负责指导各部门的公文处理工作。各部门不得以部门名义对公司以外的单位制发正式文件。三、办公室对所有外来文件、邮件、传真等须进行登记，专人管理，并注明收文日期、标题（简要内容），按序编号，呈批及时，催办得力。四、?凡以公司名义发出的公文、函件及用公司印章的，一律送副总经理审阅，对内容和文字负责审核，并负有把关责任。五、?发文时间以总经理签发的时间为准。六、?办公室负责公司文件的草拟和有关材料的打印。打印内容须经公司领导审核签字，各部门需制发的业务公文、通知、函件及其他材料等均应到办公室打印。一般下行文件（包括业务性外发传真、下发施工单位文件等）由公司总经理或副总经理签字，平行文、上行文外发由公司总经理签阅后印发。七、办公室负责文书档案的管理工作。并负责制定公司《保密工作守则》，指导公司的保密工作。 会议管理：一、会议的具体时间、召开地点、召开方式，由办公室负责通知参会人员准时到会。二、会议建立考勤制度由专人负责签到。 三、每次会议都要有明确的目的，都要解决一定的问题。会议决议，要责成有关部门认真贯彻执行，办公室要负责督促检查，并收集反馈信息及时向主管领导汇报。重大会议事项，应责成办公室印发《会议纪要》下发各部门贯彻执行。 新闻宣传管理：一、新闻单位来公司采访一律由办公室接待并准备资料、数据，办公室主任配合采访。二、公司设立新闻发言人制度，由公司副总经理任公司新闻发言人，接受采访，其他人员一律不准接受采访。三、公司员工以个人名义投递关于公司经营发展的新闻稿件需经办公室主任审核后，方能发出。 档案管理：一、归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动薪资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、工作汇报、通告、通知、照片、影像资料等具有收藏价值的文件材料，办公室指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 二、档案的借阅与索取： 1．总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2．公司其他人员需借阅档案时，要经办公室主任批准，并办理借阅手续。 3．借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，由办公室主任批准方可摘录、复制。 印章管理：一、公司印章由总经理保管、合同专用章由采购部经理保管、财务专用章由财务部经理保管。公司法人私章由总经理保管。二、公司印章的使用一律由总经理或委托人盖章。三、公司所有需要盖印章的介绍信、证明及对外开出的任何公文，应由办公室主任审查后，方可开具，应统一编号登记，以备查询，存档。 介绍信管理：一、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。二、公司介绍信由专人管理、登记编号、作废需与原件一并保存备查。 公文文印管理：各部门打印的公文或其他资料须经本部门经理签字，统一由办公室打印，并在耗材记录上签字确认，并存档一份。 办公用品管理：一、办公室行政人事专干负责办公用品计划及预算，填写购置清单，经办公室主任同意，报采购部，经总经理审批后负责将办公用品领回，有计划的分发给各个部门，由部门经理签字。二、除正常配给的办公用品外，若还需用其他特殊用品的须经办公室主任批准方可领用。三、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管良好。 四、负责办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续，出库一定要由领取人员签字。 五、公司贵重办公用品由办公室主任保管（如笔记本电脑、摄像机、照相机、录音笔、移动硬盘等）其他人员借用，需经总经理批准。 员工工作牌管理：一、为树立公司形象，提高员工荣誉感，并显示本公司人员身份，全体员工应佩戴工作牌上岗。二、上班期间不佩戴工作牌者发现一次罚款50元。三、工作牌如有遗失或损坏，应到办公室申请补发，并交纳20元工本费。四、员工离职时，须将工作牌交回办公室，并交纳20元工本费后方可办理薪资结算手续。 来电来访管理：一、员工在接待时应热情耐心、注重礼仪、举止文明，维护公司的良好形象。二、来访人员所反映的问题，属于业务范围内的，应该予以受理或者告知受理条件，不属于业务范围的，应该告知当事人正确的反映途径。 三、接待中，如发现所反映的问题重大，应该及时上报领导，以求妥善安置处理。四、如遇有无理取闹、寻衅滋事、妨碍公务、影响办公秩序的来访人，应采取劝解措施，防止