EPC工程档案管理.docx

PAGE / NUMPAGES 第十六章 档案管理 16.1 目的 为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。 16.2 档案管理职责 16.2.1 综合管理部档案室管理职责 (1)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作; (2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导； (3)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用; (4)负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作; (5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收; (6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导和监督;（“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。） (7)参加档案工作协作、学术研究和交流活动; (8)培训企业专（兼）职档案工作人员; (9)做好档案的查阅管理工作。 16.2.2 设计管理部职责 负责项目建设过程中的设计档案归口工作。 （1）负责验收项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图 和监理文件），收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资 料工作； （2）负责项目前期的设计文件管理工作； （3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求； （4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。 （5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。 16.2.3 公司其他部门职责 负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。 16.2.4 监理单位 监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。 16.2.5 承包单位 承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。 16.3 档案管理界面序 序 号 建设项 目档案 管 理 内 容 集 团 公 司 公司档案室、综合 部、财务部、生产技术部、设计管理部、工程计划部、工程管理部、审计部、采购部、执行部门 设 计 管 理 部 财 务 部 承包/ 总承包 单位 监 理 单 位 公 司 档 案 室 1 项 目 前 期 文 件 归档 收集前期文件，整理 移交归档 收 集 前 期文件， 整 理 移 交归档 检查、验 收 前 期 文 件 并 存档 2 项 目 竣 工 文 件 归档 指导、检 查承包/ 总 承 包 单 位 编 制 项 目 竣 工 文 件 见 公 司 档 案 室 及 指 挥 部 验 交 办 确 认 签 章 后 办 理 支 付 资 料 保证金、 付 合 同 最 后 一 笔款项 编 制 项 目 竣 工 文 件 并 移 交 归 档 组织、审 核 承 包 / 总 承 包 单 位 编 制 项 目 竣 工 文 件 并 签 章确认； 编 制 监 理 文 件 并 移 交 归档 指导、检 查、验收 并存档 3 项 目 竣 工 验 收 文 件 归 档 组织集团 公司重大 建设项目 档案专项 验收；参 加集团公 司重大建 设项目竣 工验收 完成消防、环境保 护、安全设施、职业 病防护设施、档案及 竣工决算审计等专 项验收；完成采购总 结、引进工作总结、 生产准备及试运考核总结组织项目竣工验收工作，收集完整的全套竣工验收文件，整理移交归档 完 成 相 关 单 项 总结 完 成 监 理总结 接 收 竣 工 验 收 报告（专 项验收）、 单 项 总 结、竣工 验 收 鉴 定 书 等 文 件 材 料 并 存 档 16.4 档案管理流程 16.4.1 前期文件归档流程 16.4.1.1 前期文件归档流程 编号 业务活动 操作岗位/部门 业务表单 描述 1 工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件 集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单