档案管理制度.docVIP

xxxx集团股份有限公司 档案管理 PAGE PAGE 69 档案管理制度 一、范围 本标准规定了xxxx集团股份有限公司档案管理的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用的方法与程序。 本标准适用于xxxx集团股份有限公司的档案管理。 二、定义 本标准采用下列定义： 档案：指公司各部门和个人在生产、经营、科研、基本建设、设备管理以及其它各项管理活动中形成的具有保存价值的各种文书、图表、多媒体等形式的历史记录。 立卷：是将互有联系的若干文件材料经过分类、组合、编目而组成案卷的过程。 案卷：是互相联系的若干文件材料组合而成的档案。 公文：即公务文书，是法定的机关、团体、企业、事业单位和组织在公务活动中形成和使用的、具有特定格式，并经过一定处理程序制成的书面文字材料。 三、职责 1、xxxx集团公司行政管理部门负责对公司档案工作实行统一领导、统筹规划、组织协调，负责建立和健全公司档案管理的各项规章制度，负责建立和健全公司档案管理网络体系，负责公司各类档案材料的收集、整理、鉴定、销毁、统计、保管、利用，负责档案鉴定小组的组建和运行，负责对公司各部门的(专)兼职人员进行业务培训，负责公司档案工作目标管理的升级达标和复查验收工作，负责对各分公司二级档案室进行业务指导、监督、检查。 2、公司其它各部门的档案管理负责人、（专）兼职档案人员在行政管理部门的领导下主管本公司(部门)的档案工作(各分公司由行政办公室主任、经理为该公司档案管理成员，日常工作由办公室主任负责)。 3、各分子公司二级档案室负责所辖范围内各类档案材料的整理和管理。 四、档案材料的收集 1、收集范围 1.1本企业在生产、经营、科研、基建、设备等管理工作活动中形成的具有一定保存价值的材料。 1.2上级下发的需要贯彻执行的文件材料。 1.3与本企业有关的资料。 2、收集时间和办法 2.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类文件材料按年度进行收集、整理。 2.2会计档案由公司财务管理部门保存。公司重大活动、员工外出开会形成的文件材料的收集，采取先移交材料到行政管理部门，由行政管理部门责任人签字后，财务管理部门予以结算的形式。 2.3产品档案在产品定型（设计定型和生产定型）后，由设计部门整理并移交董事长办公室归档管理。 2.4科研课题、技术革新文件材料在任务完成后并经有关部门验收或审查后，由所在部门专（兼）职档案人员整理后移交董事长办公室归档管理。 2.5基建档案在工程竣工验收后由基建部门立卷归档并移交行政管理部门归档管理。 2.6设备仪器档案在设备开箱时的原件移交行政管理部门，设备在使用维修中形成的各种记录在大中修或故障排除后，由设备管理部门整理并移交行政管理部门归档管理。 2.7所有收集的文件（档案）材料必须由移交部门造具《文件（档案）移交清册》,经交接双方共同签字方可生效。 五、档案材料的整理、立卷归档要求 1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类按照DA/T22-2000《中华人民共和国归档文件整理规则》执行。 2、产品类、科研类、基建类、设备类档案按GB/T 11822-89《科学技术档案案卷构成一般要求》执行。 3、会计档案类的整理、立卷归档按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。 4、员工档案类的整理、立卷归档按人事部、国家档案局《企业职工档案管理工作规定》执行。 5、特殊载体照片(底片)，录音带，录像带，企业、产品、科研获奖奖品及凭证（奖旗、奖杯、奖状、奖牌、证书等），营业执照、法人代码证、许可证、光盘、磁盘和其它电子文档的整理： 5.1照片（底片）的整理按GB/T 11821-90中华人民共和国《照片档案管理规范》执行。 5.2录音带、录像带的整理按DA/T15-95中华人民共和国《磁性载体档案管理与保护规范》执行。 5.3企业、产品、科研获奖奖品及凭证（奖旗、奖杯、奖状、奖牌、证书等）的整理 5.3.1每个类别奖品按国家级、省级、市级、县级分开，同类别的同级产品每件按奖品的获奖时间先后顺序统一编号（流水号）；在奖品适当之处粘贴标签，注明奖品编号、名称、相关文字材料、保管单位、总号。 5.3.2填写特殊载体保管单位目录。 六、档案的鉴定销毁 1、成立以行政管理部门负责人为组长,档案管理人员、审计监察部、有关专业技术人员为组员的档案鉴定小组，对已满保管期限的档案进行鉴定。 2、档案材料整理时的鉴定由档案人员根据《档案保管期限表》，对收集归档的材料予以价值鉴定，确定保管期限。剔除无须保存的文件材料。 3、档案鉴定采用直接鉴定法,档案鉴定人员逐卷、逐件、逐页地审查档案文件材料。 4、对无保存价值的文件材料和已满保管期限经鉴定无继续保存