机械设备档案资料管理详细规定.docVIP

机械设备档案资料管理要求 第一章 总则 为加强设备档案资料管理，确保档案资料完整、正确、系统和安全，使设备档案资料充足发挥作用，特制订此管理措施。 设备档案管理，必需坚持集中管理，便于开发利用，确保档案资料完整、正确、系统和安全标准。 设备档案，是设备制造、使用、管理、维修关键依据，是确保设备维修质量、使设备处于良好技术状态，提升使用、维修水平，充足发挥档案资料为设备管、修、用职能。 设备资料，是指设备从选型、采购申请、登记、安装、立案、检验验收、使用、维修保养、更新改造、直至报废等全过程形成并经过整理归档保留图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、音像资料等文件材料。 第五条 本要求所指设备资料包含设备安全资料，所指设备资料员包含设备安全资料员。 资料移交 第六条 设备从选型申购到报废各步骤所形成资料，严禁随意丢弃，必需移交至设备资料员。 第七条 设备使用现场资料，当设备转移退场后，除设备履历书和设备运行统计应随同设备转移外，其它资料必需移交至设备资料员。 第三章 归档范围确实定 第八条 资料归档标准 1、归档设备管理工作和和各类设备申购、验收、使用、维修、改造各个步骤中形成文件材料，必需含有长久参考价值和凭证作用。 2、归档文件材料必需反应设备管理和各类设备从申购到改造全过程，确保材料完整、正确、系统。 3、归档文件材料必需遵照自然形成规律、保持有机联络，必需和实物一致并有成套性。 第九条 须归档文件材料 1、须归档文件材料：设备采购申请表、采购协议、发票、发货清单、开箱验收单、合格证、制造资质、制造许可证、安装说明书、使用说明书、随机图样、统一编号、设备管理制度、操作规程、维修保养规程、检验规程、安全技术交底、使用登记证、履历书、运行统计、维修保养统计、大修统计、更新改造统计、缺点统计、事故统计、报废申请。 2、归档关键是高价值设备所形成资料。 第十条 不须归档文件材料 1、未定稿、未报批管理性文件。 2、未生效协议、协议书。 3、反复文件。 4、无参考价值文件。 5、设备广告、宣传材料等。 第四章 立卷归档 第十一条 设备资料员负责对设备逐台建立设备资料袋，按第六条第一项所列，搜集、整理、保留须归档资料。 第十二条 为便于查询，每卷档案封面应有设备名称、设备型号、出厂编号、自编号、立档日期；每卷档案首页应有统一标准目录。 第十三条 随机图纸资料由设备主办施工员审核校对，和实物不符，应做好修改统计。 第十四条 新进设备，开箱前应通知设备资料员到场登记搜集相关资料图纸。 第十五条 设备改装、改造后，图纸应立即修改。 第十六条 设备在现场产生形成多种资料，应立即交设备资料员，须存档保留经整理后存档。 第十七条 归卷档案分类按年度前后横向、自上而下、从左到右排列。 第十八条 设备外调时，设备档案随机调出，并做好交接手续。 第十九条 外地设备调入时，和调出地设备资料员索取设备档案，并做好交接手续。 第五章 档案资料借阅 第二十条 资料图纸借阅必需办理借阅手续。 第二十一条 设备资料员认真按《资料图纸借阅记录表》资料名称、图号、张数、借阅日期、借阅期限等内容，借阅人在记录表中签字。 第二十二条 资料图纸借阅须本部门班长职务以上人员办理，非本部门人员、外单位人员严禁借阅。 第二十三条 保密文件借阅需保设备主管同意。 第二十四条 借阅期限不超出30天，到期后未归还，设备资料员催促借阅人归还。丢失、损坏或拒不归还，视情况处借阅人50至200元罚款处分。 第二十五条 未填写记录表或私自将资料图纸借阅她人，造成无法追回，视情况处设备资料员50至200元罚款处分。 第六章 附则 第二十六条 本要求自签发之日起实施。 第二十七条 本要求和企业上级要求相抵触，按上级要求实施。 签发人 机电部 9月20日