会务管理制度.docVIP

集团股份有限公司 会务管理 PAGE 会务管理 一、控制目标 本标准规定了会务的准备、组织、善后管理及会议室管理等具体管理办法。本标准适用于公司级会务管理和行政管理部门会务管理，其余各公司（部门）可参照本管理标准执行。 二、适用范围 三、职责 1、行政管理部门负责公司级和本部门会务的归口管理工作，行政管理部门负责承办。 2、行政管理部门负责各公司（部门）在公司所属会议室使用的统筹安排和审批。 3、公司领导或行政管理部门负责人或其授权人负责主持相关会议与相关会议纪要和情况通报的签发。 4、各公司（部门）负责协助、配合会务管理的相关工作。 四、会议准备 1、会议计划 1.1除一般临时会议外，其余所有公司级会议与行政管理部门会议一般应事先制订相应计划。 1.2重大或重要会议要制定会议方案，报相关领导审批后执行。 1.3特殊或突发性临时会议，需提前半小时与行政管理部门领导联系，由行政管理部门领导安排。 1.4行政管理部门领导应协同承办部门按照明确性、成文的原则，根据相关领导人的意图，确定会议议题并显示出会议的目的和宗旨。 1.5行政管理部门领导应根据议题及时制定会议活动议程，包括会议议程、承办部门、会议地点、会议主持人、参（列）会人员范围等。会议活动议程应在会前提前报送会议主持人或其授权人审批后执行。 1.6除按规定时间召开的例会外，行政管理部门领导应提前（提前时间根据会议类别和计划分别确定）通知参会部门或人员，各参会部门下级由各参会部门自行通知。会议通知可采用书面通知[见附录A，规范性附录]或电话通知形式，并详细告知会议活动议程；书面通知应附回执，电话通知记录应注明通知时间和接话人姓名备查。 1.7公司领导邀请，行政管理部门根据会议级别、重要程度及议题等确定是否邀请公司领导参加，应在会前主动同领导本人联系，告知会议时间、地点、议程等事项。对确定讲话的邀请领导，要和邀请领导或秘书联系，告知讲话时间及内容主题等。 1.8上级党政领导及业务主管部门、行业主管部门领导邀请。行政管理部门根据会议需要和领导安排确定是否邀请上级党政部门领导、业务主管部门、行业主管部门领导，邀请级别、范围及名单，报公司相关领导审批后应同领导本人主动联系，告知会议时间、地点、议程等事项，并落实邀请领导是否到时参加及是否需派车接送、安排食宿等。对确定讲话的被邀请领导，要和被邀请领导或其秘书联系，告知讲话时间及内容主题。 1.9对确定要参会的公司领导或上级党政部门领导、业务主管部门领导、行业主管部门领导，安排好座牌等事项。 1.10根据领导邀请的确定情况，及时调整会议议程。 1.11行政管理部门领导或承办部门应根据会议的大小、重要程度，做好人员编组、座次安排、会场布置并安排好会议记录人员。 1.12会议经费预算和执行，若有需要，行政管理部门领导或承办部门应当视会议实际情况制定会议经费预算，包括会议所需用品、用具、纪念品等费用，经相关领导审批后执行。 2、会议文书 2.1会议文书包括会议文件、资料、会议签到记录等。 2.2会议文件、资料包括会议报告、开幕词、闭幕词等领导讲话稿，由行政管理部门或承办部门起草或收集，并经相关领导审核后印制使用。 3、会议组织 3.1会议签到。公司级会议和行政管理部门所有会议必须签到，由行政管理部门或承办部门组织执行。 3.2会议主持。公司级会议由公司领导或其授权人或行政管理部门负责人负责主持，行政管理部门会议由其负责人或其授权人负责主持。 3.3会议记录。每一次公司级及行政管理部门会议，行政管理部门领导都应协调安排专人负责作好相应的会议记录，会议记录一般可参照《会议记录》[见附录C，资料性附录]。会议记录应当准确、真实、清晰、全面，并载明会议名称、会议时间、主持人、参加人员、会议主要内容等。重要会议应让与会人员在会议记录上签字。 4、会议服务 4.1参会人员到会后，若有需要，行政管理部门领导或承办部门应当发放会议活动日程安排、座位安排和有关证件。 4.2若有外来客人（含公司总部以外的公司人员）参加的会议，行政管理部门领导应根据会议要求，安排做好相应的接待工作。 4.3根据会议安排及需要，行政管理部门应确定专职服务人员随时为参会人员服好务，包括茶水递送、资料传递、送发等。 4.4行政管理部门安全保卫科应安排作好会议期间的安全保卫工作。 5、会议宣传与保密 5.1行政管理部门领导应根据会议议题和议程确定是否宣传和保密。 5.2对需宣传报道的应及时和行政管理部门宣传员联系安排，作好相应的宣传工作。 5.3对需保密的，应严格禁止摄影、摄像、录音、记录，且会议用的文书、文件应由行政管理部门领导统一送发，不得带走的文书、文件，应在会议