文控工作作业流程.docVIP

收文类 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来文件（含图纸、客诉等）处理步骤 接收文件 接收文件 发送对应部门处理 发送对应部门处理 标准化处理 标准化处理并登记（文控中心） 对应部门处理 对应部门处理完成后统计情况（文控中心） 图纸： 1、由对应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“图纸”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方法发送给RD处。 3、以后追索图纸转换情况，发放图纸。 客诉： 1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质其它”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方法（有时是实物）发送给客服处。 3、以后追索客诉处理情况，完成后填写完整“品质其它”工作表。 注：有时客诉包含RD等其它部门，据情况找对应人署名并复印给责任人。 外来文件（行政等）处理步骤 接收文件 接收文件 归档汇总（文控中心）返回文控中心确定传阅范围部门传阅若需请示若需请示总经理指示董事长指示分管总监指示 归档汇总（文控中心） 返回文控中心确定传阅范围 部门传阅 若需请示 若需请示 总经理指示 董事长指示 分管总监指示 文件签收 文件签收登记（文控中心） 行政来文： 1、接收到后，在《外来文登记》中统计，并让转交人署名。 2、依据来文类别将此次来文情况登记在对应工作表中。 3、纸质文件存放至对应档案盒。 注：对应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。 发文类 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 发文（含红头文件、通知等）处理步骤 对应人起草 对应人起草 文件核稿（部门主管） 文件核稿（部门主管） 分管总监指示 分管总监指示 若 若需请示 总经理 总经理审批 若 若需请示 董事长 董事长审批 返回起草人 返回起草人 文控中心校对 文控中心校对标准化、打印、登记、分发处理 发文： 打印出初稿，粘贴上文件处理笺，对应领导签字确定后，打出，盖行政章 注：对应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。 文件编制、更改、销毁 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文件编制步骤 编写文件 编写文件 审批 Yes No 标准化（文控中心） 发放文件并统计 体系文件： 1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找对应部门会签。 2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中对应文件盒 3、复印件盖受控章（右上角45度倾斜），交于责任部门。 4、《文件发放统计》上登记署名。 文件更改步骤 填写申请 填写申请 审批 Yes No 回收旧版发放新版并统计 标准化（文控中心） 体系文件变更处理： 1、变更部门领取《文件更改申请》，并按要求填写完整、同意后交于文控，文控标准化变更文件，打印交于变更部门，让其找对应部门会签。 2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中对应文件盒 3、复印件盖受控章（右上角45度倾斜），交于责任部门并回收旧版文件。 4、《文件发放统计》上登记署名。《文件作废通知》填写 5、将此次情况登记在《作废文件清单》中。 文件销毁步骤 填写申请 填写申请 审批 Yes No 销毁并统计（文控中心） 销毁： 填写《文件销毁申请》，对应责任人确定后，进行碎纸或火烧处理 证照印章协议荣誉（珍贵物品）类管理 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来其它（荣誉、证书、协议、专利等）处理步骤 接收 接收 签收登记（文控中心） 签收登记（文控中心） 复印扫描备份 复印扫描备份 归档汇总（文控中心） 归档汇总（文控中心） 1、接收后，在《外来文登记》中署名登记 2、复印及扫描（协议除外）。原件及复印件存入对应档案盒中。 3、统计此次情况。 证照印章（珍贵物品）借用步骤 填写申请 填写申请 审批 Yes No 借出登记（文控中心） 归还登记（文控中心） 1、借出部