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收款及催款流程 貨款到期前 10 天 Jane 發出發票及付款通知信件 。第二天由 Carol 以電話方式跟進提醒 客戶收郵件及瞭解客戶付款安排；每隔兩至一天或根據與客戶約定再跟進，直至確定收 票時間。 對於過期未付款的客戶： 1） 過期 7 天由 Jane 發出“催款通知書 1”（信件 1），由 Carol 以電話方式跟進提醒 客戶付款； 2） 過期 14 天由 Jane 發出“催款通知書 2” （信件 2），由 Carol 以電話方式跟進要 求客戶付款； 3） 過期 21 天由 Jane 發出“停止服務通知書”（信件 3），由 Carol 以電話方式跟進 要求客戶儘快付款以便恢復服務。在信件中不注明“違約”字眼，停止後 1 個月內 如收到應收款項，恢復服務按照常服務。 4） 停止服務 1 個月後還未付款的由 Jane 再發出信件（信件 4）。信件中注明“違約” 並提出如需恢復服務將修改合約條款。 5） 恢復服務時發出“恢復服務通知書” （信件 5），服務部方開始照常服務。 停止服務後續工作 1） 對於停止服務 1個月後或連續欠付多期款項的客戶，要求恢復服務需同時追回 2 期 貨款，方開始照常服務。 2） 繼續下來第三期貨款發票發出後仍未能依時支付，按過期未付款的客戶處理： 7 天 內發出“催款通知書 1”如此累推。 需注意：不能有因未依客戶要求或完成修改産品，而同意客戶延遲付款。 年度維護流程 年度維護到期前 1 個月由市場部向客戶發出“維護合同”。在合同中指出客戶需在維護 到期的 2 周前簽訂合約及付款主有效。“維護合同”發出後 1天市場部跟進該客戶合同 的簽訂及確定收款時間 收款到期（即維護到期前 2 周）以服務部名義發出“年度維護通知書 1”（信件 1），市 場部跟進。 維護到期以服務部名義發出“年度維護通知書 2” （信件 2），市場部跟進。 維護過期 2 周以服務部名義發出“停止維護服務通知書”和“維護服務報價單” （信件 3），市場部跟進。 停止服務後續工作 1）“停止維護服務通知書”發出後 2 周內，客戶簽訂合約及付款不修改原合同，按原 條款操作服務。 2） “停止維護服務通知書”發出 2 周後，客戶仍未簽訂合約， 即通知服務部和會計部， 停止該客戶的所有工作。 信件內容： 催款通知書 1 敬啓者： 感謝貴公司採用紅磚産品及服務，如本期款項已繳付，請無須理會本通知書。 從我公司客戶資料中獲悉，貴公司尚未按約（合同編號： ）繳付貨款。爲避免影響雙 方的合作關係，現將本期貨款的發票（發票編號： ，日期： ）再次附上。 本公司同仁皆以誠信待客，故請貴公司放心並依約在一周內繳付本期款項予本公司。 謝謝。 催款通知書 2 敬啓者： 感謝貴公司採用紅磚産品及服務，如本期款項已繳付，請無須理會本通知書。 我司跟合約 （合同編號： ）條款進行操作，在服務上我司的系統顧問一直都在爲貴司 解決問題。而貴司沒有依協定付款。第 期（發票編號： ，日期： ）的款項已經 過期，希望得到你的協助安排在一周內支付，否則在 7 日後將會停止對貴公司的服務。 停止服務通知書 敬啓者： 感謝貴公司採用紅磚産品及服務，如本期款項已繳付，請無須理會本通知書。 本公司依合約（合約編號： ）內容爲貴公司提供有關産品及服務，而因前期發票（發 票編號： ，日期： ）至今貴公司仍未執行付款責任。故本公司由 年 月 日起終 止該合約之執行。 停止服務通知書 2 敬啓者： 本公司依合約（合約編號： ）內容爲貴公司提供有關産品及服務，而貴公司違約至今 未能執行付款責任。故本公司只有執行違約條款，於 年 月 日向貴司提出停止服務。 如貴司再需要我們提供服務，請依原合約條款 , 補付所欠款項 。我司將會派業務部的同事與 你聯繫，重新協定簽訂專案的合約。 敬啓者： 感謝貴公司採用紅磚産品及服務 ，本公司依合約 （合約編號 ： 恢復爲貴公司提供有關産品及服務。 希望你和貴公司繼續對我們工作的支援，並且提出寶貴的建議。 恢復服務通知書 ）內容於 年月日 謝謝。 年度維護通知書 1 敬啓者： 感謝貴公司採用紅磚産品及服務，如本年度維護款項已繳付，請無須理會本通知書。 從我公司客戶資料中獲悉 ，貴公司的維護服務將要到期 ，但尚未與我司簽訂年度維護合約 （合 同編號： ）及繳付費用。爲避免影響雙方的合作關係，現將本年度維護合約及款項的 發票再次附上，希望得到你的協助安排在維護服務到期前簽訂合約及繳付相關費用。 如有任何問題，歡迎隨時向我或我們同事查詢。 謝謝。 年度維護通知書 2 敬啓者： 感謝貴公司採用紅磚産品及服務，如本年度維護款項已繳付，請無須理會本通知書。 從我公司客戶資料中獲悉，貴公司的維護服務已經到期，但尚未簽訂年度維護合約 （合同編 號： ）及繳付費用。爲避免影響雙方