施工企业信息交流控制程序.docx

施工企业信息交流控制程序 1 目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2 适用范围 适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 3 职责 3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。 3.2 质安部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境、职业安全卫生的信息收集、传递和处理。 3.3 办公室负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。 3.4 各部门、分公司/项目部负责工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。 4 工作程序 4.1 信息的分类 4.1.1 外部信息 4.1.1.1 安全生产监督局、地方监测站、环保局、海事局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； 4.1.1.2 政策法规标准类信息，如职业安全卫生、环境法律法规、条例、产品标准等； 4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、监理单位、设计院、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等； 4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、职业安全卫生、质量技术等管理方面的信息。 4.1.2 内部信息 4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等； 4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； 4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害、台风、工伤事故、事件等情况下的信息与记录； 4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。 4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。 4.2.1 外部信息的收集与处理 4.2.1.1 质安部、综合办公室负责安全生产监督局、地方监测站、环保局、海事局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由质安部传递到公司相关部门及分公司/质安部，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理。 4.2.1.2 各相关部门、分公司/质安部按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到质安部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.1.3 政策法规、标准类的资料信息由质安部等各相关部门负责收集、更新、整理、保存，详见《法律法规及其他要求控制程序》及《文件控制程序》。 4.2.1.4 外部质量、环境、职业安全卫生检查、参观、访问由相应部门、分公司/质安部接待安排，并将结果报部门主管。 4.1.2.5 质安部、工程管理部、各分公司/质安部分别负责与顾客、监理、设计、工程合同方、物料供应商、废物收购方等相关方进行信息沟通，对其环境施加影响，详见《对相关方施加影响管理程序》；工程管理部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。 4.1.2.6 当相关方提出的有关意见或申诉时，由接待单位将原因填写在《信息联络处理单》，传递与相关部门，由责任部门提出处理意见或建议，报主管领导批准后实施，并将处理结果反馈予相关方。当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；当涉及多个部门时，可由对应部门以《信息联络处理单》的形式传递给质安部，组织处理。 4.2.2 内部信息的收集与处理 4.2.2.1 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；质安部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核及管理评审结果、更新的法律法规等信息。 4.2.2.2 管理者代表通过各种会议或采用公司文件、刊物等形式向全体员工宣传解释公司的方针、目标（指标）和管理方案。 4.2.2.3 综合办公室、质安部，通过板报、小册子、内部刊物、会议等形式向全体员工宣传质量意识、环保意识、职业安全卫生知识，包括管理者代表的任免、工会（综合办公室）的作用等。 4.2.2.4 员工有权利监督职业安全卫生的状况，公司如有计划直接或间接改变施工作业场所安全卫生情况时，要事先与员工进行商讨。工会（综合办公室）作为员工的代表参与有关职业安全卫生事务决策的协商工作，并将有关决议通过文件或在职工代表大会上向员工进行通报。 4.2.2.5 工会（综合办公室）通过收集日常《信息联络处理单》及会议上员工的反馈信息，协助其向对口部门进行反映，并将处理的结果进行回复，维护员工的权益。 4.2.2.6 所有员工在发现异常的质量事故、环境因素、危险危害因素时，可向对应部门反映，由责任部门填写解