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当前档案资料管理存在的问题及 对策建议思考 随着房地产市场日益活跃，土地房产权属档案的使用频率大幅提升，老百姓对政府保存房产权属档案效果要求日趋提升，希望产权登记信息实时保持完整性和现势性。先进的计算机技术如何与创新的现代管理理念相结合，提高房地产档案的管理效率，成为目前亟需认真探讨解决的课题。 近年来，房地产业迅猛发展，为准确和迅速处理该行业信息，房地产数字档案应运而生，同时档案的管理数字化也随着社会的发展，发挥了越来越大的作用。然而由于日常交易活动中出现了大量电子数据，对原始档案收集的流程缺乏长远目光，使电子文档得不到有效地管理，大大降低了信息系统的有效应用。如何提高档案管理信息化程度，提升房地产权属档案的利用价值，成为档案工作者日常工作需要思考的问题。 一、档案资料管理现存的不足 鉴于房地产权属档案登记的跨度较长，各个年份对收集群众提供资料的要求不一样，管理档案的工作人员知识水平和业务能力存在差异，造成权属档案的管理效果不理想，在实际工作中，存在一些普遍性问题。 （一）权属档案的保存介质质量有待提高 房地产历史资料是唯一证明房产权属的资料，但受国家经济水平的不断发展和政府部门认知能力的影响，档案的保存介质质量良莠不齐，档案的抗风险能力较低，群众提供的资料在若干年后会出现资料模糊不清的情况，严重影响了房产转让环节的顺利进行。 （二）房地产权属档案的时代特征明显 由于档案收集正值我国经济发展的初始阶段，各种政策处于起步阶段，大家都是摸着石头过河。不同的历史时期，归集的档案明细存在很大的差别，当档案从原始资料过渡到电子数据时，因数据导入时没有规范的书写规则，导致在新的资料证明表上信息显示不全面、不精准。如某些信息明显与房产证反映的信息不一致，本为自建房，证明表上房屋取得方式为购买；或者房屋取得方式直接为空；或者本为商住区分的房产，附注上没注明等。 （三）房地产档案归集不齐全，留存资料与实际状态不全部吻合 档案的归集工作没有渗透到产权登记和相关工作的各个环节，导致档案难以收集齐全。如土地用途为商住或住宅的均表述为“城镇住宅用地”，房屋用途为商住或住宅的均表述为“住宅”，容易误导二手房交易时纳税人及税务人员对适用税率的判断。 （四）归档时间较长 随着房价的活跃变动，导致房产的流转速度加速，群众往往刚取得产权证就马上转让，但往往等1个月都无法打印业主的房产档案基本信息。 （五）数据格式或数据坐标不符合要求 相关部门提供入库数据坐标为WGS84坐標或者数据格式为Dwg格式，不符合规范要求，难以直接转换入库。 二、档案保管存在的风险 （一）房地产档案受时代发展的制约和工作要求的影响，储存的安全性和效果普遍不足。虽然在保存过程中设立如档案架、档案柜、档案室等措施，并由专人管理，但在防火和抗震方面则显得非常薄弱，一旦遇到天灾人祸，档案保存的完整性就令人非常担忧。 （二）房地产档案信息化给管理部门提供了可靠的保证，大大节省了人力和物力，但计算机信息系统通过网络连通后，自身存在的漏洞风险就会大幅度提升。不法分子往往通过窃取信息、发布病毒等手段来破坏相关系统的储存数据，设备的安全性给信息安全和完整性带来威胁。 （三）能否留住复合型人才是房地产档案信息化的难点。日常的档案收集、录入、管理、调用、分析及维护工作需要素质较好的人才，如果工作人员因为自身水平导致操作错误，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性，将导致不可弥补的损失。因此，在档案信息化的建设过程中，需要精通业务的复合型人才，才能使房地产档案部门真正开展档案信息化建设。 三、房地产档案数字信息化管理方法 （一）推进新技术应用，提升权属档案安全性 档案馆主要归集档案类型有土地房产产权档案、房地产抵押（注销）、查封（解封）、预告（注销）、预告抵押（注销）、招标拍卖档案、权属确认档案、照片、文书等。在如此大量的原始资料面前，实现档案信息数字化是档案管理信息化建设的基础和前提。目前，档案管理系统所有档案数据都存放于同一数据库中，随着档案数量的不断增长，如何保证信息的安全成了重中之重的工作。因此，必须保证畅通的网络、稳定的系统、定期更新防火墙，存储设备需要不断的拷贝和更新，尽量降低面临着客观侵害行为和主观漏洞的风险。公开选拔优秀的计算机技术人员，开发有核心技术的档案应用系统，最大限度地做好外部网络病毒的防范，保护档案资料安全。设立两套信息档案数据库并分开保存，一套为生产系统，另一套为备份系统，每天对两套系统进行数据的完整备份，大力推进“二维码”技术应用到日常的档案管理中，提升数据的安全性。 （二）完善数据共享流程 数据共享是信息系统建设过程中面临的棘手问题，这个问题解决得不好，就会造成互相孤立、无法形成有效的信息流、无法产生预期的收益甚至导致重复投资，造成社会资源的巨大浪费。 （三）整合功能