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* 归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。 同一事由形成多份文件的,应分别编目。 填写项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。 1、件 号:参照“归档章”的室编件号填写。 2、责任者:制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关。 3、文 号:文件的发文字号。 4、题 名:即文件的标题,一般应照抄实录。 加拟标题,外加“[ ]”号。 附件标题抄录,外加“（ ）”。 5、日 期:指文件的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日。几份文件作为一件时,应以装订时的首份文件日期为准。 6、页 数:每一件归档文件的总页数。 7、备 注:注释文件需说明的情况（文件的移出、修改、补充、破损、销毁、秘级等）。内容较多时,可在备注栏中加注“＊”号,将具体内容填入备考表中。 《归档文件目录》项目的填写（一） * 《归档文件目录》项目的填写（二） 1、目录组成:由目录封面、归档文件目录、也可内加口取纸以区分机构（问题）或保管期限组成。 2、归档文件目录的尺寸为A4型纸。 3、归档文件目录应装订成册并编制封面。 4、企事业单位如参照十大类分类的按大类装钉成册; 5、参照机关整理的分不同保管期限分别装订成三册（三个保管期限）。 6、档案盒中无须放置该盒的归档文件目录。 * 案盒填写事项 （二）填写备考表 1、盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注有“*”号的,须在盒内备考表中填写详细说明。 2、整理人:负责整理本盒归档文件的人员姓名。 3、检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期:归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。 * * 案盒填写事项 （三）填写案盒封面、盒脊 外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）。 厚度有10cmm、20mm、30mm、40mm等四种。 使用的档案盒厚度要相对一致。 * 案盒填写事项 1、盒封面填写:单位全称或规范化简称。 2、档案盒背脊项目填写:要求用蓝、黑色墨水或墨汁填写。 3、档案盒背脊项目的填写,可按照“归档章”的内容填写。 全宗号:有全宗号的填写。 年　度:必须填写 期　限:必须填写 机构（问题）:十大分类的填写类别。 4、起止件号:在室编栏内填写盒内第一件文件和最后一件文件的室编件号。 5、盒号:即档案盒的排列顺序号。档案室先用铅笔编制。 * 装订方式和用品选择 □装订方式:线装、粘接式、穿孔式、变形材料（钢夹、塑料夹）、铆接式（热压胶管）、无酸封套（增加厚度,用于永久档案） □用品:关键在装订材料材质及其成本 * 文书整理归档及其意义 2、改革的特点 “简化整理,深化检索”为宗旨,改革传统立卷方法,推行文件级整理。整理手段简便,档案的管理和利用以计算机为主,兼顾手工方式。 整理方法实现了以下转变: ◇保管单位:案卷→件 ◇分类方法:以问题为主,兼顾其他特点→只分年度、保管期限、（机构或问题） ◇装订:三孔一线法→运用多种材料和方法 ◇编制目录:案卷、卷内两级目录→归档文件目录 ◇编码:顺序号→件号; 页号→页数 ◇保管:卷皮、卷盒→档案盒 ◇封面编目:填写案卷题名、封面→填档案盒脊 * 文书整理归档及其意义 （三）文书整理归档工作的改革 1、改革的意义 ◇缓解档案工作压力,节省财力物力,更好地为机关各项工作服务。 ◇便于档案馆控制档案进馆质量,有利于档案馆向社会开放,更好地完成收集、保管、利用职能服务。 ◇促进档案管理的现代化,实现文档管理一体化。 ◇初步实现电子文件向电子档案的的转化。 * 文书的整理归档 一、文书整理归档及其意义 二、文书整理归档的范围和原则要求 三、文书整理归档的方法和步骤 * 文书整理归档及其意义 （一）文书整理归档 文书归档整理是指将处理完毕的、具有一定考查利用价值的、应作为档案保存的文件材料,按照他们在形成过程中联系,以“件”为单位,分类整理,并进行装盒、归档的过程。 1）归整的文书,必须是办理完毕的 2）归整的文书,必须具有一定的考查利用价值 3）归整的文书的材料介质必须是纸质的 4）归整的文书是以“件”为单位的 5）归整文书的保管应装盒 * 文书整理归档的范围和原则 一、文书整理的范围 企事业单位的文书档案归档范围主要有: 1、党群工作类方面的文件材料。 2、行政管理类方面的文