董事长办公例会管理制度.docVIP

xxxx集团股份有限公司 董事长办公例会管理制度 PAGE PAGE PAGE 55 信息文秘管理制度 第一章 董事长办公例会管理 一、控制目标 本标准规定了董事长办公例会（以下简称例会）的人员组成、例会召集及通知、例会准备、例会议程、例会记录及纪要、例会纪律、例会督查督办等事项。 二、适用范围 本标准适用于xxxx集团公司董事长办公例会的管理，不定期召开的董事长办公会议也可参照本标准执行。本制度适用于集团公司 三、职责 1、行政管理部门归口管理董事长办公例会,具体负责例会的准备、组织以及例会议定事项的督查督办。 2、公司董事长或其授权人负责主持例会。 3、各公司（部门）负责提供本公司（部门）的工作汇报提纲和行政管理部门要求的其它资料。 4、各公司领导负责参与重大事项的决策商议及组织、协调、落实例会安排的相关工作。 四、管理内容与方法 1、参会人员组成 1.1参会人员一般为公司直属部门及分子公司负责人、行政管理部门的工作人员。 1.2特殊情况可扩大参会对象，且以另行通知为准。 2、例会召集及通知 例会由行政管理部门负责召集并通知参会人员。 3、例会召开时间和地点 例会不定期召开，在行政楼一楼会议室召开，若需变动开会时间和地点，行政管理部门应提前通知参会人员。 4、例会准备 4.1各公司（部门）必须填写好《董事长办公例会工作汇报提纲》[见附录A，以下简称“工作汇报提纲”]，并于次月5日下午下班之前传董事长QQ邮箱。 4.2行政管理部门在接到各参会单位送来的“工作汇报提纲”后，在3天之内完成汇总，并对各单位的“工作汇报提纲”摘要形成“工作汇报汇总材料”，在例会前一天下午下班之前连同上期例会安排事项的完成情况（行政部结果通报）和各单位问题提案汇总情况交董事长。 4.3行政管理部门负责人应在例会当日上午10点之前，将例会议程、上期例会安排事项的完成情况、本期例会需解决的问题提案、汇总材料（可将各公司（部门）的“工作汇报提纲”作为附件）等送例会主持人、公司领导或参会的其他人员。 5、例会议程 5.1例会议程一般由行政管理部门负责人确定，主要议程一般可为： 5.1.1通报上期例会安排工作完成情况。 5.1.2主持人组织就提交例会解决的问题提出处理意见。 5.1.3主持人作下期工作安排。 5.2例会可根据实际需要增加以下议程： 5.2.1上级和公司重要文件学习及会议精神传达。 5.2.2研究贯彻上级重要决定、指示，讨论决定向上级的重要请示、报告。 5.2.3值得推广的工作经验交流。 5.2.4其它需要在例会上研究讨论或解决的事项。 6、例会记录和例会纪要 6.1例会由行政管理部门安排人员作好记录。 6.2例会结束后48小时之内，行政管理部门负责人应汇总好例会情况，并及时编写《董事长办公例会纪要》，经董事长签发后，报公司领导、发各应参会公司（部门）。 7、例会纪律(例会纪律详见会务管理) 8、例会的督查督办 9、工作汇报提纲评比 9.1董事长办公例会结束次日，行政管理部门负责人应对各公司（部门）提交的“工作汇报提纲”。 9.2凡没能按时提交“工作汇报提纲”的，各公司（部门）负责人扣本人1天工资/次/月，由行政管理部门收集后通知审计部门出处理通报后交财务管理部门,财务管理部门应将兑现情况书面反馈给审计管理部门备查。 9.3例会安排工作的落实 9.3.1工作落实过程中，需相关各公司（部门）配合才能完成的，责任公司（部门）人员应遵照工作程序逐级进行协调，对跨系统且无业务隶属关系的部门协调无效时，责任人需及时报其上一级部门协调，如仍然无法协调的，可报行政管理部门直至董事长，协调情况将作为对责任人的考核依据之一。 9.3.2工作落实过程中，责任人需临时出差的，出差安排部门应事先征求公司分管领导意见，公司分管领导根据情况另行安排责任人或由责任人出差回岗后继续进行落实。 9.3.3董事长安排的工作任务完成后向董事长汇报，实行复命制。 9.3.4会议决定和会议纪律会后由审计监察部负责检查落实。 附录A 工作汇报提纲 汇报部门： 部门负责人（签字）： 上月主要完成工作 下月工作计划 需公司解决的问题 年 月 日