货贷操作流程资料.docx

货代公司操作流程操作部工作流程 一、订舱 1． 客户向我司订舱的 2． 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1）托运人 /发货人 2）船公司 /船名/航次或船期 3）起运港 4）目的港 /中转港 5）货名 6）柜 型、柜量 7）运价 8）托运人的签字、盖章 3． 客服人员收到订舱单后，须与 SALES 核对运价是否正确，并由 SALES 在订舱单上签 字确认，然后再向相应船公司订舱（特殊情况可先口头与SALES确认，待SALES返回公司再补 签字确认 ）。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编 S/O 号。4． 订舱单发出后，客服人员 应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订 舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 5． 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下： 1） 新建委托-输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱 型箱量。 2） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如 “客户服务 ”以 KF 开头。 3） 输入费用明细 - 主要是应收费用。 4） 订舱确认-输入订舱号。 输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用 V。 XXX 的格式）、开船日期。 6． 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 1 ） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人； 2） 费用明细应仔细填写， “应收”为向客户收取费用； “应付”为由我公司支付的费用；运费到 付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为 ALL IN 时，须注明包含哪些 费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认； 3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。 SALES 在选用代理 之前须与操作部经理或公司领导确认， 不可使用公司公布名单之外的代理 （特殊情况如用其他代理 必须公司领导确认 ）； 4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由 SALES 在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操 作部经理或公司主管领导签字确认； 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 客服人员应在台帐上相应位置签字。 7． 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、 目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。 二、拖车、报关 1． 出书面申请，公司批准后方能安排。 2． 安排拖车前，需与工厂或 SALES 联系确认装柜时间及地点。 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/0 NBR、 工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与 报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊 要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 4． 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5． 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 6． 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 7． 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可 委托车行代办转关手续。 8． 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间， 是否需要预冷， 及通风口开启情况， 以便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排。 9． 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 10． 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜 等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。 11． 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是 通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。 12． 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收 到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户， 并做好交接纪录。 三、其他 1． 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生 额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认， 并在台帐上登记。 2． 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下 方可在电脑中删除资料。 3． 客服收到财务打印出来的 DEBIT NOTE ，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客 户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4． 对由客户自拖自 报的，客服人员须至少